Hva skal dere oppnå i dette steget?

Dette steget er det mest omfattende i verktøyet. Når dere er ferdig med dette steget har dere et felles bilde av behovet for bemanning og kompetanse som er godt nok til å prioritere tiltak i neste steg. Dere har en grov oversikt over retning fremover og dagens situasjon. Kritiske funksjoner er identifisert, og dere har en kategorisering av gapene etter hvor sårbare de er. Ledere, ansatte og tillitsvalgte har vært med på å sette bildet, slik at det stemmer med hvordan tjenestene faktisk drives. 

Det dere trenger å vite

Bemanning og kompetanse henger tett sammen, men er ulike spørsmål. Bemanning handler om kapasitet og sårbarhet: har dere nok folk på rett sted til rett tid? Kompetanse handler om kvalitet og bruk: har dere riktig kompetanse, og brukes den godt nok? Dere kan ha tilstrekkelig bemanning og likevel et kompetanseproblem, og omvendt. Veiledningen i oppgavene adresserer dette.

Analysen er en sammenligning mellom retningen fremover for kommunen og beholdningen dere har i dag. Det er fort gjort å bli sittende fast i detaljer om nåtid. Men verdien ligger fremover, i å vurdere hvor robuste dere er for det som kommer av demografisk utvikling, omstillinger og nye prioriteringer.

Endringer skjer så raskt, at vi ikke anbefaler å bruke mye tid på omfattende fremskrivninger. Analysen kan være utdatert før tiltakene er gjennomført. Det er mer hensiktsmessig å bruke tid på å kontinuerlig justere kursen.

Analysen trenger praksiskunnskap. Tallene fra f.eks. HR-systemet og KOSTRA forteller en del, men ikke alt. Ledelsen, ansatte og fagledere nær tjenesten sitter på kunnskap om hvordan kompetanse faktisk brukes i hverdagen, hvilke oppgaver som er sårbare, og hva som fungerer dårlig. Dette er kunnskap som ofte ikke er dokumentert noe sted.

Slik gjør dere det

Analysen gjøres i tre faser. Fase 2 er mest omfattende, med flere deloppgaver. Det er lurt å se gjennom alle oppgavene før dere går i gang. Det er ikke satt konkrete tidsestimater, da dette vil variere i stor grad fra kommune til kommune og ønsket omfang.

Fase 1 – Forbered analysen

• Organisering av analysen: avklar om det skal være en eller flere delanalyser, hvem som gjør hva og hvilke møtearenaer dere kobler arbeidet på.
  
  

Fase 2 – Bygg analysen

• Beskriv retningen fremover ved hjelp av data om hvordan fremtiden kan se ut.
• Forstå nåsituasjonen ved hjelp av relevante data for bemanning og kompetanse.
• Involver ledelsen og relevante personer; ta utkastet ut til de som kjenner tjenestene fra innsiden for å få deres vurderinger.
• Strukturer bildet med hjelp av den skreddersydde kommunale KI-assistenten og få utkast til gap sortert etter sårbarhet.
  
  

Fase 3 – Ferdigstill analysen

• Skriv oppsummeringen: retning fremover, nåsituasjonen og gap samles i analysedelen av kompetanseplanen.
  
  

Oppgavevinduet under veileder dere gjennom fasene. Her finnes også forslag til datakilder, hvordan hente ut data og hvordan gjennomføre involveringsmøter. Tilpass til situasjonen kommunen er i. 

Har dere lagret arbeid fra før?
Trykk på lagringsikonet nederst til høyre og velg «Hent lagret arbeid» før dere begynner å skrive. Hvis dere ikke gjør det, blir det nye arbeidet lagret som en egen plan. Da har dere to planer i verktøyet, og dere må velge hvilken dere skal fortsette med, eller slå dem sammen. Når dere har hentet det tidligere arbeidet, lagres alt dere skriver automatisk. 

Last ned utkastet når dere er ferdige med steget, og legg det i den delte mappen deres.  

KI-assistent:
Steg 4 har en KI-assistent som er bygget spesielt for kommunal kompetanse- og bemanningsanalyse. Den kjenner dette kompetanseverktøyet og hva som skal inn i kompetanseplanen, i motsetning til generelle KI-verktøy som Copilot. Den strukturerer dataene dere har samlet og kategoriserer gap etter sårbarhet. Dere kan jobbe i flere omganger og fortsette der dere slapp. Det dere får ut er et faglig utkast som dere selv må kvalitetssikre. Legg aldri inn opplysninger som kan identifisere enkeltpersoner, som navn, fødselsnummer eller så presise stillingsbeskrivelser at én bestemt ansatt kan gjenkjennes.