Til hovedinnhold
Hjem Arbeidsgiverpolitikk Beholde og mobilisere kompetanse Verktøy for strategisk kompetanseplanlegging
Illustrasjon til siden for strategisk kompetanseplanleggingFoto: Behaviourlab
Illustrasjon

Verktøy for strategisk kompetanseplanlegging

Kommuner og fylkeskommuner står overfor store endringer i demografi, økonomi og kompetansebehov. Det er derfor stort behov for omstilling og fremtidens oppgaver må løses på nye måter. Dette verktøyet er laget for å hjelpe dere å gå fra bekymring om fremtidens kompetansebehov til konkrete tiltak om hva dere faktisk skal gjøre annerledes.

Kommunens viktigste ressurs er kompetansen til ledere og ansatte. Mange kommuner jobber allerede med kompetanseutvikling, men ofte stykkevis: rekruttering her og nå, enkeltstående kurs, tiltak som ikke henger godt nok sammen. Kommuner som arbeider mer systematisk og strategisk opplever at de prioriterer bedre, er mindre sårbare når folk slutter, og at tiltakene faktisk treffer behovene fordi de ser helheten. Dette verktøyet er laget for å gjøre arbeidet gjennomførbart i en travel hverdag.

Strategisk kompetanseplanlegging handler om å planlegge, gjennomføre og evaluere kompetansetiltak som bidrar til å nå virksomhetens mål (Linda Lai, 2021).  Det handler om å jobbe med kompetanseutvikling på en systematisk måte: hvilken kompetanse trenger dere for å nå målene deres, hva har dere allerede, og hva må dere gjøre annerledes? Det er ikke en engangsøvelse, det er noe dere bygger inn i måten dere jobber på.

Vi mennesker har en tendens til å bruke gamle løsninger når vi møter nye utfordringer. Og nå har vi kommet til et skille hvor det ikke går lenger. Assisterende kommunedirektør, Kristiansund kommune

Hva er dette verktøyet?

Verktøyet hjelper kommuner og fylkeskommuner å lage en strategisk kompetanseplan, enten for hele organisasjonen, et tjenesteområde eller en gruppe stillinger. Det er laget for at dere skal kunne bruke det selv, uten ekstern bistand, i det omfanget og tempoet som passer. Initiativet kan komme fra politisk nivå, fra administrativ ledelse eller fra sektorleder. I to av stegene er kunstig intelligens integrert for å støtte analysearbeidet og utviklingen av konkrete tiltak.

Når dere har brukt verktøyet har dere:

  • en felles forståelse av hvilken kompetanse dere trenger fremover
  • en kompetanseplan forankret i kommunens mål og prioriteringer
  • tiltak koblet direkte til de gapene dere har identifisert
  • et felles bilde ledere kan styre og prioritere etter
  • en plan som kan følges opp i styringssystemet dere allerede bruker

Verktøyet er ikke:

  • En fullstendig kartlegging av alle ansatte
  • Et prosjekt som krever dedikert prosjektleder i full stilling
  • En mal som passer alle likt – dere tilpasser omfang og ambisjon selv

Slik er verktøyet bygd opp

Verktøyet er delt inn i 6 steg:

Illustrasjon til siden for strategisk kompetanseplanlegging

Mange kommuner jobber med ett steg om gangen, ofte med uker eller måneder mellom. Stegene krever ulikt type arbeid, både i tid og ressurser. Når prosessen er gjennomført én gang, er det meningen at dere skal vende tilbake; revidere, oppdatere og justere etter hvert som situasjonen endrer seg.

Slik fungerer verktøyet

Hvert steg er delt inn i en fast struktur.

 

Illustrasjon til siden for strategisk kompetanseplanlegging

Under “Gjør” finner dere: 

  • veiledning til hvordan dere gjennomfører steget
  • et oppgavevindu der dere svarer på spørsmål og gjør avklaringer 
  • et nedlastbart Word-dokument på slutten av oppgavene 

Det nedlastbare Word-dokumentet: Dette er et utkast til den delen av kompetanseplanen som steget dekker, med svarene dere har gitt på oppgavene allerede lagt inn. Dere får ett slikt dokument per steg, og i steg 1 følger også rammen for hele planen, med forside og innholdsfortegnelse. Når dere har gjennomført alle seks steg, har dere utkast til en samlet kompetanseplan. 
Dere kan sette dokumentene sammen underveis, etter hvert som dere går gjennom stegene, eller vente til dere er ferdig med alle seks. Gjør dere det underveis, blir det lettere å se hvordan innholdet fra stegene henger sammen. Dere kan også lagre arbeidet underveis (se punktet om lagring under). Da får dere i tillegg én samlet nedlasting i steg 6. 

Viktig å være obs på:

  • Utkastene dere laster ned er arbeidsdokumenter. Dere må redigere utkastene, skrive dem om til fullverdige avsnitt og legge inn relevante illustrasjoner eller infografikk.
  • Dokumentene inneholder også prosessarbeid som ikke hører hjemme i selve kompetanseplanen, for eksempel oversikt over hvem som skal holdes informert underveis. Disse delene er markert med “internt arbeid”. Dere avgjør selv hva som tas med i planen og hva som bevares internt.

Lagre arbeidet i oppgavevinduet: Det kan ta tid fra dere starter til dere er gjennom alle seks steg. Trykk på ikonet nederst i høyre hjørne i oppgavevinduet og lagre arbeidet med e-postadressen deres, så kan dere hente det opp igjen senere og fortsette der dere slapp.

Har dere lagret gjennom hele løpet, får dere i steg 6 en automatisk samlet nedlasting av hele kompetanseplanen. Har dere ikke lagret underveis, for eksempel fordi ulike personer har jobbet med ulike steg, kan dere fortsatt sette sammen dokumentene selv, som beskrevet over.

Praktisk tips: Opprett en delt digital mappe for alle som er involvert. Der kan dere samle dokumentene og notater underveis. Det gjør det enklere å holde oversikt og bygge videre neste gang dere reviderer planen, og gir dere en trygghet uavhengig av om lagringen i verktøyet har vært sammenhengende gjennom hele løpet. 

Her kan dere se en kort demonstrasjonsvideo av hvordan verktøyet fungerer.  

Slik forbereder du deg før steg 1

Du som leser dette har enten tatt initiativet til kompetansearbeidet selv, eller fått oppgaven av noen andre. Uansett er første steg det samme: 

Book et oppstartsmøte: Steg 1 gjennomføres best samlet i et oppstartsmøte. 

Før møtet bør du gjøre fem enkle forberedelser:

1. Les gjennom steg 1: Da får du et bilde av hvilke avklaringer dere skal gjøre sammen.
2. Tenk gjennom hva planen foreløpig bør omfatte: Er dette mest relevant for hele kommunen, ett tjenesteområde eller en mer avgrenset del? Dette kan også være forhåndsdefinert ved f.eks. en politisk bestilling.
3. Inviter de relevante personene: Ta med dem som må være enige for at arbeidet skal få tid, prioritet og framdrift. Hvem det er, avhenger av omfanget. På dette stadiet vet ikke alle like godt hva det er. Det er helt vanlig.

  • Gjelder arbeidet ett avgrenset tjenesteområde, kan det ofte holde å samle nærmeste leder og noen få personer som kjenner det godt.
  • Gjelder arbeidet flere tjenesteområder, eller er omfanget fortsatt uklart, bør overordnet administrativt nivå være med fra start.
  • Tillitsvalgt bør vurderes tidlig, ikke først etter at sentrale avklaringer er gjort.

4. Sørg for praktiske rammer: Sett av nok tid (anbefaler rundt 2-3 timer) og sørg for at møtet ikke bare brukes til orientering, men til felles avklaringer.
5. Send en tydelig innkalling: Det viktigste er at deltakerne vet hva møtet skal føre til, ikke bare når og hvor. En enkel måte er å sette opp hensikt, ønsket resultat og agenda i innkallingen, forkortet HØRA. Legg ved lenken til verktøyet, så deltakerne kan se på landingssiden og steg 1 før dere møtes.

Lenkeblokk Icon Her finner du en HØRA-mal med et ferdig utfylt eksempel for oppstartsmøtet

Ofte stilte spørsmål

Vi har begrenset kapasitet. Er dette realistisk for oss?

Verktøyet er laget for alle kommuner, også de med begrenset tid til utviklingsarbeid. Dere bestemmer selv omfang og tempo. Mange starter med ett avgrenset tjenesteområde og bruker verktøyet over flere måneder. Verktøyet vil hjelpe dere å gjøre arbeid med kompetanseplan mer effektivt.

Hvor lang tid tar det å gjennomføre prosessen?

Tidsbruk varierer etter omfang. Mange kommuner bruker noen måneder på å gjennomføre prosessen, gjerne med noen ukers arbeid mellom hvert steg. Det viktigste er å bruke verktøyet på en måte som faktisk passer inn i hverdagen.  

Skal vi dekke hele kommunen eller bare ett tjenesteområde?

Det avhenger av hva som utløste initiativet. Mange starter med helse og omsorg fordi utfordringene er størst der. Dere kan alltid utvide omfanget i neste planrunde.  

Trenger vi en formell prosjektorganisering?

Ikke nødvendigvis. Hvis arbeidet er avgrenset til ett tjenesteområde og lederen har mandat til å beslutte selv, holder det å drive arbeidet i linjen. Steg 1 hjelper dere å ta den avklaringen.  

Bruker dere kunstig intelligens i verktøyet?

I steg 4 og 5 er det integrert KI-assistenter som hjelper dere å strukturere analysen. KI-en er tilpasset kommunal sektor og analyserer bare det dere mater inn av tall, vurderinger og observasjoner, for å hjelpe dere å se mønstre og prioritere sårbarhet og tiltak. Den erstatter ikke egne faglige vurderinger, men gjør det enklere å gå fra mange data til et tydelig bilde.  

Vi har gjort noe lignende før. Kan vi hoppe over noen steg?

Les gjennom hva hvert steg skal gi dere, og vurder om dere allerede har det på plass eller kan bygge videre på eksisterende arbeid.  

Stegene i strategisk kompetanseplanlegging

KONTAKT

Til topp