Evaluering og rammer

Når dere evaluerer tjenestene ser dere samtidig på faktorer som har stor betydning for den gode vakta. Spesielt viktig er organiseringen som påvirker medarbeidernes opplevelse av mestring, faglig utvikling, samarbeid og forutsigbarhet i hverdagen. Den påvirker også om det er god balanse mellom oppgaver og ressurser.

Evalueringen er todelt:

• Den første delen handler om å innhente informasjon fra styringssystemer og ansatte
• Den andre delen handler om å se funn i sammenheng, sammen med de ansatte

Presiser hvilken planperiode dere skal evaluere:

• Årsturnus: siste 3 måneder
• Ukesturnus: Forrige planperiode

De faktiske forholdene har stor betydning når dere planlegger nye løsninger. Tørn anbefaler derfor at ledere avklarer rammer og behov som er aktuelle for tjenesten.

Se for eksempel på følgende områder:

• Rammebetingelser, ytre rammer som lov- og avtaleverk
• Økonomi og årsverksramme (fordeling mellom fast og variabel lønn)
• Brukerens behov, pasient- og brukerundersøkelser, brukerutvalg, pårørendeundersøkelser, vedtak osv.
• Virksomhetens behov
  • Hva er kjerneoppgavene og hva må til for at vi løser disse?
  • Hvilke veivalg er eventuelt gjort som påvirker drift?
• Kompetansebehov
  • Hvilken kompetanse trenger avdelingen for å utføre oppgavene?
  • Hvilken kompetanse har avdelingen?
• Medarbeidernes ønsker og behov
  • Hvilke forhold er viktig for ansatte at tas med inn i arbeidstidsplanleggingen?

Slik går dere frem:

1. Finn ut hvilke føringer som gjelder i neste planperiode

Føringene setter rammene for hvilke løsninger som er mulige. Det viktigste er budsjett, både årsverk og variabel lønn.

Andre sentrale føringer kan være kommuneplanen og strategier, for eksempel økt bruk av frivillige eller innføring av ny teknologi. Det kan også være mål og kvalitetskrav knyttet til blant annet økt gjennomsnittlig stillingsstørrelse, satsing på etisk kompetanseheving og pasientsikkerhet.

2. Se på brukerbehovet i neste planperiode.

Se om vedtakene er oppdaterte, hva de sier og vurder dem opp mot gjeldene praksis. Basert på behovene får dere oversikt over hvilke krav som stilles til kompetanse, kontinuitet og stabilitet.

3. Vurder hva blir viktig for driften i neste planperiode

Målet for dette punktet er å styrke kvaliteten i tjenesten. Noen brukergrupper er ekstra sårbare og påvirkes negativt av et ustabilt tilbud med hyppig personalskifter, dette bør være en sentral del av vurderingen.

4. Ivareta de ansatte

Medarbeiderne er avgjørende for å nå virksomhetens mål, og det er derfor viktig at de involveres og får medvirke i prosessen.

5. Avklar øvrige rammer

Vurder hvilke lover og avtaleverk som gjelder, hva det økonomiske handlingsrommet er, og hvilke avgjørelser som må tas lokalt og sentralt.

Lederen ser funnene fra dette i sammenheng med tabell med måleindikatorer og oppsummerer for egen avdeling.

De ansattes opplevelse av hvordan tjenesten er organisert har stor betydning. Tørn anbefaler derfor at dere gjennomfører en spørreundersøkelse, med utgangspunkt i følgende spørsmål:

I hvilken grad opplevde du stabilitet i perioden?
Med stabilitet mener vi om det forekom hyppige endringer i arbeidsplanen, om mange måtte jobbe overtid, eller om det ofte var behov for vikarer.

I hvilken grad opplevde du at dere hadde nødvendig kompetanse tilgjengelig i perioden?
Med kompetanse mener vi om dere hadde tilstrekkelig kunnskap, ferdigheter, holdninger og evner til å håndtere brukernes behov på en forsvarlig måte

I hvilken grad opplevde du at dere var sårbare med tanke på bemanning og brukeroppfølging i perioden?
Med sårbarhet mener vi om det var vanskelig å finne vikarer ved sykdom, eller om det oppsto situasjoner med for få ansatte til å gi brukere god oppfølging.

I hvilken grad opplevde du at vaktskifte og rapportering fungerte godt i perioden?
Med vaktskifte og rapportering mener vi om informasjon om brukerne ble godt videreformidlet mellom skiftene, og om det var en klar og tydelig prosess for dette på din avdeling.

I hvilken grad opplevde du varierende kvalitet i tjenestetilbudet som følge av bemanningen i perioden?
Med varierende kvalitet mener vi om brukerne fikk ulik standard på tjenestene avhengig av hvem som var på jobb, eller om tjenestene noen dager ikke holdt samme nivå som planlagt.

Bruk gjerne denne malen for Google Forms for undersøkelse til ansatte

Nå sitter dere med mye informasjon om hvordan tjenesten er organisert, hva som fungerer og hva som kan forbedres. Det er viktig å se denne informasjonen i sammenheng.

Derfor skal leder presentere:

• Hva ansattundersøkelsen viser – opplevelsen av bemanningssituasjonen i perioden som ble evaluert
• De faktiske forholdene og hvilken betydning de har for tjenestekvaliteten
• Ramme og behov for neste planperiode
  
  

Deretter reflekterer dere over funnene sammen:

Hvordan stemmer de faktisk forholdene med de ansattes opplevelse?

• Bruk gjerne et analysekryss med utgangspunkt i funnene:
  • Hva er bra, og hvorfor?
  • Hva kan bli bedre, og hvordan?  
    
    

Last ned mal for analysekryss