Analyse og innsikt

Formålet er å skape felles forståelse for mønstre, sammenhenger og årsaker i dagens organisering av arbeid og arbeidstid, før det tas beslutninger om endringer og nødvendig forbedringstiltak.

Steget bygger på:

• Funn fra evalueringen – opplevd kvalitet, arbeidshverdag og bemanning
• Avklarte rammer og måleindikatorer
• Oppgavekartleggingen – hva som gjøres, når, av hvem og med hvilken kompetanse

Analyse handler ikke om å finne løsninger raskt, men om å stoppe opp, stille spørsmål og forstå hvorfor utfordringer oppstår, og hva som faktisk fungerer godt i tjenesten i dag. Dere skal ikke gå direkte til tiltak, men bruke tid på å forstå.

Oppgavekartleggingen skal være ferdigstilt før analysearbeidet starter. Dette steget handler om å bruke innsikten, ikke samle ny.

Kort oppsummert skal dere:

• Skape en felles forståelse av dagens drift, inkludert arbeidsflyt, oppgavedeling, tidsbruk og kompetansebruk
• Identifisere utfordringer, og hva som bør bevares
• Forstå årsaker bak utfordringer, ikke bare symptomer
• Skape et felles språk og forståelse for hva som bør bevares og hva som bør forbedres
• Opparbeide et felles beslutningsgrunnlag for videre arbeid med reorganisering, kompetanse og bemanningsplan

Analyse og innsikt skal bidra til at kommunen blir enig om hva det er viktig å ta tak i videre, og hvorfor.

1. Prioriter utfordringer

Prioriteringsmatrisen hjelper dere å jobbe systematisk med utfordringer. Rosa lapper som skal inn i matrisen har dere klare etter kartleggingsfasen.

Prioriteringsmatrisen hjelper dere å prioritere utfordringer basert på konsekvens og innsats som kreves for å løse utfordringen. Det dere plasserer øverst til høyre har størst konsekvens og er enklest å løse – og bør prioriteres.

Last ned mal for prioriteringsmatrise

2. Gjennomfør rotårsaksanalyse

Når dere har prioritert utfordringene, må dere finne ut hvorfor de oppstår. Rotårsaksanalyse er en systematisk metode for å identifisere underliggende årsaker til uønskede hendelser eller handlinger.

Årsakene til utfordringene kan ligge på systemnivå, men de kan også være knyttet til innarbeidede rutiner og vaner. For å hindre at utfordringene gjentar seg, må tiltakene rettes mot de bakenforliggende årsakene – selve roten til utfordringen.

Vi jobber med rotårsaker fordi symptomer og problemer ikke alltid er det samme. Dersom tiltakene kun rettes mot symptomene, kan de underliggende årsakene bli stående, og utfordringene kan oppstå på nytt.

Begynn med utfordringene som har høyest prioritet i prioriteringsmatrisen.  

Last ned mal for rotårsaksanalyse

Slik fungerer rotårsakanalysen i praksis

Seksjon Vigernes i Lillestrøm kommune opplevde at rapporteringen ofte tok for lang tid. Dette gikk ut over informasjonsflyten og gjorde vaktskiftene mindre effektive.

Da de undersøkte problemet nærmere, fant de at rotårsaken ikke bare var selve tidsbruken, men at tjenestestedet manglet tydelige føringer for hvilken informasjon som skulle formidles ved overlapping.

For å identifisere den bakenforliggende årsaken gjennomførte de denne øvelsen:

Tips: Hvis rotårsaksanalysen avdekker flere utfordringer, lag en oversikt der utfordringene kategoriseres og ansvar fordeles tydelig. Prioriter utfordringene som påvirker flest.

3. Lag en handlingsplan

Handlingsplanen er et levende arbeidsverktøy som skal brukes aktivt og justeres etter hvert som arbeidet utvikler seg. Slik kan dere kan lære underveis, gjøre forbedringer og sikre fremdrift i utviklingsarbeidet.

Etter hvert som prosessen går videre, vil handlingsplanen bli et stadig viktigere arbeidsverktøy. En sentral utfordring i endringsprosesser er å balansere behovet for utvikling med behovet for stabil drift. Handlingsplanen støtter denne balansen ved å legge til rette for en stegvis og kontrollert gjennomføring av tiltak. Den gjør det lettere å planlegge endringer på en måte som tar hensyn til den daglige driften, slik at virksomheten fungerer godt også underveis i utviklingsarbeidet.

Handlingsplanen hjelper dere også med å se sammenhengen mellom kortsiktige og langsiktige mål. Den gir rom for å gjennomføre konkrete forbedringer på kort sikt, samtidig som dere bygger et fundament for varig endring.

Her finner dere en mal for handlingsplan som hjelper dere å systematisere forbedringstiltakene.

Last ned mal for handlingsplan

4. Reflekter

Felles refleksjon rundt innsiktsarbeidet er en god måte å synliggjøre ulike perspektiver på hvordan dere løser oppgaver i dag, hvilke muligheter som finnes, og hvilke utfordringer dere står overfor.

For å komme i gang med refleksjonen finner dere her forslag til spørsmål til de ansatte. Spørsmålene er kun ment som et utgangspunkt, og dere står fritt til å tilpasse dem til deres lokale kontekst og behov. Det viktigste er at dere jobber systematisk med involvering, og at arbeidet dokumenteres underveis.

Last ned mal for refleksjonsspørsmål

For å ta med læringen fra dette steget videre, er det viktig å systematisere det dere har kommet frem til så langt. Prosjektleder bør derfor:

• Koble funnene til mandat, mål og gevinstplan for Tørn arbeidet
• Se innsikten i lys av brukerperspektivet og den gode vakta
• Dokumentere sentrale funn
• Presentere og drøfte innsikten med ansatte og ledere for å sikre felles forståelse
• Presentere og drøfte funn med prosjekteier og styringsgruppen