Hva skal dere oppnå i dette steget?

Etter dette steget har dere en felles forståelse av hvorfor arbeidet er i gang og en tydelig ramme rundt det. Dere har avklart hva planen skal omfatte, hvem som er ansvarlig for framdriften, og hvem som skal involveres og tas med på råd underveis. Dere vet også hvor arbeidet trenger eierskap og forankring for å få tid og prioritet, og dere har en enkel plan for hva som skjer videre.

Det dere trenger å vite

Bevisst avgrensning av tjenesteområder/funksjoner. Mange kommuner har begrenset tid og kapasitet til utviklingsarbeid. Derfor er det viktig å starte på en måte som er realistisk og gjennomførbar. Flere kommuner velger å begynne med ett avgrenset tjenesteområde. En slik avgrensning gjør det enklere å komme i gang, og kan samtidig gi et godt nok grunnlag for videre prioriteringer. Skal man se på et større område, kan det være hensiktsmessig å dele det opp i mindre deler og organisere arbeidet deretter.

Forankring er ikke det samme som informering. Organisering og forankring handler om å avklare hvem som har ansvar for framdrift, hvem som skal bidra, og hvor arbeidet må ha eierskap for å få tid, prioritet og legitimitet. Hvordan du løser det avhenger av om arbeidet allerede er forankret og du har fått tildelt oppgaven med å gjennomføre prosessen, eller om det er et initiativ du trenger å få godkjent før du kan sette i gang.

Involver interessenter og tillitsvalgte tidlig. Avklar tidlig hvem som skal involveres, når og i hvilke spørsmål. Tillitsvalgte bør ikke bare orienteres, men få informasjon og mulighet til å gi innspill før beslutninger tas. Verneombud og eventuelt AMU bør trekkes inn når arbeidet kan få betydning for arbeidsmiljøet. Flere kommuner velger å informere ansatte om at kompetansearbeidet er startet. Det kan forenkle prosessen ved eventuell involvering senere, og ved implementering av kompetansetiltak (KS mfl., Veileder for lokalt arbeid med kompetanseutvikling, 2022).

Om og hvordan planen forankres politisk varierer fra kommune til kommune. Mange velger politisk forankring fordi kompetansearbeidet ofte har økonomiske konsekvenser, og fordi det synliggjør den røde tråden mellom politiske vedtak og administrasjonens prioriteringer. Avklar tidlig om dette er aktuelt for dere, og hvem som i så fall har det ansvaret.

Kommuner kan søke kompetanse- og tjenesteutviklingstilskudd fra Statsforvalteren. Dette gjelder først og fremst innen helse og omsorg. Søknadsfristen er typisk mars. Søknaden spør om kommunen har en kompetanseplan og om den er politisk vedtatt. Sjekk målgruppe, frister og prioriteringer hos Statsforvalter i din region. Dersom dere skal søke, kan dere bruke dette aktivt i organiseringen og utarbeidelse av kompetanseplanen.

Slik gjør dere det

Steg 1 gjøres i et oppstartsmøte. Spørsmålene under viser hva dere skal beslutte i dette steget.

• Hvorfor setter vi i gang arbeid med kompetanseplanlegging, og hva skal vi oppnå?
• Hvilke tjenesteområder eller funksjoner skal planen omfatte?
• Hva slags organisering av arbeidet passer for oss?
• Hvem bør involveres, og hvem må vi forankre arbeidet hos?
• Hvordan skal vi planlegge arbeidet videre?

Før dere begynner: Lagre arbeidet
Trykk på lagringsikonet nederst til høyre i oppgavevinduet under og velg «Lagre med e-post». Etter det lagres alt dere skriver automatisk. Hvis dere går ut av verktøyet og kommer tilbake senere, trykker dere på lagringsikonet og velger «Hent lagret arbeid» før dere fortsetter. Slik blir arbeidet fra alle stegene samlet i én kompetanseplan i steg 6.

Svar på oppgavene
Steg 1 har fem oppgaver. Svarene går automatisk inn i et utkast til kompetanseplanen.

Når dere er ferdige

Noe av innholdet i utkastet er internt arbeid som er viktig for arbeidsgruppen, men som ikke nødvendigvis hører hjemme i en ferdig kompetanseplan. Det er tydelig markert i utkastet, og dere velger selv hva som skal være med.

1. Last ned utkastet til kompetanseplanen.
2. Last ned prosjektplanen. Fyll den ut etter møtet, og juster tidslinjen etter hvert som dere vet mer.
3. Lag en delt mappe som alle i arbeidsgruppen har tilgang til, og legg begge dokumentene der. Utkastene fra de neste stegene skal også ligge i denne mappen.
   
   

Noen vil allerede nå ønske å bestemme hvordan analysearbeidet skal organiseres, for eksempel om planen skal dekke hele kommunen samlet, eller om hvert tjenesteområde skal lage sin egen delplan. Dette kommer vi tilbake til i steg 4: Kompetanse- og bemanningsanalyse.