Slik følger du opp økonomien i hverdagen

Økonomistyring handler om å vite hva du skal følge med på og hvordan du bruker tilgjengelig informasjon. Rapportering gir oversikt over den økonomiske situasjonen i enheten og gjør det mulig å følge utviklingen og justere kursen underveis.

Foto: BehaviourLab

Du følger opp økonomien gjennom året, både løpende og gjennom mer formell rapportering på faste tidspunkt. Hvordan dette organiseres, varierer mellom kommuner og avdelinger, men for de fleste vil det overordnet se slik ut:

Foto: BehaviourLab

I praksis bygger rapporteringen på de sentrale begrepene du lærte om i forrige læringstrinn:

• Budsjett – hva som var planlagt
• Regnskap – hva som faktisk er brukt
• Avvik – forskjellen mellom plan og faktisk bruk
• Prognose – hva du forventer at resultatet blir ved årets slutt
  
  

Når du ser dette i sammenheng, får du et helhetlig bilde av situasjonen: hvordan økonomien ser ut nå, og hvordan den sannsynligvis vil utvikle seg videre gjennom året.

Økonomirapportene du skal bruke, finner du vanligvis i systemer som Visma, Framsikt eller Power BI. Disse gir deg oversikt, og de fleste lar deg gå ned i mer detaljer ved behov. Sjekk med lederen din eller økonomifunksjonen hvilket system du skal bruke, og hvor du finner opplæringsmateriell.

Som leder skal du bruke rapportene aktivt i styringen. Det innebærer at du jevnlig:

• går inn i rapportene
• vurderer hva tallene betyr for driften
• følger opp ved behov

For å få mest mulig ut av rapportene, trenger du en enkel og systematisk måte å lese dem på.

Foto: BehaviourLab

Oversikten dette gir deg, bruker du videre i dialog med egen leder, økonomifunksjonen og andre relevante aktører, både administrativt og politisk.  

Når du bruker rapportene aktivt, vil du oppdage avvik. Et avvik er forskjellen mellom det som var planlagt (budsjett) og det som faktisk er brukt (regnskap).  

Foto: BehaviourLab

Avvik kan være merforbruk, der du bruker mer enn planlagt, eller mindreforbruk, der du bruker mindre enn planlagt.

Foto: BehaviourLab

Å følge med på og fange opp avvik er en sentral del av lederrollen. Det viktigste er å oppdage avvik tidlig og forstå hva som ligger bak. Først da kan du vurdere hvilke tiltak som er nødvendige og justere kursen deretter.  

Avvik oppstår sjelden uten grunn, og det er ofte flere forhold som virker sammen.

Årsakene kan for eksempel være:

• endringer i drift eller bemanning
• økt aktivitet eller nye behov
• engangshendelser
• feilføringer
  
  

Det er viktig å huske at avvik er en naturlig del av økonomioppfølgingen, og det viktigste er at du oppdager dem tidlig og undersøker hva det skyldes.

Noen ganger skyldes avviket ikke reelle endringer i driften, men feil i regnskapet. Det kan for eksempel være at en kostnad er ført på feil enhet, konto eller periode, eller at en utgift er registrert dobbelt.

Derfor er det lurt å starte med et enkelt kontrollspørsmål:
Er dette et reelt avvik, eller kan det skyldes en feilføring?

Hvis du mistenker feil, bør du:

• gå inn i detaljene i rapporten og se på hva avviket består av
• sjekke enkeltposter og føringer nærmere
• ta kontakt med økonomifunksjonen for å få verifisert tallene
  
  

Dersom avviket skyldes en feilføring, kan dette som regel korrigeres i regnskapet. Først når tallene er riktige, har du et godt grunnlag for å vurdere videre analyse og eventuelle tiltak.

Når du har avklart at avviket er reelt, er neste steg å undersøke hva som faktisk har endret seg i driften, og hvordan dette henger sammen med tallene. Det er denne forståelsen som gjør det mulig å vurdere hvilke tiltak som er riktige og nødvendige.

Nøkkeltall hjelper deg å forstå hva som kan ligge bak et avvik. Rapportene viser hvordan økonomien utvikler seg, mens nøkkeltallene hjelper deg å forstå hvorfor det utvikler seg slik.

Nøkkeltall er mål på aktivitet, ressursbruk, kvalitet eller produktivitet. De er valgt ut fordi de sier noe om det som er viktig å følge med på i tjenesten du leder.

Hvilke nøkkeltall som er relevante, vil variere mellom tjenester, men hensikten er den samme: å gi innsikt i hva som påvirker kostnader, aktivitet og resultater.

For eksempel:

• Skole: sykefravær, lærertetthet og omfang av spesialundervisning
• Sykehjem: bemanning per bruker, pleietyngde og sykefravær
• Vann og avløp: vedlikeholdskostnader, driftsavvik og energibruk
  
  

Når du oppdager et avvik, bruker du nøkkeltallene til å undersøke hva som har endret seg i driften.

For eksempel kan økt vikarbruk henge sammen med høyt sykefravær, eller økte kostnader skyldes høyere aktivitet eller flere brukere.

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

Nøkkeltall gir ikke alltid et fasitsvar, men de hjelper deg å stille de riktige spørsmål og gir deg et godt utgangspunkt for videre analyse.  

Dersom det er behov for å gjøre en videre analyse kan du bruke et enkelt og effektivt grep: still spørsmålet «hvorfor» flere ganger.

Målet er å gå fra det du ser i tallene (symptomet) til det som faktisk forårsaker avviket. Mens nøkkeltallene gir deg spor, hjelper «hvorfor»-spørsmålene deg å komme frem til årsaken.

Denne metoden kan du benytte alene, eller i dialog med andre som kjenner driften godt, for eksempel medarbeidere, tillitsvalgte og/eller verneombud.

Foto: BehaviourLab

Når du finner den underliggende årsaken til avviket, blir det mer åpenbart hvilke tiltak som kan ha effekt.  

Når du har forstått hva som ligger bak et avvik, er neste steg å vurdere hvilke tiltak du skal sette inn. Som leder i kommunen har du ofte begrenset tid og handlingsrom, og det er derfor avgjørende å prioritere riktig.

Spør deg selv:
Hvilke tiltak vil ha størst effekt på årsakene til avviket?

I praksis vil noen få forhold ofte ha særlig stor betydning for kostnader, kvalitet og drift. Ved å rette tiltakene mot disse områdene, kan du oppnå vesentlig bedre effekt enn ved å gjøre mange små justeringer.

Foto: BehaviourLab

I denne sammenhengen betyr det at du bør identifisere hvilke forhold som har størst påvirkning på økonomien i din enhet, og prioritere tiltak som retter seg mot disse. Fordelingen er ikke eksakt, men en praktisk tommelfingerregel for å sette inn tiltak der det gir størst effekt.

Foto: BehaviourLab

Effektive tiltak er ofte det som forventes av deg som leder for å håndtere avvik. Samtidig vil du i noen situasjoner erfare at tiltak alene ikke er tilstrekkelig.

Noen avvik skyldes forhold du i begrenset grad kan påvirke på kort sikt. Det kan for eksempel være varig økt behov i tjenesten, endrede rammebetingelser eller nye oppgaver som ikke var forutsatt i budsjettet. I slike tilfeller er det viktig å løfte utfordringene videre.

Som leder handler det derfor ikke bare om å sette inn tiltak, men også om å gjøre en faglig vurdering av hva som faktisk lar seg håndtere innenfor enhetens eksisterende budsjettramme.

Foto: BehaviourLab

Hva betyr dette for deg som leder?

• vurdere hva som kan håndteres lokalt
• melde fra dersom avviket krever justering av budsjettet
• bidra med faglige vurderinger i dialog med leder og økonomifunksjon
  
  

I mange tilfeller vil løsningen være en kombinasjon: Du gjennomfører tiltak der det er mulig, samtidig som behovet for budsjettjustering vurderes videre av dem som har ansvar for denne prosessen.

God økonomistyring i hverdagen handler om å følge med på økonomien, oppdage avvik tidlig og forstå hvorfor de oppstår. Som leder må du bruke rapporter og nøkkeltall aktivt for å få oversikt over økonomien i enheten og følge opp ved behov.

Økonomien følges opp både gjennom løpende rapportering og faste rapporteringer som tertialrapport og årsmelding. Rapportene bygger på sentrale begreper som budsjett, regnskap, avvik og prognose, og hjelper deg å forstå både situasjonen nå og hvordan økonomien kan utvikle seg videre gjennom året.

En viktig del av lederrollen er å oppdage og håndtere avvik. Først må du finne ut om avviket skyldes reelle endringer i driften eller feil i regnskapet. Hvis avviket er reelt, må du undersøke hva som har endret seg og hva som påvirker utviklingen. Her kan nøkkeltall hjelpe deg med å forstå hva som driver kostnader, aktivitet og resultater.

Når du forstår årsaken til avviket, blir det lettere å vurdere hvilke tiltak som vil ha effekt. Samtidig er det viktig å være klar over at ikke alle avvik kan løses lokalt. Noen ganger må saken løftes videre og vurderes sammen med leder og økonomifunksjon.  

Ta utgangspunkt i rapporteringen og økonomioppfølgingen i din egen enhet, og reflekter over spørsmålene under:

Rapportering og oversikt:
Hvordan følger du opp økonomien i hverdagen? Hvilke rapporter eller systemer bruker du for å få oversikt over utviklingen i økonomien?

Avvik:
Har du opplevd avvik mellom budsjett og regnskap i din enhet? Hva skyldtes avviket, og hvordan gikk du frem for å forstå årsaken?

Nøkkeltall:
Hvilke nøkkeltall er viktige i din tjeneste eller enhet? Hvordan kan disse hjelpe deg med å forstå utviklingen i økonomien?

Tiltak og oppfølging:
Hvis du oppdager et avvik, hvordan vurderer du hvilke tiltak som bør settes inn? Når mener du et avvik bør løftes videre til leder eller økonomifunksjon?