Arbeidsplan

Å gå fra bemanningsplan til arbeidsplan innebærer å fordele ansatte med kompetansen som trengs på de ulike vaktene. Målet er å sikre at rett kompetanse alltid er tilgjengelig. Arbeidsplanen skal være ferdigstilt og drøftet med tillitsvalgte minst 14 dager før planperioden starter. Den skal være lett tilgjengelig og gi arbeidstakerne informasjon om når de skal jobbe og når de har fri.

En godt utarbeidet arbeidsplan sikrer sammenheng mellom tjenestens behov, bemanning og kompetanse, og legger grunnlag for gode tjenester, et bærekraftig arbeidsmiljø og effektiv ressursbruk.

Arbeidsplanen skal bidra til en mer forutsigbar arbeidshverdag for ansatte, bedre bruk av tilgjengelig ressurser og høy kvalitet i tjenestene. Ved hjelp av helhetlig planlegging skal kommunen redusere behovet for innleie og overtid, og styrke kontinuiteten i tjenesten.

Arbeidsplanen definerer når ansatte skal jobbe og når de har fri. Planen kalles også vaktliste, turnus eller turnusplan. Den er nødvendig når ansatte jobber på ulike tider på døgnet, og når arbeidstiden derfor ikke kan stå konkret i arbeidsavtalen.

Den nye arbeidsplanen sikre at lov- og avtaleverks bestemmelser er ivaretatt.

Det er ulike måter å sette opp en arbeidsplan på. En arbeidsplan kan

1. være individuell

2. være lik for alle

3. gi lik eller ulik vaktbelastning

Forskning viser at det er best å planlegge for et helt år for å kunne ta høyde for alle aspekter i en arbeidsplan. Partene er enige om at årsturnus kan være et godt virkemiddel for å organisere virksomheten med flere heltidsstillinger.  Andre positive effekter kan være bedre arbeidsmiljø og redusert sykefravær. Årsturnus kan dessuten bidra til bedre tilpasning av bemanning etter svingninger i bemanningsbehovet.

Les mer om årsturnus her

Det finnes flere turnusmodeller:

1. Årsturnus eller kalenderplan: Planen strekker seg over et helt år (52 uker).

2. Rullerende turnus: En fast arbeidsplan som gjentar seg selv over en bestemt periode (f.eks. 6, 8 eller 12 uker).

3. Ønsketurnus eller fleksiturnus: Ansatte kan i større grad selv ønske hvilke vakter de vil jobbe innenfor gitte rammer. Prinsippene herfra kan brukes både for årsturnus og rullerende turnus.

4. Samarbeidsturnus: Ansatte involveres aktivt i å sette opp turnusen, slik at den passer både avdelingens behov og den enkeltes behov for fritid.

Leder har et overordnet ansvar for at arbeidsplanen:

• Er i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk
• Holder seg innenfor virksomhetens økonomiske rammer
• Bidrar til en faglig forsvarlig tjeneste
• Samsvarer med bemanningsplanen og behovene som er identifisert i tidligere steg
  
  

Arbeidsplanen skal utarbeides i samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstagerens tillitsvalgte i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk. Godt samarbeid mellom ledelse, tillitsvalgte og ansatte er avgjørende for å sikre kvalitet i arbeidsplanen, samt god forankring og legitimitet i organisasjonen.

Ansatte bidrar med kunnskap om drift, egne behov og erfaringer fra arbeidshverdagen, og er viktige i utformingen av en arbeidsplan som fungerer i praksis.

For å lage arbeidsplanen skal dere bruke innsikten fra de tidligere stegene til å sette konkrete arbeidstider og bemanningsløsninger. Leder og prosjektgruppen tar utgangspunkt i bemanningsplanen og ser på hvordan behovene skal dekkes i praksis. Målet er riktig bemanning gjennom døgnet, uka og året.

Leder og den partssammensatte gruppa vurderer om arbeidsplanen dekker behovene, og identifiserer eventuelle hull. Når en arbeidsplan skal lages er det viktig at den bygger på kartlegging av de ansattes ønsker og behov. Gruppa skal også ta hensyn til balansen mellom arbeid og fritid, og hvordan arbeidsplanen kan forebygge innleie og sikre kontinuitet i planperioden.

Begynn med å legge inn:

• Helgetimer
• Røde dager
• Ferie
• Kveld
• Dag
  
  

Arbeidsplanen skal også inkludere tid til fagutvikling, fagdager, kurs og møter som trengs for å evaluere Tørn-prosessene.

Tips: Du kan lese mer om arbeidstidsplanlegging i boka Arbeidstidsplanlegging – arbeidsplan og turnusordningen.  Arbeidsgiverskolen kan du lese om her  

Tørn anbefaler å innarbeide rutiner for evaluering av arbeidsplanen. Når evaluering inngår i normal drift, blir det tydelig for alle at planen skal følges opp jevnlig, og at nødvendige justeringer gjøres i tråd med deres mål og behov. Regelmessig evaluering bidrar til at tjenestetilbudet over tid samsvarer med det faktiske tjenestebehovet.

Relevante spørsmål i evalueringsprosessen kan være:

• Er kvaliteten på tjenesten forsvarlig?
• Er vi på rett vei i utviklingen av tjenesten?
• Er tjenestens behov for kompetanse ivaretatt?
• Er behovet for merarbeid, overtid og ekstravakter redusert?