Bemanningsplan

Bemanningsplanen skal i tillegg inneholde informasjon om når vaktene starter og slutter, og total lengde på vaktene. Kort oppsummert definerer bemanningsplanen ressursbruken gjennom døgnet, uka og året. Derfor skal den ta utgangspunkt i tilgjengelig årsverksramme og budsjett.

Bemanningsplanlegging er et viktig verktøy for leder. Det hjelper til med å styre kvaliteten på tjenesten og arbeidsmiljøet. I tillegg sikrer bemanningsplanlegging at de økonomiske rammene overholdes. Målet er å planlegge bemanningen ut fra hva tjenesten faktisk trenger – ikke ut fra hvordan dere pleier å gjøre det, hva som har blitt gjort før, eller hvordan turnusen ser ut i dag.

Hva er en bemanningsplan?

Bemanningsplanen er en oversikt som viser hvor mange medarbeidere det er behov for og hvilken kompetanse som trengs på ulike vakter i planperioden. Planen inneholder informasjon om lengden på vakter, og når de starter og slutter.

Hva er en arbeidsplan?

Arbeidsplanen definerer når ansatte skal jobbe. Planen kalles også vaktliste, turnus eller turnusplan. En arbeidsplan er nødvendig når ansatte jobber ulike tider på døgnet og når arbeidstiden ikke kan bestemmes konkret i arbeidsavtalen.

Dere har fått mye nyttig innsikt i arbeider med Tørn så langt. For å komme godt i gang med bemanningsplanleggingen, se over:

• Mandat, mål og rammer for tjenesten
• Oppsummerte funn fra evaluering og måleindikatorer
• Kartlagte og reorganiserte oppgaver og aktiviteter
• Oversikt over dagens kompetansebehov
  
  

Denne innsikten viser når trykket er størst, hvor kapasitetsutfordringene er, og hvilke funksjoner som må være dekket.

Leder har et særlig ansvar for å legge til rette for et systematisk arbeid der ansatte og tillitsvalgte er involvert. Leder skal legge til rette for en god prosess, slik at bemanningsplanleggingen ivaretar ulike hensyn.

Tillitsvalgte og prosjektgruppen bidrar i arbeidet med bemanningsplanlegging i tråd med tjenestebehovet.

Ansatte bidrar med egen erfaring, ønsker og behov i tråd med tjenestens behov.

Bemanningsplanlegging er et felles ansvar, der både arbeidsgiver og arbeidstaker bidrar til utvikling av bærekraftig tjenester.

Vaktlengdene bestemmes basert på oppgavene som skal løses, ikke omvendt. Vær spesielt oppmerksom på morgen, ettermiddag og helg.

I denne vurderingen bør dere:

• Ta stilling til hvor mange korte, ordinære og lange vakter dere trenger
• Se på når vakter bør starte og slutte for å møte topper i oppgaveløsningen
  
  

Husk: Vaktlengder må være innenfor arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid, og det må vurderes om løsningene gir tilstrekkelig kapasitet gjennom hele vakta.

Bemanningsplanen skal ta utgangspunkt i rammene for deres tjeneste. Derfor er det viktig at leder regner på timer, årsverk og rammer. Dette legger grunnlaget for prosjektgruppens videre arbeid.

Sjekk:

• Beregnede timer til disposisjon (årsverk × ukentlig arbeidstid)
• At bemanningsbehovet holder seg innenfor årsverksramme og budsjett
  
  

Hvis behovene ikke kan dekkes innenfor eksisterende rammer, må dere enten reorganisere på nytt, eller bruke bemanningsplanen som grunnlag for dialog i budsjettprosesser.

1. Tjenesterettet behov

Basert på innsikten samlet til nå, og rammer kartlagt av leder, skal prosjektgruppa se på hva som er nødvendig bemanning for å løse oppgaver i ny organisering.  

Husk at bemanningen alltid må vurderes opp mot behovet på hvert enkelt tjenestested.

Nyttige spørsmål kan være:

• Hvor mange ansatte må være på jobb samtidig, og med hvilken kompetanse?
• Når på døgnet er behovet for faglige vurderinger, koordinering og oppfølging størst?
• Hvilke funksjoner må være tilgjengelige hele tiden, og hvilke kan organiseres på nye måter?
  
  

Under ser dere et eksempel på hvordan bemanningsplanen kan se ut. Denne kan også lastes ned så dere kan benytte den i eget arbeid.

Last ned eksempel for beregning av bemanningsplan

2. Utviklingsbehov

Hva kreves av fag- og tjenesteutvikling i planperioden?

Dette er viktig å vite for å sikre god kvalitet, et godt arbeidsmiljø og bærekraftig drift. Prosjektgruppa ser på kartleggingen fra forrige periode – hvilke møter, kurs og kompetansetiltak hadde dere? Bruk dette til å vurdere hva dere trenger i neste planperiode. Bestem når aktivitetene skal skje og hvor omfattende de skal være. I de to neste stegene skal dere se nærmere på kompetanse og arbeidsplan, da er dette fint å ha på plass.

Vurder:

• Behovet for fag‑ og tjenesteutvikling i planperioden
• Tid til møter, kurs og opplæring
• Hvilke perioder som egner seg best for slike aktiviteter
  
  

Eksempel

På tjenestesteder der brukere er på ferie med foresatte, kan dere ha lavere bemanning i disse periodene. Når det er roligere, kan det være lurt å bruke tiden på kompetanseheving.

3. Bufferbehov

Hvordan forebygge behov for innleie i neste planperiode?

Vurder om dere kan «bufre vakter» på bakgrunn av historisk fravær. Det vil si å øke antall planlagte vakter i bemanningen.

På den måten er det mulig å skreddersy bemanningsplanen etter tjenestebehov. På samme måte blir det enklere for tjenestesteder med varierende utviklingsbehov å planlegge kompetanseheving og andre aktiviteter på dato.

Dette innebærer å:

• Planlegge for kjent fravær som ferie, permisjoner og kompetanseheving
• Bruke historisk fravær for å vurdere behov for buffer eller buffervakter
• Se om faste ansatte kan dekke hverandres fravær gjennom planlegging
  
  

Dette kan være en utfordrende øvelse fordi budsjettene i utgangspunktet er stramme. Likevel er det hensiktsmessig å se på om det ligger muligheter her.

Vi anbefaler langsiktig planlegging. Kalenderplanlegging eller årsturnus gjør det enkelt å tilpasse bemanningen etter svingninger gjennom døgnet, uka og året. Dette er også det beste alternativet for å tilrettelegge for flere heltidsstillinger. Andre positive effekter kan være bedre arbeidsmiljø og redusert sykefravær.

Dette kan du lese mer om i veileder for årsturnus.

Helg er ofte den mest sårbare perioden i tjenesten.

Derfor bør prosjektgruppa:

• Starte med å beregne helgebehovet først
• Sikre at helgetimene til ansatte samsvarer med helgebehovet i tjenesten
• Vurdere om flere arbeidstimer per helg, fremfor flere helger, gir bedre balanse og kontinuitet
  
  

God helgeplanlegging er nøkkelen for både kvalitet, heltidskultur og robuste fagmiljøer.

Ressurs: kalkulator for utregning av helgetimer

Helt siden arbeidstidsforkortelsen i 1987 har helse- og omsorgstjenestene blitt organisert med tradisjonell turnus hver tredje helg. Det har ført til hull i arbeidsplaner som blir tettet med små stillinger. Derfor jobber vi nå for en bedre fordeling av helgetimer, som er en forutsetning for heltidskultur.

Her kan du regne ut hvor mange helgetimer hver ansatt må jobbe for å øke den gjennomsnittlige stillingsstørrelsen på avdelingen.

Last ned kalkulator for utregning av helgetimer

Denne modellen viser hvordan bemanningssituasjonen bør være og hva som bør unngås. Målet er å være innenfor det grønne området der faste ansatte dekker variasjoner i drift for å redusere innleie og merarbeid. Ikke minst ønsker vi å unngå lønnskostnader utover budsjettrammen.

Fastlønn: 1-4

Dette er kjernen vi vil holde oss til. Hvis vi kan dekke hele bemanningsbehovet innenfor disse rammene, har vi lykkes.

Variabel lønn: 5

Vi er avhengige av å dekke bemanningsbehovet med innleie og merarbeid, men holder oss fremdeles innenfor budsjett.

Overforbruk: 6

Her er vi tvunget til å dekke bemanningsbehovet med innleie og merarbeid vi ikke har budsjett for.