Oppgavekartlegging

God innsikt i oppgavene dere løser, gjør det enklere å identifisere utfordringer, finne gode løsninger for brukerne og tilpasse arbeid og arbeidstid slik at det fungerer bedre for de ansatte. Oppgavekartlegging gir også mulighet til å tenke nytt om hvordan driften struktureres og ressursene brukes.

Dette gir et godt grunnlag for å vurdere faglig forsvarlighet i tjenesten og balansen mellom:

• Oppgavene som skal løses
• Tilgjengelig arbeidskraft og kompetanse gjennom døgnet – med tanke på kapasitet og kontinuitet
• Bemanning, organisering av vakta, hvile og restitusjon gjennom og mellom vakter

Det er viktig med høy grad av medarbeiderinvolvering og tett samarbeid med tillitsvalgte og verneombud (partene) i kartleggingsfasen. Dette bidrar til økt engasjement og større bevissthet om hvorfor endringene gjennomføres.

Oppgavekartleggingen lykkes best når den er godt planlagt, har tydelig lederforankring og gjennomføres med en klar struktur. Den bør gi en konkret oversikt over oppgaver, tidsbruk og kompetanse.

En tydelig prosjektleder bør lede arbeidet sammen med avdelingsleder, og sikre både fremdrift og kvalitet underveis i prosjektet.

God og konkret informasjon til ansatte i forkant er avgjørende for å unngå misforståelser. Vær spesielt tydelig på hva som kartlegges, og tidsrommet kartleggingen gjelder for. 

Her ser dere en visuell fremstilling av hvordan kartleggingen skal gjennomføres. Under modellen finner dere en beskrivelse av hvordan dere går frem.

Kommuner gjennomfører kartleggingen på ulike måter:

• Et vanlig hverdags- og helgedøgn
• En hel uke

Begge tilnærmingene har fordeler og ulemper. Kartlegging av et vanlig hverdags- og helgedøgn gir en mer oversiktlig og mindre omfattende prosess, men kan samtidig føre til at variasjoner gjennom uken ikke fanges opp. Kartlegging av en hel uke gir et mer helhetlig bilde av oppgaver og arbeidsflyt på tvers av dager, men er mer ressurskrevende og kan oppleves som mer omfattende å gjennomføre.

Avdelingene kan også være ulike i hvordan arbeidshverdagen er organisert. I noen tilfeller vil kartlegging av en hel uke gi et mer realistisk bilde av praksis, mens det i andre tilfeller kan være tilstrekkelig å kartlegge et typisk døgn, fordi oppgavene i stor grad er like fra dag til dag.

HUSK! Kartleggingen vil ikke gi et eksakt bilde av hvordan hverdagen løses.

Det viktigste er å velge en tilnærming som gir et godt og realistisk grunnlag for det videre arbeidet.

I tillegg anbefaler Tørn at dere legger til rette for å kartlegge oppgaver uten fast mønster, samt oppgaver som gjennomføres ukentlig, månedlig eller årlig. Nattjenesten bør også kartlegges der det er aktuelt.

Ta en beslutning om hvilken kartleggingsmetode dere ønsker å bruke, før dere går videre.

Last ned oppgaveark

Prosessen: Det er prosjektgruppen som planlegger prosessen for oppgavekartleggingen og oppsummerer.

Deltakere i prosessen: Avdelingsleder, tillitsvalgt, verneombud og medarbeiderne på avdelingen.

Beregnet tidsbruk for planlegging og gjennomføring av oppgavekartlegging: Totalt fire til seks uker.

Avklar følgende før dere går i gang:

• Hva er viktig for dere? Inkludert formål og ønsket resultat, for eksempel oversikt over oppgaver, tidsbruk og kompetanse
• Når skal kartleggingen gjennomføres?
• Skal dere kartlegge én eller flere avdelinger eller tjenestesteder?
• Hvilke ressurser er tilgjengelig?
  
  

Husk: Sett av tid til oppsummering.

Dette skal dere gjøre:

Kartlegg dagens oppgave- og bemanningsløsning på avdelingen.

Hensikten med øvelsen er å bli bevisst på hvordan dere planlegger og gjennomfører oppgaver, og vurdere om dere har riktig kompetanse og kapasitet til å løse oppgavene på en god måte.

Dette innebærer blant annet å vurdere hvor godt dere svarte ut behov og krav i forrige planperiode. Prosessen legges opp slik at alle i avdelingen blir involvert i løpet av perioden.

Dette trenger dere:

• Gråpapir
• Post-it-lapper
• Tusjer
• Lærertyggis/tape (for å unngå at gråpapir og post-it-lapper faller ned)
  
  

Post-it-lappene representerer ulike kompetansegrupper. Vi foreslår følgende farger:

• Blå: sykepleier / vernepleier
• Oransje: helsefagarbeider
• Gul: assistent
• Grønn: lærling
  
  

I tillegg:

• Rosa: Lapper for mulige endringer, forbedringer eller utfordringer.

Dagens bemanningsplan skal visualiseres og senere presenteres for personalgruppen. Bemanningsplanen er en oversikt som viser hvor mange medarbeidere det er behov for og hvilken kompetanse som trengs på ulike vakter i planperioden. Planen inneholder informasjon om lengden på vakter, og når de starter og slutter.

Heng opp gråpapir på veggen og tegn en tidslinje. Tidslinjen skal vise hver time i døgnet og definere vaktskiftene. Bruk én Post-it-farge for hver av rollene som er beskrevet tidligere. Slik blir det enklere å se den planlagte sammensetning av kompetanse gjennom døgnet.

Én Post-it-lapp tilsvarer én arbeidstime for én ansatt. Plasser lappene i høyden for å vise hvor mange som til enhver tid er på vakt.  

NB! Dersom dere mangler bemanningsplan, anbefaler Tørn at dere visualiserer dagens arbeidsplan/turnus. 

Hva skal kartlegges?​

• Hvilke oppgaver som utføres gjennom døgnet​
• Hvor lang tid oppgaven i gjennomsnitt tar
• Hvilken fagkompetanse som utfører oppgaven ​
• Hvilken velferdsteknologi som benyttes, inkludert hvilken kompetanse som kreves, og når og hvor teknologien brukes

 
Husk også å inkludere usynlige oppgaver. Det er for eksempel veiledning eller opplæring av medarbeidere eller studenter.

Hvordan kartlegger dere?

1. Prosjektleder forbereder kartleggingen

Prosjektleder henger opp gråpapir på veggen og tegner en tidslinje. Tidslinjen skal vise hver time i døgnet og definere vaktskiftene. Sett også opp egne gråpapir for oppgaver som skjer uten fast mønster, og for andre tanker som dukker opp underveis – en såkalt parkeringsplass.

Dersom dere velger å kartlegge en hel uke, skal gråpapiret romme et døgn av gangen. Det betyr at lappene som henges opp på mandag, tas ned tirsdag morgen før tirsdagens lapper henges opp. Legg lappene dere tar ned i en konvolutt. Det er også lurt å ta bilde av lappene før dere tar dem ned.

2. Start med et fellesmøte

Kartleggingen starter i et fellesmøte der så mange som mulig av de ansatte deltar. Bli enige om detaljnivået på kartleggingen før dere setter i gang.

3. Del ut Post-it-lapper til hver kompetansegruppe

Hver kompetansegruppe får post-it-lapper i definert farge. De ansatte skriver ned oppgaver de utfører, og hvor lang tid oppgavene tar i løpet av vakten. Husk å kun skrive én oppgave per lapp.

4. Heng opp lappene på tidslinjen

Hver enkelt ansatt henger opp lappene på gråpapiret ved slutten av vakten, eller ved anledning underveis. Oppgavene skal plasseres på tidslinjen innenfor den timen de utføres.  

5. Velferdsteknologi

Som en del av oppgavekartleggingen anbefaler Tørn at dere også registrerer bruk av velferdsteknologi. Dette gir bedre oversikt over hvordan teknologi støtter oppgaveløsningen i tjenesten, og hvilket kompetansebehov som er knyttet til bruken.

Kartleggingen kan gjennomføres på to måter:

• Egen post-it farge: Dere kan skrive oppgaver som utføres ved hjelp av velferdsteknologi på en egen farge. Dette synliggjør hvilke oppgaver som er teknologistøttet.
  
  
• Markering på fagkompetanse lapp: Alternativt kan dere registrere oppgaven på post-it-lappen til aktuell fagkompetanse, og legge til en ekstra markering for at velferdsteknologi benyttes for å utføre den.

Uavhengig av metode er målet å få frem hva teknologien brukes til, når den brukes og hvilken kompetanse som kreves. Dette gir et bedre grunnlag for å vurdere hvordan velferdsteknologi kan bidra til god ressursutnyttelse og utvikling av tjenesten.

6. Fyll på underveis

Fyll på med nye lapper etter hvert som flere oppgaver dukker opp i løpet av kartleggingsfasen.

Tips:

1. Vi anbefaler at alle oppgaver rundes av til nærmeste 15 minutter. Det gjør det enklere å holde oversikt.
2. Sett av tid til et par fellesmøter underveis for å gjøre opp status på kartleggingen og sikre at alle vet hva som mangler for at kartleggingen skal bli komplett.
   
   

Parkeringsplass

I kartleggingsfasen er det naturlig at ansatte får ideer til hvordan oppgaver kan flyttes eller løses på nye måter. De kan også begynne å se mulige endringer, forbedringer eller utfordringer som bør følges opp. Derfor anbefaler Tørn at dere henger opp et eget gråpapir som fungerer som en parkeringsplass. Her kan ansatte skrive ned innspill på rosa lapper underveis i kartleggingen.

Innspillene kan for eksempel handle om:

• Utfordringer og problemstillinger
• Tanker og ideer til endringer i tjenesten
• Tanker og ideer til endringer i oppgaver og aktiviteter
• Tanker og ideer til endringer i bemanningen
• Forbedringsforslag
• Oppgaver som ikke ble gjort, men som burde vært gjort
• Oppgaver som ble gjort, som ikke burde vært gjort
  
  

Ulike tjenester har ulike behov, rammer og arbeidsformer. Oppgavekartleggingen må derfor tilpasses den enkelte tjenesten. Tørn anbefaler at kommunen gjør konkrete vurderinger av hvordan kartleggingsprosessen skal gjennomføres i samarbeid med prosjektleder, prosjektgruppen og leder på tjenestestedet.

Vurderingene kan blant annet gjelde hva som skal kartlegges, hvilket detaljnivå som er hensiktsmessig, og hvordan prosessen bør organiseres for å sikre god involvering og innsikt.

I noen tjenester kan det også være behov for å supplere oppgavekartleggingen med andre perspektiver. I miljøtjenesten har flere kommuner for eksempel erfart at det er nyttig å løfte frem brukerperspektivet i kartleggingsprosessen. Dette kan gjøres ved å bruke «Hva er best for brukeren». Skjemaet fylles ut per bruker, og der det lar seg gjøre i samarbeid med brukeren.

Last ned malen «Hva er best for brukeren?»

Indikatorene i skjemaet er ment som eksempler. Hver kommune og hvert tjenestested må gjøre egne vurderinger av hva som er relevant å kartlegge ut fra brukerens behov.

Målet er å lege til rette for en kartlegging som gir et mest mulig relevant og nyttig bilde av dagens praksis, og et godt grunnlag for det videre analysearbeidet.    

Nå har dere kartlagt dagens situasjon med gråpapir og lapper, og det er på tide at innsikten dokumenteres digitalt. Modellen nedenfor viser hvordan prosjektleder kan gjøre dette.

Slik får dere enkel tilgang til kartleggingen i det videre arbeidet.   

Last ned mal for oppsummering av ukeskartlegging og døgnkartlegging

Oppsummer kartleggingen

Når kartleggingen er gjennomført, er det viktig å sette av tid til å oppsummere tidsbruken og sammenstille funnene. Vi anbefaler at dere:

• Beregner total tidsbruk ​
• Oppsummerer total tidsbruk på hverdager​
• Oppsummerer total tidsbruk i helg​
• Lager oversikt over oppgaver uten fast mønster​
• Oppsummerer dagens bruk av bemanning og kompetanse​
• Beregner totalt antall årsverk i bruk, for eksempel basert på antall timer per hverdagsdøgn og helgedøgn, eller timer per uke
  
  

Vi anbefaler at prosessen gjennomføres over fire til seks uker, og legges opp slik at alle i avdelingen er involvert underveis.