Følg opp og juster underveis

For å kunne følge utviklingen i praksis, må du være tilstede i hverdagen til medarbeiderne dine. I tillegg til møter og planlagte oppdateringer er det viktig at du setter av tid til å være ute i avdelingen.

Å være tilstede handler ofte om små, konkrete handlinger i hverdagen. For eksempel kan du:

• ta korte runder i avdelingen og spørre hvordan det går
• være tilstede når nye arbeidsmåter prøves ut
• ha uformelle samtaler i løpet av arbeidsdagen
• lytte til spørsmål, bekymringer og erfaringer fra medarbeiderne
• bidra til avklaringer og støtte når nye arbeidsmåter prøves ut
  
  

Foto: BehaviourLab

Det er ofte mye som skjer samtidig og mange oppgaver som skal håndteres i en endringsprosess. Da er det fristende å håndtere alt fra skrivebordet.

Foto: BehaviourLab

Når medarbeidere opplever at du som leder er tilgjengelig og bryr deg om hvordan endringen påvirker arbeidshverdagen deres, blir det lettere å dele erfaringer, gi tilbakemeldinger og ta opp det som oppleves krevende.

Foto: BehaviourLab

Indikatorene dere avklarte i planleggingsfasen (se Endringsledelse 1) er nyttige å bruke når dere skal følge opp underveis. De gjør det lettere å se hvordan det går, og gir et felles utgangspunkt for gode samtaler om hva som fungerer, og hva som bør justeres.

Foto: BehaviourLab

Eksempler på dette kan være hvor mange som har tatt i bruk en ny rutine, hvor lang tid en oppgave tar å gjennomføre, eller hvordan brukerne opplever tjenesten.

Indikatorene gjør det mulig å gå fra generelle opplevelser til mer konkrete diskusjoner om hva som faktisk skjer i praksis, og kan være spesielt nyttig i samtaler med medarbeiderne.

Foto: BehaviourLab

For at indikatorene skal fungere til sin hensikt, bør de vurderes og følges opp i de aktuelle møtearenaene dere har. Indikatorene har størst verdi når de brukes aktivt i felles fora der man kan tolke dem, diskutere dem og bli enige om hva man gjør videre. Som leder bør du sørge for at utviklingen tas opp jevnlig i for eksempel:

• avdelingsmøter eller teammøter
• faste møter med tillitsvalgte og verneombud
• ledermøter eller prosjektmøter
  
  

Ved å gjøre dette blir det enklere å følge utviklingen over tid. Dette handler om å bruke indikatorene til å støtte gjennomføringen og sikre at nye arbeidsmåter faktisk tas i bruk.

Foto: BehaviourLab

Indikatorene gir ikke nødvendigvis alle svarene, men de kan hjelpe dere å stille bedre spørsmål:

• Er vi på riktig vei?
• Fungerer den nye praksisen slik vi hadde tenkt?
• Er det noe vi bør justere?

Når du gjennomfører en endring, vil du nesten alltid møte situasjoner der noe ikke fungerer som planlagt. Noen ganger vil du oppdage slike utfordringer gjennom erfaringer og observasjoner i arbeidshverdagen. Andre ganger vil indikatorene du følger opp gjøre det synlig. Hvis utviklingen går i en annen retning enn planlagt, bør du stoppe opp og undersøke: Hva kan det skyldes?

Foto: BehaviourLab

Ved å gå gjennom disse spørsmålene blir det lettere å se hva som skaper friksjon, og hva som bør justeres. Du kan bruke tilnærmingen både alene og i samtaler med tillitsvalgte, verneombud, endringsagenter og andre medarbeidere.

Det kan også være nyttig å diskutere situasjonen med andre, for eksempel:

• din nærmeste leder
• andre ledere eller ledergruppen
• tillitsvalgte eller verneombud
• styringsgruppe eller arbeidsgruppe

Noen ganger er det også nødvendig å løfte saker videre til nærmeste leder for avklaringer eller prioriteringer, for eksempel når:

• gamle og nye oppgaver konkurrerer om samme tid
• noe må nedprioriteres for at endringen skal fungere
• ansvarsforhold mellom enheter er uklare
• justeringer påvirker flere deler av organisasjonen

Når slike avklaringer tas tidlig, blir det ofte lettere å rydde opp i hindringer før de utvikler seg til større problemer i gjennomføringen. Ofte kan det handle om strukturer og arbeidsmåter som må justeres, for eksempel:

• forenkle rutiner og redusere unødvendige steg i arbeidet
• rydde bort gamle krav eller oppgaver
• tydeliggjøre prioriteringer: hva er viktigst akkurat nå?
• justere arbeidsprosesser eller møteformer slik at de støtter den nye måten å jobbe på
• endre oppgavefordeling hvis belastningen blir skjev

Når vi ser at noe virker, selv i liten skala, skaper det mestring. Det senker terskelen for neste steg og gjør det lettere å holde endringen i gang. Over tid kan små forbedringer gi betydelige resultater – og bidra til at dere når målet.

I praksis handler det om å legge merke til det som fungerer, og gjøre det synlig. Ikke bare vente på de store resultatene, men anerkjenne de små tegnene på at dere er på rett vei. Det kan være at flere tar i bruk en ny rutine, at en oppgave går raskere, eller at noen har funnet en smartere måte å løse noe på.

Men selv om mange vet at det nyttig å løfte frem det som fungerer, er det ofte vanskelig å få det til i praksis.

Foto: BehaviourLab

For deg som leder holder det ikke å håpe at folk legger merke til det som fungerer. Du må først trene deg selv til å styre din egen oppmerksomhet dit, og så aktivt løfte det frem der det er naturlig: i formelle møter, i gangen og ute i avdelingen.

Hvis ikke vil samtaler og oppfølging raskt dreie seg om avvik, problemer og det som gjenstår. Det gir et skjevt bilde av hvordan det faktisk går, og gjør endringen tyngre enn nødvendig.

Foto: BehaviourLab

Små seire viser at noe er i bevegelse. En enkel måte å gjøre dem synlige på er å bruke møtearenaene dere allerede har; personalmøter, teammøter eller korte oppfølgingsmøter.

I disse møtene kan du for eksempel:

• spørre hva som fungerer bedre nå enn da dere startet
• trekke frem en konkret forbedring du selv har lagt merke til
• be en medarbeider dele en positiv erfaring med de andre
  
  

Dette handler ikke om å overse problemer, men om å balansere bildet. Når fremgang blir synlig, er det lettere for medarbeidere å se at innsatsen gir resultater, og å fortsette.

Å følge opp og justere underveis handler om å være tett på det som skjer i praksis, og bruke det du ser til å styre videre. Indikatorer er et viktig verktøy for å følge utviklingen, og bør brukes aktivt i møtene dere allerede har for å skape felles forståelse og avklare hva som må justeres.

Når utfordringer oppstår, er det viktig å stoppe opp, undersøke hva de skyldes og involvere relevante personer. Ofte handler det om å rydde i prioriteringer, arbeidsmåter eller rammer for arbeidet.

Samtidig må du bevisst løfte frem det som fungerer. Små tegn på fremgang skaper mestring og gjør det lettere å holde motivasjonen oppe. Når fremgang blir synlig, øker også sannsynligheten for at endringen lykkes.  

Ta utgangspunkt i en konkret endring du selv har vært en del av, enten som leder eller medarbeider. Reflekter over spørsmålene under:

• Følge utviklingen:
  Hvordan fulgte du med på hvordan endringen fungerte i praksis? Hva viste om noe fungerte godt, eller ikke? Hvilke kilder brukte du; indikatorer, erfaringer fra medarbeidere eller observasjoner i arbeidshverdagen?
  
  
• Stoppe opp og justere:
  Hvilke situasjoner oppstod der du måtte stoppe opp og vurdere veien videre? Hva gjorde du av konkrete justeringer?
  
  
• Samarbeid og sparring:
  Hvem sparret du med underveis i gjennomføringen? Hvordan brukte du for eksempel tillitsvalgte, verneombud, endringsagenter, lederkollegaer eller nærmeste leder?
  
  
• Små seire:
  Hvor oppmerksom var du på små fremskritt underveis? Hvordan brukte du disse til å skape motivasjon og fremdrift?