Reorganisering

Målet er en organisering som gir bedre balanse mellom oppgaver og kapasitet, mer målrettet bruk av fagkompetanse og et godt grunnlag for videre bemanningsplanlegging.

Reorganisering krever at dere går tilbake til mandatet og målene for arbeidet, slik at dere kan sikre at dere oppnår ønsket resultat. Dersom erfaringene så langt viser at målene må justeres, må mandatet endres tilsvarende.

Reorganisering krever også at dere ser både små og store sammenhenger. Organiseringen av konkrete oppgaver må vurderes opp mot helhetlig ressursbruk, og oppgavene bør ses i lys av en hensiktsmessig utnyttelse av kompetansen.

I dette steget skal dere løfte blikket fra enkeltoppgaver til funksjonene tjenesten skal ivareta. Oppgavene beskriver hva som gjøres, funksjonene handler om hva de ulike rollene bidrar med for å sikre kvalitet og trygghet for brukerne. Eksempel på dette kan være:

Flere ansatte kan gjøre den samme oppgaven, men fagkompetansen kan også brukes til å:

• Observere endringer i brukers tilstand
• Vurdere risiko, behov og etiske problemstillinger
• Koordinere innsats
• Forebygge
• Kommunisere, tilpasse og justere tiltak
  
  

Hvis vi kun teller oppgaver risikerer vi å glemme hvor viktig det er med faglige vurderinger, gode relasjoner og samarbeid. Derfor bør reorganiseringen begynne med refleksjon.

Hvilke funksjoner må være på plass – og til hvilke tider – for at tjenesten skal fungere godt?

Et eksempel er å innføre ansvarsvakt på alle vakter, så de ansatte ansvarliggjøres.

Husk å tenke på hele døgnet.

Reorganiseringen tar utgangspunkt i oppgavene dere allerede har kartlagt. Start derfor med å se på disse. Deretter kommer bemanning.

Praktisk gjennomføring

• Velg arbeidsform: gråpapir og post‑it eller digitalt verktøy
• Hvis dere velger gråpapir og post-it, bruk lappene dere har fra før
• Velger dere digitale verktøy, bruk den digitale dokumentasjonen av post-it-lappene
• Ta utgangspunkt i innsikten fra oppgavekartleggingen, evaluering og rammer

1. Se nærmere på oppgavene

Med utgangspunkt i oppgavekartleggingen skal prosjektgruppen reorganisere oppgavene.

Gå gjerne frem ved å:

• Plassere oppgavene som må utføres til faste tider. Det kan for eksempel være morgenmedisiner, rapporter, måltider og leggerutiner.
• Gå gjennom daglige oppgaver som dusj, aktiviteter og oppfølging, og vurder om de kan fordeles på en mer hensiktsmessig måte.
• Se på oppgaver som ikke skjer på faste tidspunkt, som bestillinger og dokumentasjon, fordel disse så de passer inn med oppgavene som allerede er sortert.
  
  

For hver oppgave er det viktig å vurdere hvilken kompetanse som faktisk er nødvendig for å utføre den på en faglig forsvarlig måte.

Bruk følgende spørsmål når dere vurderer å flytte en oppgave mellom kompetansegrupper:

Last ned mal for reorganisering av oppgaver og kompetanse

2. Vurdering av oppgavedeling og velferdsteknologi

Gjennom arbeidet med reorganisering får dere et godt utgangspunkt for å vurdere hvordan oppgaver kan fordeles på nye måter, og hvordan velferdsteknologi kan brukes som støtte i tjenesten for å frigjøre kapasitet og styrke kvaliteten.

For aktuelle oppgaver, reflekter over og fyll ut malen:

• Hvilken effekt gir velferdsteknologi?
• Hvilke barrierer finnes?
• Hva slags risiko må håndteres?
• Hva må være på plass for at endringen og teknologien skal fungere i praksis?

Last ned mal for reorganisering av oppgaver og velferdsteknologi

3. Se nærmere på bemanning og arbeidstid

Nå som dere har sett på oppgaver og funksjoner, har dere et nytt utgangspunkt for å se på bemanning og arbeidstid. Reorganisering av bemanning kan handle om justering av vaktlengde, oppmøtetidspunkt og helgefrekvens. Dette skal ses i sammenheng med reorganiseringen av oppgaver og kompetanse.

I denne vurderingen bør prosjektgruppen se på blant annet:

• Når på døgnet behovet for faglige vurderinger og koordinering er størst
• Hvilke funksjoner som må være tilgjengelige hele tiden
• Hvor det er størst risiko for at viktig kompetanse mangler
• Om dagens bemanning primært er tilpasset brukernes behov eller historisk turnus
  
  

Skriv ned vurderingene, slik at dere kan bruke dem i arbeidet med neste steg. Dette er ikke en lineær prosess. Vi anbefaler at dere utforsker flere alternative løsningsforslag. Det innebærer at dere må gå flere runder mellom organisering av oppgaver og arbeidstid.  

Det kan være lurt å beskrive den nye oppgaveløsningen i rollekort, for å sikre at den blir fulgt i praksis.

Tips: Disse rollekortene beskriver oppgaver ulike medarbeidere har ansvar for. Fyll inn, print, laminer og del ut.

Last ned mal for rollekort