Slik kommuniserer du om økonomi

I de to første læringstrinnene har du sett hvordan budsjett, regnskap, prognose og rapportering henger sammen, og hvordan du kan oppdage, analysere og følge opp avvik. I dette læringstrinnet ser vi på hvordan du bruker denne innsikten i dialog med andre.

Som leder i kommunen forvalter du offentlige midler på vegne av innbyggerne. Økonomiske vurderinger handler derfor ikke bare om kroner og øre, men om ansvar, prioriteringer og tillit. Du må kunne forklare hva tallene viser, hvorfor utviklingen er som den er, og hva du vil gjøre med det, samt hvilke konsekvenser valgene dine kan få, på kort og lengre sikt.

Når du kommuniserer dette på en tydelig måte, blir det lettere å:

• skape forståelse hos medarbeidere
• ha god dialog med egen leder og økonomifunksjonen
• bidra til realistiske og ansvarlige beslutninger
  
  

Økonomistyring er derfor også en kommunikasjonsoppgave. Du må gjøre tallene forståelige for andre og bruke dem som grunnlag for felles beslutninger.

Eksemplene du nettopp så i filmen, viser hvordan økonomi brukes aktivt i dialog med andre.

For å få dette til, trenger du en enkel struktur som hjelper deg å sortere og formidle det viktigste. Når du skal forklare økonomiske situasjoner, enten til medarbeidere, egen leder eller økonomifunksjonen, er det avgjørende å være konkret og komme raskt til poenget.

En praktisk måte å gjøre dette på er å bruke 4-punktsmodellen. Den hjelper deg å gå fra observasjon til vurdering og videre til handling på en ryddig og forståelig måte.  

Foto: BehaviourLab

Det er viktig å følge denne rekkefølgen. Mange går rett fra avvik til tiltak uten å forstå hva som faktisk driver utviklingen. Da er risikoen større for at tiltakene bommer, og at avviket fortsetter.

Ved å bruke denne modellen tvinger du deg selv til å stoppe opp og vurdere sammenhengen mellom tall, årsak, tiltak og konsekvenser. Det gir en god struktur for både økonomistyring og tydelig kommunikasjon.

Foto: BehaviourLab

Når de økonomiske rammene er trange, blir prioriteringer enda viktigere. Som leder må du må vurdere hvilke oppgaver som er viktigst å opprettholde, og hva som kan reduseres, utsettes eller organiseres på en annen måte.

For å kunne prioritere godt må du forstå hva som driver kostnadene, og hvilke tiltak som vil gi størst effekt. Det er lurt å gjøre egne vurderinger før du går i dialog med leder eller økonomifunksjonen. I tillegg blir beslutningene ofte bedre når ulike alternativer vurderes sammen med andre som kjenner driften og økonomien godt.

Økonomi er også noe du trenger å snakke om med medarbeiderne dine. For mange ledere kan dette kjennes uvant. Samtidig opplever mange som er åpne om de økonomiske rammene, at medarbeiderne forstår mer, engasjerer seg mer og kommer med løsninger som kan være nyttige for driften.

Når du gjør økonomien forståelig, blir det lettere for medarbeiderne å se sammenhengen mellom drift, prioriteringer og hvilket handlingsrom dere har.  

Foto: BehaviourLab

Medarbeiderne kjenner ofte driften best og kan bidra med konkrete forslag til hvordan dere kan jobbe smartere eller løse oppgaver på nye måter. Når dere snakker om økonomi sammen, blir det lettere å få opp forslag som kan fungere godt i praksis, både i det daglige forbedringsarbeidet og når dere må gjøre tøffe prioriteringer. 

Det er lett å tenke på økonomistyring som noe som først og fremst handler om begrensninger. Men god økonomistyring kan også gi større handlingsrom.

Når du har oversikt over utviklingen og kan forklare hva som driver den, står du sterkere i dialogen om prioriteringer, investeringer eller tiltak som styrker driften. Du får et bedre grunnlag for å:

• argumentere for nødvendige tiltak
• synliggjøre konsekvenser av ulike valg
  
  

Dette gjelder både i dialog med egen leder og økonomifunksjonen, og i noen tilfeller også på politisk nivå.

I en politisk sammenheng er det særlig viktig å:

• være tydelig på hva som er den overordnede situasjonen
• forklare hva som er hovedårsakene til utviklingen
• synliggjøre konsekvensene for tjenesten
• presentere alternativer og hva de innebærer
  
  

Når du kobler økonomi til konsekvenser for kvalitet, kapasitet og brukere, blir beslutningsgrunnlaget tydeligere og mer relevant.  

Økonomistyring er en kompetanse du utvikler over tid, gjennom praksis, dialog og oppfølging i egen enhet. Gjennom de tre læringstrinnene i denne modulen har du nå opparbeidet et godt grunnlag for å bruke økonomistyring i rollen som leder.

Foto: BehaviourLab

Jo mer aktivt du bruker verktøyene du nå har lært, jo tryggere og mer presis blir du i vurderingene dine. Sammen med videre opplæring i egen kommune og erfaring med systemene dere bruker, vil dette gradvis bli en naturlig del av hvordan du leder og tar beslutninger i din enhet.

God økonomistyring handler ikke bare om å forstå tallene, men om å bruke dem aktivt i dialog med andre. Som leder må du kunne forklare hva tallene viser, hva som ligger bak utviklingen, og hva du vil gjøre videre, samt hvilke konsekvenser det kan få.

En enkel struktur som 4-punktsmodellen kan hjelpe deg å gå fra observasjon til vurdering og videre til handling. Når du er konkret og tydelig, blir det lettere å skape forståelse, involvere andre og ta gode beslutninger.

Økonomistyring er også en viktig del av dialogen med medarbeiderne. Når du gjør økonomien forståelig, bidrar det til økt engasjement, bedre innsikt i prioriteringer og flere forslag til løsninger fra de som kjenner driften best.

God kontroll på økonomien gir samtidig større handlingsrom. Når du kan forklare utviklingen og synliggjøre konsekvenser, står du sterkere i dialogen om prioritering av ressurser.

Over tid utvikler du trygghet og kompetanse gjennom praksis, dialog og aktiv bruk av økonomi i hverdagen.  

Ta utgangspunkt i en økonomisk situasjon fra din egen enhet, og reflekter over spørsmålene under:

Bruk 4-punktsmodellen:
Velg et avvik eller en økonomisk utfordring fra din enhet, og prøv å beskrive situasjonen ved hjelp av 4-punktsmodellen:

1. Hva viser tallene?
2. Hva kan være årsaken til utviklingen?
3. Hva mener du bør gjøres? Hvilket tiltak er mest aktuelt?
4. Hvilke konsekvenser kan tiltaket få?
   
   

Dialog og involvering:
Hvordan kan dialog med medarbeidere, leder eller økonomifunksjonen bidra til bedre beslutninger og større forståelse for prioriteringene som må gjøres?