Grunnlaget for god økonomistyring

Å få ansvaret for økonomien i en avdeling eller enhet betyr at du må sette deg inn i begreper og systemer du kanskje ikke kjenner fra før. Mange opplever dette som utfordrende i starten, men dette er et fagområde som kan læres. Kompetanse bygges gradvis gjennom å stille spørsmål og arbeide aktivt med tallgrunnlaget i egen enhet.

Kjernen i økonomistyring er budsjett, regnskap og prognose. Dette er de viktigste verktøyene du har for å planlegge, følge opp og styre økonomien gjennom året.

Foto: BehaviourLab

Økonomistyring er en løpende prosess der man planlegger gjennom budsjettet, følger opp gjennom regnskapet og bruker prognosen til å vurdere forventet utvikling og eventuelle behov for tiltak. Når du forstår sammenhengen mellom disse tre, har du det du trenger for å følge med og for å handle når noe avviker.  

Budsjettet viser hvordan kommunen planlegger å bruke pengene sine. Et forslag til budsjett utarbeides administrativt, ofte av kommunedirektøren og tilhørende stab, før det legges frem for politisk behandling. Det vedtas av kommunestyret mot slutten av året, og er en del av en fireårig økonomiplan (se modul 1: Ledelse i en politisk styrt organisasjon for mer om det kommunale plansystemet). Budsjettet for din enhet er en del av kommunens samlede budsjett.

Foto: BehaviourLab

Pengene i budsjettet er bevilget til bestemte formål, og både merforbruk og mindreforbruk kan være tegn på at ressursene ikke brukes som forutsatt. Som leder må du derfor ha oversikt over hvor mye du har til rådighet, hva midlene skal brukes til, og hvordan du fordeler dem gjennom året. Det handler om å forstå rammen du har fått, og styre innenfor den i praksis.

Foto: BehaviourLab

Som leder er du en viktig stemme i kommunens budsjettprosess. Du kjenner din enhet best, og den kunnskapen er verdifull når budsjettet skal utformes.

Prosessen følger en fast årlig rytme, og budsjettarbeidet foregår i hovedsak på høsten, året før det skal gjelde. Når du kjenner denne rytmen, blir det enklere å forberede seg og bidra på riktig tidspunkt.

Som enhetsleder eller avdelingsleder vil du typisk være involvert i følgende:

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

I tillegg til budsjettet må du ha god oversikt over regnskapet for din enhet. Det er viktig at du forstår regnskapet godt nok til å kunne følge opp og styre økonomien på en forsvarlig måte.

Regnskapet viser hva som faktisk er brukt. Det gir deg grunnlaget for å følge med på den økonomiske utviklingen gjennom året og vurdere hvordan du ligger an sammenlignet med budsjettet.


For deg som leder handler dette først og fremst om å kunne:

• forstå hva kostnadene gjelder (for eksempel lønn, vikarer, drift)
• følge utviklingen i kostnader over tid
• vurdere om utviklingen er i tråd med budsjettet
  
  

Den daglige økonomioppfølgingen handler om å ha oversikt over fakturaer, kostnader og hvordan pengene brukes.

Hvor tett du som leder er involvert, vil variere. Noen steder håndteres mye av det praktiske av andre, mens du følger opp mer på et overordnet nivå.

Uansett hvordan arbeidet er organisert, er det viktig at du forstår hva økonomioppfølgingen innebærer: hvilke rutiner som gjelder, hvordan kostnader følges opp, og hva som må være på plass for å ha kontroll på økonomien.

I praksis er det en god start å få oversikt over følgende:

Foto: BehaviourLab

La oss se nærmere på noen eksempler:  

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

Regnskapet er grunnlaget for vurderingene du gjør som leder. Derfor er kvaliteten på regnskapsføringen avgjørende for hvor godt du klarer å styre økonomien. Hvis kostnader er feil godkjent, ført på feil sted eller havner i feil periode, vil regnskapet gi et misvisende bilde av situasjonen, og dermed også et svakt grunnlag for styring.

Det kan føre til at du tror du har kontroll, samtidig som du i realiteten er på vei mot et mer- eller mindreforbruk. Særlig periodisering er viktig: hvis kostnader havner i feil måned, kan avvik se større eller mindre ut enn de faktisk er.

Derfor er det avgjørende at du enten selv, eller gjennom medarbeiderne dine, sikrer god kvalitet i føringen.  Følg med på at grunnlaget du styrer etter er riktig. Er du i tvil, avklar med noen som har rett kompetanse, for eksempel en erfaren lederkollega eller økonomiavdelingen.

God økonomistyring starter med et regnskap du kan stole på.

En prognose viser hvordan du forventer at året vil ende, basert på det du vet nå. Den viser om du ligger an til å bruke mer eller mindre enn budsjettet ved årets slutt. Prognosen er nyttig fordi den gir deg et bilde av utviklingen frem i tid, slik at du kan oppdage avvik og justere kursen underveis.

Prognoser er en del av den løpende økonomioppfølgingen gjennom året. I praksis vil du utarbeide prognoser:

• tidlig i året, for å få en første indikasjon på utviklingen
• løpende, når du følger med på kostnadene
• ved avvik, for eksempel ved økt sykefravær eller uventede kostnader
• ved faste rapporteringstidspunkter
  
  

Prognosen lages ved å kombinere tre ting: hva som er planlagt (budsjett), hva som har skjedd (regnskap), og hva som vil påvirke utviklingen fremover.

Foto: BehaviourLab

I praksis innebærer det å utarbeide en prognose at du:

• ser på forbruket så langt i året
• sammenligner med budsjettet
• vurderer hva som vil påvirke kostnadene fremover, for eksempel bemanning, aktivitet og sesongvariasjoner
• anslår hva forbruket totalt vil bli for året
  
  

Prognosen er en vurdering du som leder gjør, basert på både tall og kunnskap om egen drift. Det er du som kjenner aktiviteten, bemanningen og driften best, og som må vurdere hvordan dette vil påvirke resten av året. Økonomifunksjonen kan bidra med tallgrunnlag og beregninger, men selve vurderingen og eierskapet til prognosen ligger hos deg.

Prognoser gjøres ofte i kommunens budsjett- eller økonomisystem, for eksempel i Framsikt, Visma Enterprise eller lignende løsninger. Mange kommuner bruker også Excel og analyseverktøy som Power BI som støtte til bearbeiding, visualisering og oppfølging. Hvilket system som brukes varierer fra kommune til kommune. Sjekk derfor med din nærmeste leder eller økonomiavdelingen hvilke verktøy dere skal bruke.  

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

Det finnes flere måter å komme i gang med prognosearbeidet på. Start med å snakke med nærmeste leder og gå gjennom fjorårets budsjett og regnskap. Økonomifunksjonen kan gi innsikt i hvordan året normalt utvikler seg, og om det er kjente forhold som påvirker økonomien. Når du har fått bedre oversikt, kan det også være nyttig å involvere medarbeiderne dine.

God praksis er å oppdatere prognosen jevnlig og bruke den aktivt til å følge utviklingen. Jo tidligere du ser at det kan bli et mer- eller mindreforbruk, desto større handlingsrom har du til å gjøre justeringer.

God økonomistyring tar utgangspunkt i budsjett, regnskap og prognose. Budsjettet er rammen du styrer etter, regnskapet viser hva som faktisk er brukt, og prognosen hjelper deg å se fremover.

Som leder må du sikre god kvalitet på regnskapsføringen, slik at du har et pålitelig grunnlag å styre etter. Det innebærer blant annet at kostnader må være godkjente, ført på riktig sted og i riktig periode.

Over tid utvikler du kompetanse gjennom praksis, dialog og aktiv bruk av tallene i hverdagen. Som leder er rollen din å følge med på utviklingen og stille spørsmål når noe ikke stemmer.  

Ta utgangspunkt i budsjettet du har ansvaret for, og gjør en enkel gjennomgang av den økonomiske situasjonen i din enhet. Reflekter over spørsmålene under:

• Budsjett: Hva er de største postene i budsjettet ditt? Hva driver kostnadene mest i din enhet, og er det forhold du allerede nå vet vil påvirke utviklingen gjennom året?
  
  
• Regnskap og oppfølging: Hvordan følger du med på regnskapet i dag? Er det poster du er usikker på, eller områder der du opplever at det er krevende å få oversikt?
  
  
• Prognose: Hvis du skulle anslå hvordan året vil ende, hva tror du vil påvirke utviklingen fremover? Er det forhold som kan føre til mer- eller mindreforbruk?
  
  
• Støtte og samarbeid: Hvem kan du be om hjelp når du er usikker eller har behov for få bedre innsikt i tallene?