Samarbeid og støtte i konflikt

En konflikt kan fort virke større enn den er, og det er normalt å kjenne på usikkerhet rundt hvordan du skal gripe inn. Derfor er det nyttig å høre hvordan andre har løst lignende situasjoner. Samtidig er det viktig å vise varsomhet i personkonflikter og å være bevisst på hvem og hvor mange du involverer når du søker støtte.

Å dele erfaringer og drøfte saken med andre ledere på samme nivå kan gi deg både innsikt og nye perspektiver. Andre kan se mønstre du overser, eller foreslå en annen tilnærming du ikke har tenkt på. Når du setter ord på saken, sorterer du også dine egne tanker. Det kan hjelpe deg å se klarere og opptre mer rolig.

Slik kan du bruke lederkollegaer som støtte:

• Tenk på kollegaer i tilsvarende rolle som betrodde sparringspartnere som kan gi deg støtte. Bruk ledernettverket ditt bevisst når du kjenner at du står fast.
  
  
• Legg frem situasjonen nøkternt: hva har skjedd, hvordan oppleves det og hva vurderer du å gjøre?
  
  
• Vær åpen for innspill og nye perspektiver. Er det noen som har erfaring fra lignende situasjoner? Hvordan løste de det?
  
  

Som leder er det samtidig viktig å ivareta fortrolighet og personvern: Del saken på et overordnet nivå, uten navn eller detaljer som kan gjenkjennes.

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

Noen konflikter er mer dyptgående og komplekse enn andre. Det kan handle om personlige relasjoner, uklare roller, samarbeidsproblemer eller gjentatte brudd på forventninger. Din nærmeste leder og HR kan støtte deg i å vurdere både de juridiske, organisatoriske og menneskelige sidene av saken. De kan også gi råd om når det er behov for en mer formell tilnærming, for eksempel knyttet til dokumentasjon, oppfølging eller tydelige rammer for dialog.

Hva dette innebærer:

• Ta kontakt med din nærmeste leder eller HR når du kjenner deg usikker på veien videre.
• Beskriv saken kort: hva gjelder konflikten, hvor lenge har den pågått og hva har du gjort så langt?
• Avklar om din nærmeste leder eller HR bør delta i møter fremover, eller om du bør fortsette å håndtere saken selv.
• Gi informasjon til HR og/eller egen leder når konflikten berører flere personer, skaper uro i miljøet eller kan få ringvirkninger videre.
  
  

Foto: BehaviourLab

Det krever selvinnsikt å kjenne egne grenser og å merke når en situasjon blir for krevende. Det er viktigere å reflektere over hvordan du selv blir berørt og hvordan dette påvirker håndteringen, enn å presse deg til å stå i mer enn du faktisk tåler. Det gagner verken deg som leder eller de som er involvert i konflikten.

Foto: BehaviourLab

I noen tilfeller kan du som leder selv bli en del av konflikten. Å erkjenne dette kan være nødvendig for å sikre at situasjonen håndteres på en god og tillitvekkende måte. Det handler om å ta ansvar og vurdere hva som best tjener prosessen videre.

Foto: BehaviourLab

Det er ikke alltid at det kun er to parter i en konflikt. Noen ganger er det flere parter. Når det er tilfelle, øker både kompleksiteten og risikoen for at konflikten sprer seg. Dynamikken endrer seg raskt, allianser kan oppstå, misforståelser forsterkes og konflikten kan få konsekvenser for arbeidsmiljøet. I en slik situasjon er det ekstra viktig at du som leder søker støtte for å sikre tydelige rammer. HR kan bidra med struktur, dokumentasjon og forankring slik at prosessen oppleves rettferdig og forutsigbar. 

Foto: BehaviourLab

Når en konflikt oppstår, kan både verneombud og tillitsvalgte være viktige støttespillere, men de har ulike roller og ansvar.

Verneombud
Verneombudet har et helhetlig ansvar for arbeidsmiljøet og kan involveres av leder ved behov. Gjennom observasjon og dialog kan verneombudet bidra med innsikt i forhold som påvirker konflikten. Dette kan blant annet handle om hvordan arbeidet er organisert, uklare roller og ansvarsområder, manglende avklaringer i kommunikasjonen eller ledelsesprioriteringer som skaper friksjon.

Denne innsikten kan gi deg som leder et bedre grunnlag for å forstå hva som bidrar til konflikten og hva som kan justeres for å legge bedre til rette for både løsning og forebygging av nye konflikter.

Tillitsvalgte
Tillitsvalgte representerer og støtter den ansatte, og kan kun involveres dersom den ansatte selv ønsker det. De kan bidra til trygghet og ryddighet i prosessen og hjelpe den ansatte med å formulere sine opplevelser på en hensiktsmessig måte. Dette kan bidra til bedre forståelse, både for lederen og for den ansatte selv.

I personlige uenigheter mellom ansatte må du som leder være ekstra varsom. På mange arbeidsplasser er det én tillitsvalgt som representerer flere ansatte, mens det andre steder finnes ulike tillitsvalgte for ulike fagforbund. Dersom to ansatte i en konflikt ønsker å bruke samme tillitsvalgt, vil det være vanskelig å ivareta begge, siden tillitsvalgte ikke kan ivareta motstridende interesser samtidig. I slike tilfeller kan det være mer hensiktsmessig å involvere HR eller bedriftshelsetjenesten (BHT) som nøytrale støttespillere.

Tips til prosessen

• Avklar roller: Du som leder har ansvar for prosessen. Tillitsvalgte støtter den ansatte. Verneombudet har fokus på arbeidsmiljøet.
  
  
• Involver riktig: Du kan alltid kontakte din nærmeste leder for støtte og sparre med lederkollegaer du har tillit til ved behov. Verneombudet kan du som leder involvere. Tillitsvalgte involveres kun dersom den ansatte selv ønsker det.
  
  
• Bruk HR som støtte: HR kan bidra med struktur, dokumentasjon, forankring og tydelige rolleavklaringer.
  
  

Sammen kan dere bidra til å gjenopprette tillit, samarbeid og ro i avdelingen og sikre at konflikten håndteres på en trygg og profesjonell måte.

Foto: BeHaviourlab

Foto: BehaviourLab

Se Arbeidstilsynets sider om varsling

Som leder står du ikke alene i møte med konflikter. Rundt deg finnes kollegaer, nærmeste leder, HR, tillitsvalgte og verneombud som kan støtte deg på ulike måter. Å be om hjelp øker sjansen for å finne gode løsninger og å få bevegelse i konflikten.

Bruk lederkollegaer du har tillit til for sparring, og vær samtidig bevisst på personvern. Snakk om situasjonen på et overordnet nivå, uten å dele opplysninger som kan identifisere enkeltpersoner. Når en ansatt velger å involvere tillitsvalgt, er det viktig å være klar over at tillitsvalgtes rolle er å støtte den ansatte. Dette kan samtidig bidra til en mer ryddig og konstruktiv dialog.

Verneombud kan involveres av deg som leder for å gi innsikt i forholdene rundt konflikten og hvordan disse påvirker situasjonen og arbeidsmiljøet. Når situasjonen blir mer krevende, bør nærmeste leder eller HR involveres for å sikre struktur, rolleavklaring og korrekt håndtering.

Vær særlig oppmerksom dersom du selv er en del av konflikten, eller hvis saken handler om mobbing, trakassering eller varsling. I slike tilfeller bør andre overta ansvaret for prosessen for å sikre tillit, objektivitet og en rettferdig håndtering.  

Reflekter over følgende spørsmål:

• Hvordan kan du bruke lederkollegaene dine som sparringspartnere i vanskelige saker og konflikter? Hvilken situasjon kunne du hatt størst utbytte av å få hjelp til?
  
  
• Når bør du involvere nærmeste leder eller HR i en konflikt? Er det en sak du har nå der du har behov for støtte, og i så fall hvordan vil du gå frem?
  
  
• Hvordan opplever du samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud i dag? Hva kan du gjøre for å bygge tillit og styrke samarbeidet i forkant av en eventuell konfliktsituasjon?
  
  

Velg ett av spørsmålene, og test ut svaret ditt i praksis. Noter hva som fungerte, hva som overrasket deg og hva du vil gjøre annerledes neste gang.  

Konfliktogram: et verktøy for grupper som skal bidra til bedre konfliktforståelse som grunnlag for god konflikthåndtering i bedriftene.

Litteratur:

Sverre Blandhol: Konfliktkoden, forstå hva som foregår i en konflikt. Fagbokforlaget 2021

Kjell Ekstam: Håndbok i konflikthåndtering. Cappelen Dam, akademisk, 6 opplag 2020