Drift

Drift handler i Tørn-prosessen om å etablere en kultur for kontinuerlig utvikling. Det innebærer at det dere har jobbet med i de tidligere stegene videreføres og tas inn i ordinær ledelse, oppfølging og utvikling av tjenesten.

Overgangen fra prosjekt til drift betyr at arbeidet blir en del av den daglige driften. Dette kjennetegnes ved at:

• Tiltakene ikke lenger følges opp som enkeltstående prosjektaktiviteter, men inngår i ordinær praksis
• Lederlinjen overtar ansvar for videreføring, oppfølging og utvikling
• Erfaringer og læring fra prosjektet brukes aktivt i det videre arbeidet
• Gevinster, måleindikatorer og effekter følges opp systematisk over tid, se tilbake til steg om forankring
• Arbeidet videreføres som en del av jobben med kontinuerlig forbedring
  
  

Dette forutsetter tydelig forankring, klare ansvarsforhold og en felles forståelse av hvorfor arbeidet skal videreføres.

Nå som den nye arbeidsplanen er iverksatt, må effekten vurderes fortløpende gjennom planperioden for å sikre at dere beveger dere mot ønsket situasjon. Start evalueringen tidlig for å samle nok innsikt og erfaring før neste planperiode.

Samtidig er det viktig at dere følger opp tiltak rundt ny organisering av oppgaver og forbedringstiltak dere setter i gang gjennom dette arbeidet. For å finne ut om arbeidsplanen fungerer i praksis, må ansatte involveres. Personalmøter, individuelle medarbeidersamtaler og partssammensatte møter som prosjektgruppemøter og HMS-møter, er gode arenaer for dette. Hvor mange møter og samtaler som trengs, avhenger av lengden på planperioden.

Ta utgangspunkt i de forrige stegene. Her skal leder og medarbeider snakke sammen om:

• Den ansatte opplever en bedre balanse mellom arbeid og fritid
• Hvordan det oppleves å jobbe langvakter, spesielt med tanke på å gjennomføre oppgaver og ta pauser
• Hvilke endringer den ansatte opplever, både positive og negative

Ledelsen bør også vurdere følgende sammen med den partssammensatte gruppa:

• Balansen mellom oppgavemengde, kapasitet og sammensetningen av kompetanse
• Om avdelingens økonomi er påvirket
• Om brukere opplever endringer
• Om fravær og innleie har økt eller blitt redusert
• Hva som skal til for å oppnå enda bedre resultater
• Hva som kan forbedres underveis i planperioden
• Hva som må justeres inn mot neste planperiode
  
  

Tips: Gjennomfør jevnlige statusmøter, gjerne i forbindelse med personalmøter.

Et viktig kjennetegn på at arbeidet har blitt en del av driften, er at den nye organiseringen oppleves som «slik vi jobber hos oss». Når medarbeidere tar eierskap til arbeidsmåtene, ledere følger opp som en naturlig del av sitt ansvar, tyder det på at arbeidet er godt forankret. Når tjenesten i tillegg jobber systematisk med å evaluere og forbedre praksis, har overgangen fra prosjekt til drift i stor grad lykkes.

Det innebærer at dere:

• Evaluerer tiltak underveis og etter gjennomføring
• Justerer praksis basert på erfaringer
• Bruker innsikt til å videreutvikle tjenesten
• Jobber systematisk med å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere
  
  

Dette er i tråd med kravene til ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenestene, der ledelsen har ansvar for å følge opp og justere virksomheten kontinuerlig.

Dette steget markerer derfor ikke slutten på Tørn‑arbeidet, men starten på en ny fase der tjenesten videreutvikles med utgangspunkt i fundamentet som er lagt gjennom de foregående stegene.  

En viktig forutsetning for å lykkes i drift er god forankring. Erfaringer fra Tørn‑arbeidet viser at endringer gir størst effekt når de er tydelig forankret hos ledelsen og samtidig har bred involvering fra ansatte.

I denne fasen handler forankring om å videreføre og styrke eierskapet som ble bygget i prosjektperioden. Det innebærer at ledelsen er tydelig på retning og prioriteringer, og at ansatte får mulighet til å påvirke hvordan arbeidet utvikles videre.

Nyttige refleksjonsspørsmål kan være:

• Hvordan sikrer vi at det vi har utviklet faktisk blir en del av hverdagen?
• Hvordan skal vi følge opp og måle gevinster i vår tjeneste?
• Hvem har ansvar for videreføring og oppfølging?
• Hvordan involverer vi ansatte i videre utvikling?
• Hvordan opprettholder vi trykket i endringsarbeidet over tid?

God innsikt i tjenesten er en forutsetning for å lykkes med tjenestestyrt bemanning. Denne innsikten har dere bygget opp gjennom Tørn-arbeidet. Dere har også konkretisert innsikten på en måte som har gjort det mulig å iverksette målrettede tiltak og bruke ressursene der behovene faktisk er størst.

Husk på de ulike elementene i tjenestestyrt bemanning i det videre arbeidet. Det gir et godt grunnlag for å fortsette å utvikle en bemanning som er bedre tilpasset tjenestens behov – til beste for både brukere og ansatte.