Forebygging av konflikter

Konflikter på jobb handler ofte om enten sak eller relasjon. Sakskonflikter handler om uenighet knyttet til mål, ressurser eller arbeidsoppgaver. Relasjonskonflikter oppstår når samarbeidet skurrer, tilliten er lav eller når noen føler seg urettferdig behandlet. I praksis er det ofte glidende overganger mellom de to. For eksempel kan en uklar eller skjev arbeidsfordeling oppleves som personlig urettferdighet hvis relasjonen mellom kolleger allerede er anspent.

Mye kan forebygges ved å bygge tillit i det daglige. Som leder må du være synlig og til stede, også når alt fungerer. Kjenner du folk godt, oppdager du raskere endringer som at en engasjert medarbeider blir taus eller trekker seg unna. Slike signaler kan være tidlige tegn på konflikt og er lettere å oppdage når du allerede har etablert en god relasjon.

En del av å bygge relasjoner er også å etablere en tydelig tilbakemeldingskultur. Når det er vanlig å gi hverandre ærlige og konstruktive tilbakemeldinger, blir det lettere å ta opp små ting før de vokser seg store.

Foto: BehaviourLab

Som leder styrker du relasjonene rundt deg ved å lytte, følge opp og vise interesse. Når ansatte opplever at du er oppmerksom og ser dem, blir det også lettere å si ifra tidlig. Samtidig må du være bevisst på hvordan du selv håndterer synspunkter, uenighet og bekymringer. Psykologisk trygghet oppstår når det er rom for å stille spørsmål, gjøre feil og være uenig, uten frykt for negative reaksjoner.

Foto: BehaviourLab

Les mer om hvordan du kan utvikle en god tilbakemeldingskultur i Modul 2, trinn 2: God dialog. 

Foto: BehaviourLab

Å følge opp det som blir sagt handler om å vise at tilbakemeldinger tas på alvor. Når ansatte opplever dette, skaper det trygghet for å si ifra også neste gang. En kultur preget av åpenhet og tillit oppstår ikke av seg selv; den må bygges og vedlikeholdes. Som leder setter du standarden: Din væremåte, kroppsspråk og ordvalg viser hvordan dialog og uenighet håndteres i teamet.

Foto: BehaviourLab

Mange konflikter har sammenheng med hvordan arbeidet er organisert (Kilde: Heen, Arbeidsforskningsinstituttet). Når roller er uklare, ansvar ikke er tydelig plassert og prioriteringer mangler forankring, skaper det grobunn for frustrasjon. Typiske faresignaler i arbeidshverdagen kan være at flere ansatte tror de har ansvar for samme oppgave, eller at ingen vet hvem som faktisk har det. Det samme gjelder når krav og forventninger oppleves som uklare eller urealistiske.

Foto: BehaviourLab

Når organisering, roller og ansvar er uklart, blir samarbeid ofte krevende. Som leder er det derfor ditt ansvar å tydeliggjøre hva du forventer og å avklare hvor grensene går mellom ulike roller. Oversikten under viser hva du konkret kan gjøre.

Foto: BehaviourLab

Uenighet er en naturlig del av arbeidslivet. Når mennesker med forskjellige perspektiver jobber tett sammen, kan det oppstå ulike syn på mål, løsninger og prioriteringer. Dette er både sunt og nødvendig så lenge relasjonen oppleves som trygg og samtalen er konstruktiv. Som leder må du øve på å skille mellom uenighet som utvikler og forbedrer, og uenighet som er i ferd med å låse seg. Mange konflikter kunne vært unngått dersom slike situasjoner ble håndtert tidligere.

Foto: BehaviourLab

Uenighet går over til å bli en konflikt når det svekker relasjoner, skaper frustrasjon og forstyrrer arbeidsflyten. Din viktigste oppgave som leder er å gripe inn tidlig. Du må være oppmerksom, stille spørsmål og tørre å ta initiativ til å snakke sammen når du merker at noe skurrer. Uenighet som tas på alvor før den blir personlig eller fastlåst, er lettere å løse.

Foto: BehaviourLab

Disse signalene dukker ofte opp tidlig, mens det fortsatt handler om sak og relasjonen er intakt. Som leder er det viktig å fange opp små endringer i atferd eller tone, og ta en samtale før ting får sette seg. Slike samtaler kan gjøre en stor forskjell nettopp fordi temperaturen fortsatt er lav og det er rom for å snakke om det som faktisk skjer. 

Konflikter kan forebygges gjennom gode relasjoner. Når du er til stede i hverdagen og kjenner medarbeiderne dine, fanger du lettere opp signaler på uro. Still åpne spørsmål, lytt aktivt og gi ærlige tilbakemeldinger. Tydeliggjør roller og ansvar, og vær oppmerksom på små tegn på uenighet. Som leder setter du standarden for samspillet i teamet. Med tilstedeværelse, trygghet og åpenhet bidrar du aktivt til å forebygge konflikter i hverdagen.  

Reflekter over følgende spørsmål:

• Hva betyr det for deg som leder å være til stede for dine ansatte? Hvordan kan du bidra til trygghet og vise at du er tilgjengelig?
  
  
• Hvordan kan du oppdage tidlige signaler på uro eller uenighet i teamet?
  
  
• Hvordan kan du gjøre roller og ansvar tydelige og sørge for at alle har en felles forståelse?
  
  

Velg ett av spørsmålene, og test ut svaret ditt i praksis i hverdagen med dine ansatte. Noter hva som fungerte, hva som overrasket deg, og hva du vil gjøre annerledes neste gang.