Slik skaper du varig endring

Overgangen fra prosjekt til ordinær drift er en sårbar fase. Det er her endringen skal bli en naturlig del av arbeidshverdagen og vare over tid.

Noen endringer er tydelige og synlige i arbeidshverdagen, for eksempel når enheter slås sammen eller tjenester legges ned. Da er endringen bygget inn i strukturer og rammer, og blir lettere å holde fast ved.

Andre endringer er mindre synlige. Det gjelder særlig hvordan vi jobber i det daglige: som nye rutiner, samarbeidsformer eller måter å løse oppgaver på. Slike endringer er mer avhengige av atferd og vaner, og krever derfor mer aktiv oppfølging over tid for å sette seg.

Uavhengig av hva endringen handler om: Hva skal til for at den blir varig?

I avslutningen av prosjektperioden er en viktig lederoppgave å legge til rette for at den nye praksisen blir videreført i drift. Før prosjektet avsluttes, bør du samle de som har jobbet aktivt med å gjennomføre endringen til en siste gjennomgang. Bruk dette møtet til å avklare:

• hvem som har ansvaret for videre oppfølging
• hvordan den nye praksisen skal fanges opp i faste møter og rapportering
• hvordan erfaringer fra prosjektet eventuelt skal overføres til andre områder
• om systemene og prioriteringene støtter den nye måten å jobbe på
• om medarbeiderne har fått tilstrekkelig opplæring til å ta ansvar videre
  
  

Denne gjennomgangen bør du som leder ta initiativ til. Du kan invitere til et møte der dere går gjennom spørsmålene, noterer hva som bør følges opp, og avklarer hvem som har ansvaret etter prosjektet formelt er avsluttet.

Når ansvar for oppfølging er tydelig plassert, øker sjansen for at den nye praksisen faktisk blir fulgt opp videre.

Nye arbeidsmåter blir først varige når de blir en del av de systemene som styrer hvordan arbeidet gjøres. Det betyr at den nye måten å jobbe på må gjenspeiles i hvordan arbeidet organiseres og følges opp over tid.

Det kan for eksempel handle om:

• rutiner og prosedyrer
• møtestrukturer
• opplæring
• rapportering
• prioriteringer i arbeidshverdagen
  
  

Oppdateringer og justeringer i slike strukturer kan gjøre en stor forskjell. Under følger tre eksempler på hvordan dette ble løst i praksis.

Eksempel: Bruk av eksisterende møtestruktur

Foto: BehaviourLab

Eksempel: Opplæring av nyansatte

Foto: BehaviourLab

Eksempel: Prosedyrer og systemer

Foto: BehaviourLab

Når slike grep tas i bruk, flyttes endringen gradvis fra prosjekt til struktur. Da blir den ikke lenger avhengig av ekstra oppmerksomhet eller engasjement, men av hvordan arbeidet faktisk er organisert i hverdagen.

Når strukturer, rutiner og opplæring støtter den nye praksisen, øker sjansen for at endringen setter seg. Men dette er ikke alt. Den nye praksisen må også støttes av ledelse og kultur, slik at den blir en del av det som oppleves av «slik vi gjør det hos oss».

Alstahaug kommune har oppnådd gode resultater i arbeidet med heltidskultur. Selv om det er lenge siden prosjektet ble gjennomført, står resultatene fortsatt sterkt. I filmen deler de erfaringer fra hvordan de har jobbet for å gjøre endringen til en naturlig del av arbeidshverdagen, og for å opprettholde den over tid.

En ny praksis begynner å sette seg når medarbeidere ikke lenger bare gjør det fordi prosjektet pågår, men fordi endringen oppleves som en naturlig del av arbeidshverdagen. Over tid merkes det ved at:

• medarbeidere bruker den nye praksisen uten å bli minnet på det
• kolleger hjelper hverandre med å gjøre det på den nye måten
• nye medarbeidere raskt lærer hva som er forventet
• gammel praksis i mindre grad benyttes som et alternativ
  
  

Foto: BehaviourLab

For å skape varig endring må den nye praksisen gå fra prosjekt til en naturlig del av arbeidshverdagen. Overgangen til ordinær drift er avgjørende og krever tydelig ansvar og oppfølging.

Som leder må du sikre at endringen bygges inn i systemer som rutiner, møter, opplæring og prioriteringer. Samtidig må du sørge for at den forankres i kultur og ledelse, slik at den oppleves som «slik vi gjør det hos oss».

Over tid kjennetegnes varig endring ved at medarbeidere bruker den nye praksisen i det daglige, støtter hverandre og lærer den videre til nye kolleger. Din rolle som leder er å følge opp, legge til rette for læring og være oppmerksom på tegn til tilbakefall, slik at praksisen videreutvikles og varer over tid.  

Ta utgangspunkt i en konkret endring du selv har vært en del av, enten som leder eller medarbeider. Reflekter over spørsmålene under:

• Ble endringen en varig del av arbeidshverdagen? Hvorfor eller hvorfor ikke?
• Hvilke rutiner, systemer eller prioriteringer støttet den nye praksisen?
• Hvordan merket dere at den nye måten å jobbe på begynte å sette seg?
  
  

Hva kunne dere gjort annerledes for å sikre at endringen ble varig?