Publisert: 26.06.2026

Forventningsgapet og de store endringene som er nødvendig, må ikke bare kommuniseres eksternt.  En vellykket omstilling avhenger av god intern forankring i hele organisasjonen og av at alle folkevalgte forstår bakgrunnen for de viktige valgene de må ta.

Klarspråk er et av de viktigste strategiske verktøyene vi har og er en bærebjelke for endring. I tillegg må vi gjøre tall og prognoser relevante og forståelige. Hvordan bidrar vi til at budskapet ikke bare handler om kutt og begrensninger, men også om prioriteringer, muligheter og felles ansvar?

Bygg felles virkelighetsoppfattelse over tid

Kommunikasjonsarbeidet må støtte ledere i å stå trygt i krevende dialoger og samtidig gi ansatte innsikt i hvorfor endringer skjer – og hva de betyr i praksis. Det handler om å oversette komplekse utviklingstrekk til en felles forståelse som gjør det mulig å handle.

Vi må bygge en felles virkelighetsoppfattelse over tid. Budskapet må selvsagt tilpasses målgruppen, men historien som formidles må være den samme. Dersom vi klarer å bygge forståelse for situasjonen og et eierskap til at alle har et ansvar for å finne løsningen, er det lettere å få alle til å trekke i samme retning.

Det betyr at budskapet må gjentas over lang tid. Det tar litt tid å akseptere at morgendagens kommune blir noe helt annet enn vi er vant til i dag. Både i kommunen og i lokalsamfunnet må folk få tid til å undre seg, spørre og tenke og snakke sammen. Innsikten kommer gradvis, og da kommer også motivasjonen for å være med å skape fremtiden sammen.

Verktøykassen

Nedenfor deler vi tips, råd og eksempler på hvordan kommunene kan jobbe aktivt med å formidle forventningsgapet og løsningene på en måte som engasjerer, involverer og skaper retning. Innholdet er basert på praksis i flere kommuner.

Vi har prøvd å tilpasse forslagene, slik at tiltakene kan gjennomføres uten bruk av for mye ressurser og tid. Noe er tips som en kommunikasjonsansvarlig kan gjøre, andre er tips som kommuneledelsen kan stå bak selv. Verktøyene er laget med utgangspunkt i at det er administrasjonen som tar initiativ til dem, men de kan være nyttige for folkevalgte og andre aktører også.

Vi har delt inn verktøykassen i tre hovedmålgrupper (ledere, medarbeidere og folkevalgte), men flere verktøy kan brukes i flere sammenhenger.

Ledere

  1. Årlig forventningsbrev fra kommunedirektøren til alle med lederansvar
    Begynn året med å sende ut et brev til alle ledere der kommunedirektøren er tydelig på hva som forventes av lederne i løpet av året. Følg opp med rapporteringssamtaler i løpet av året.

Tema kan for eksempel være: Økonomistyring, innbyggerdialog, endringsprosesser i organisasjoner, innovasjonstakt, involvering og engasjering av medarbeiderne.

Tips: La gjerne nærmeste leder få et avsnitt med sine forventninger, så blir brevet mer personlig og treffsikkert.

  1. Ledersamlinger
    Sørg for å bygge felleskap og relasjoner blant kommunens ledere. Samle dem til ledersamlinger med jevne mellomrom. Dette kan være digitale møteplasser, korte strategisamlinger og lengre ledersamlinger med innledning og workshop.

Tips: Fordele deltakerne i grupper på tvers av kommunalområdene og få dem til å danne relasjoner utenfor sin vanlige fagsilo.

  1. Kommunikasjon som en viktig del av rekruttering, prøvetid og personaloppfølging
    Ønsker vi ledere som kommuniserer godt, må vi ansette ledere som kan kommunisere godt. Sørg for at kommunikasjon er en viktig del av stillingsutlysninger, intervjuguider, onboardingsprosesser, oppfølgingssamtaler i prøvetiden og medarbeidersamtaler over tid.

Tips: Sørg for at kommunikasjon er med i malverket for intervjuguider og medarbeidersamtaler.

  1. Lederutviklingsprogrammer
    Lag et lederutviklingsprogram over for eksempel to år som er obligatorisk for alle ledere som berøres av forventningsgapet. Del gjerne deltakerne opp i faste grupper som har oppgaver mellom samlingene. Knytt temaene til forventningsgapet, viktige kommunale prosesser, kommuneplan og økonomi – og handlingsplanen. Gi deltakerne en form for «sertifisering» på slutten. Tenk interkommunalt og samarbeid gjerne med større og mindre kommuner i nærområdet slik at ressursene deles og kommer til nytte på tvers av kommunegrensene.

Tips: Bruk eksisterende ledersamlinger og kompetanse i egen organisasjon, så holdes tidsbruk og kostnader nede.

  1. Rydd i styringsdokumenter
    Mange kommuner har for mange og for kompliserte styringsdokumenter. Ta en gjennomgang og kutt ut det som ikke trengs. Rendyrk noen få elementer og jobb med dem. Samle sammen alle handlingsplaner, temaplaner, strategier, retningslinjer, årsplaner, budsjettdokumenter, verdibeskrivelser og snakk om hva man faktisk trenger for å styre kommunen. Foreslå å avvikle det som faktisk ikke trengs.

Tips: Beholde kun kommuneplan, investeringsplan, økonomi- og handlingsplan og det som er ellers er direkte lovpålagt.

  1. Feire innovasjoner
    Sørg for at kommuneorganisasjonen skjønner viktigheten av nyskaping og innovasjon, prøving og feiling. Markér viktige innovasjoner – også eksperimenter som ikke er suksessrike. Sørg for at lederne har insentiver til å innovere og oppfølgingstiltak for ledere som ikke innoverer.

Tips: Innfør en årlig innovasjonspris i kommunen – der alle de ansatte er med å stemme frem vinneren.

  1. Felles språk gir felles virkelighetsoppfattelser
    Lag felles presentasjoner og dokumenter når organisasjonen skal gjennom viktige prosesser. Da hindrer du for mye lokale tilpasninger i hvordan dette jobbes med.

Tips: Lag forslag til workshoper som alle lederne kan gjennomføre i sine avdelingsmøter.

  1. Få lederne på banen – la dem bruke stemmen sin offentlig
    Selv om kommunene er politisk styrte, har administrative og faglige ledere viktige stemmer i den offentlige samtalen. Alle må bidra om omgivelsene skal forstå hvilke situasjon kommunene står i. Gjør det tydelig at det er positivt og ønskelig at kommunens ledere deltar i det offentlige ordskiftet i relevante kanaler, som for eksempel LinkedIn, Kommunal Rapport og bransjetidsskrift. Hei dem frem, lik og kommenter når de engasjerer seg.

Tips: Lag en fellesveileder for tips og råd og rolleforståelse.

Ansatte

1. Direktekommunikasjon med ansatte 
I det offentlige praktiserer vi som oftest linjeprinsippet for internkommunikasjon. Det vil si at informasjon går opp og ned i organisasjonen via nærmeste leder. Dette fungerer vanligvis svært godt, fordi de fleste kjenner nærmeste leder. Men de ulike lederne formidler ikke alltid budskapet likt, og dermed kan det ende opp med ganske store forskjeller på nøyaktig hva som kommuniseres helt ut i organisasjonen.

Ved store og kontroversielle prosesser der det er viktig at alle får det samme budskapet, kan det være verdt å bryte linjeprinsippet.

Tiltak kan være:

    • Digitale allmøter som kommunedirektøren har om viktige prosesser. Legg det til et tidspunkt der mange har tid til å delta, men sørg for å ta det opp, slik at alle kan se det i etterkant.
    • Felles e-post med informasjon fra kommunedirektøren ut til alle ansatte.

Tips: Send gjerne e-posten til alle lederne dagen før det digitale allmøtet, så er de forberedt dersom det kommer noen spørsmål.

Tilsvarende kan du også få direkteinnspill fra de ansatte. I forkant av store prosesser som økonomi- og handlingsplan, store temaplaner eller kommuneplaner, kan du opprette digitale forslagsbokser, for eksempel via forms. Da sikrer du at du får inn alle idéene, ikke bare de som de ulike lederne dine har godkjent at du får se. Du må være forberedt på tydelige meldinger, men det har du bare godt av!

Tips: Bruk gjerne helt anonyme formsskjema, så er det ingen som er redd for å få kritikk for kontroversielle forslag.

 

2. Bruk faglige samlinger til endringsarbeid
Involvere de ansatte tidlig i større kommunikasjonsprosesser. Hva trenger de av budskap og verktøy for å forstå og gjennomføre endring? Hvordan skal vi prioritere slik at vi får tid og kapasitet til å gjennomføre en endringsprosess. Hvordan kan vi stimulere til oppgavedeling og samskaping på en trygg måte som ikke utfordrer lovverket og forsvarlige tjenester: Hva kan andre enn oss bidra med – og hva krever det av oss?

Tips: Bruk fagsamlinger som testkaniner. Få dem til å ta et kritisk blikk på utkast til materiell, kommunens nettsider eller et politisk saksdokument. De har garantert noen interessante perspektiver.

3. Involver tillitsvalgte og ansatte
God forankring hos de tillitsvalgte i kommunen kan være forskjellen på suksess og fiasko. Her er det alt å vinne på å spille med åpne kort og involvere godt. God dialog, mange møteplasser og tidlig involvering gjør at de tillitsvalgte kan bidra til å forklare og forankre en endringsprosess til sine medlemmer.

I tillegg kan andre ansatte som er engasjerte i endringsprosessene involveres og være ambassadører i ulike sammenhenger. De kan også bidra i lederutviklingsprogrammer og opplæringstiltak.

Tips: Gjennomfør et årlig treffpunkt mellom ledergruppen og de hovedtillitsvalgte og utfordre dem til å bli med på årets utviklingsprosesser.

 

4. Innarbeid en fast forventningsstyring og en interesse for samskaping og oppgavedeling
Gjennomgå kritisk alle tekster, nettsider, vedtaksmaler og styringsdokumenter. Er disse i tråd med omstillingen som skal skje?

Tips: Her er noen spørsmål du kan stille:

  • Forbereder vi mottakerne på endring?
  • Skjønner innbyggerne at de i fremtiden må ta mer ansvar for seg selv?
  • Blir de inspirert til å bidra mer til fellesskapet?
  • Åpner vi for samskaping og oppgavedeling?
  • Rydder vi unna i frykt og motstand mot teknologi og automatisering?
  • Gjør vi folk klare for nye tjenester?

5. Videohilsen fra ledelsen

Ansatte kan oppleve at det er stor distanse mellom ledelsen og ansatte i store omstillingsprosesser. Dette kan du bryte ned ved å gjøre ledelsens arbeid mer tilgjengelig. En ukentlig videohilsen fra kommunedirektøren eller noen i ledergruppen der en forteller litt om det man har gjort, vekker interesse og forståelse hos de ansatte. Fokuser gjerne mest på situasjoner der du har besøkt virksomheter eller fått tilbakemeldinger fra innbyggerne. Vær litt personlig og fortell litt om hva du tenker, men på en positiv og fremtidsrettet måte. Dette kan du filme selv med mobilen, og legge ut med svært lite redigering.

Tips: Husk at det er krav til teksting av video, også de som kun er til internbruk. Det kan KI hjelpe deg med.

6. Fortelle de gode historiene
Løfte frem suksesser, vellykkede forsøk, fornøyde brukere og engasjerte ansatte i media og gjennom kommunens kommunikasjonskanaler. Noe av det mest effektive tiltaket for å løfte internkulturen er god og positiv eksternkommunikasjon. Løft frem personene som har gjort jobben, og det vil gå deg godt.

7. Korte digitale miniseminarer
I overgangen til fremtidens velferdskommune er det mye man ønsker å formidle til de ansatte. Dette kan gjøres under korte digiale påfyllsmøter på teams, som tilgjengeliggjøres i opptak til ansatte som ikke kan se det direkte. Her kan man på 15 – 20 minutter overføre litt kunnskap. Det kan være tekniske tips og råd, KI-tips, opplæring i oppdatert programvare, en suksesshistorie med et endringsprosjekt, juridiske tips, gjennomgang av kommunebudsjettet for neste år, helsetips fra hovedverneombudet, osv.

 

Eksempler

Digitale seminarer

"14-knekken" er digitale miniseminarer for ansatte i Nordre Follo.

 

Filmer i internkommunikasjonen i Bjørnafjord

Bjørnafjorden kommune har laget flere filmer som de bruker for å spre budskapet om endring internt. De er knyttet til innsatstrappa i helse- og omsorgstjenestene. 

Filmene blir først og fremst internt, på for eksempel digitale ledefrokoster, avdelingsmøter o.l. Filmene skal si noe om bakgrunnen for endringene og forklare hva innsatstrappa egentleg betyr – hvor avgjørende det er med tidlig innsats og forebygging.

Bjørnafjordens utgangspunkt er at det er ledere og ansatte i kommunen som først og fremst må endre måten å tenke, jobbe og levere tjenester på i møte med samfunnsendringene. Derfor har de prioritert internkommunikasjon om Innsatstrappa, før de kommuniserer direkte med innbyggarane.

 

Internkommunikasjon om endring i Bømlo

I Bømlo kommune har PwC gjort en uavhengig gjennomgang av hvilke utfordringer kommunens drift står overfor og behov for endringer. Et mål har vært å skape felles forståelse internt før PwCs rapport ble kommunisert eksternt. Ansatte skal få informasjon først.   

Lenkeblokk Icon Les kommunikasjonsplanen om PwC-rapporten her Lenkeblokk Icon Les informasjonen til ansatte her

Informasjonen til ansatte er blant annet i form av kommunedirektørens faste ukesbrev til alle de over 1.000 ansatte i kommunen.   

Folkevalgte

  1. Bruk økonomi- og handlingsplanen strategisk
    Budsjettprosessen i kommunen kan være en kjempemulighet til å forankre utviklingen som kommunen står overfor i neste budsjettperiode. Budsjettet trenger ikke bare være noe som legges frem og diskuteres på høsten. På vårparten kan det legges opp til små korte runder med folkevalgtopplæring på kunnskapsgrunnlaget som budsjettet bygger på. På et litt lengre budsjettseminar på våren, kan kommunedirektøren legge frem noen dilemmaer og mulige tiltak som kommunestyret kan reflektere over, uten å vedta noe.

Tips: Husk kommuneloven. Budsjettseminarer må være åpne og tilgjengelig for alle.

Økonomi- og handlingsplanen kan også brukes som et grunnlag for å skape felles virkelighetsoppfattelse:
Se hvordan eksempel «en ny virkelighet» fra Nordre Follo Nordre Follo kommune gjorde dette i sin økonomi- og handlingsplan for 2026 - 2029

  1. Ærlighet fører til eierskap og modne avgjørelser
    Det ligger i vår natur å fremstille ting så fordelaktig som mulig. Vi ønsker at arbeidet vårt skal være godt, vi ønsker at kommunen skal ha godt omdømme. Mange velger derfor å fremstille situasjonen som lysere enn den er.

Det er det mange grunner til å gjøre, men da gjør man ikke politikerne i stand til å ta vanskelige avgjørelser. Hvis de folkevalgte er godt og helt ærlig orientert om situasjonen i kommunen på godt og vondt, har de all informasjon til å fatte modne avgjørelser, også i vanskelige saker. Det skaper også eierskap hos de folkevalgte. Det er ikke lengre kommunedirektøren versus politikere, det er felles ansvar for en felles virkelighet.

  1. Gi politikerne nok tid til å modnes
    Administrasjonen jobber ofte over lang tid med kompliserte saker, som de folkevalgte kun får noen uker til å jobbe med før vedtak skal fattes. Problemstillinger som administrasjonen har diskutert nøye og veiet opp mot ulike alternativer, kan komme som overraskelser på folkevalgte og folket som har valgt dem. Bruk derfor god tid til å la store prosesser modne. Involver de folkevalgte så tidlig som mulig, gi dem tilgang til opplæring og bakgrunnsinformasjon før saken er ferdig utredet.

Tips: Legg frem en sak som orienteringssak uten vedtak i møterekken før den skal realitetsbehandles. Da får alle nok tid til å behandles sakene internt før vedtak.

  1. Minimer planstrategien
    Innen et år etter et kommunevalg, må alle kommunestyrer behandle planstrategien. Her velger kommunestyret blant annet hvilke planer kommunen skal lage, følge og rullere i løpet av perioden. Her er det mulig å rydde mye og spare mye ressurser. Her burde det holde med kun det som er lovpålagt.

Tips: Vis kommunestyret hvor mange timer og hvor stor kostnaden er for hver plan.

  1. Øke det politiske handlingsrommet
    Økt statlig styring og stram kommuneøkonomi har redusert de folkevalgtes opplevelse av handlingsrom. Men administrasjonen i kommunen kan gjøre mye for å øke politikernes handlingsrom. Gode saksframlegg kan styrke lokaldemokratiet. Gi flere alternative løsninger i saker som krever politiske prioriteringer. Redegjør for konsekvenser på ulike områder, ikke bare økonomi. Bruk klart språk i kortere og tydeligere saksframlegg.

Tips: Les om og ta i bruk malen for gode politiske saksframlegg som KS har fått laget

Eksempel: Budsjett- og økonomiplan-prosessen fra flere kommuner. Les her om prosessen i Nordre Follo: Omstilling og kuttforslag i Nordre Follo - Framsikt

  1. Vær aktiv på folkevalgtopplæring
    Sikre at alle folkevalgte får en god onboarding på starten av perioden med grundig folkevalgtopplæring. Fyll gjerne på med jevne runder med folkevalgtopplæring gjennom perioden.

Tips: Her kan du bruke interne krefter eller alliere deg med nabokommuner. KS sitt folkevalgtprogram har også mange spennende innledere.

  1. Bruke høringer som ventil
    Høringssaker fra det offentlige kan bidra til gode debatter og økte motivasjonen i kommunestyret. Skriv gjerne høringsuttalelser med flere alternative valg eller bruk språklige virkemidler for å skrive litt tydelige og eksplisitte meldinger. En god høringsdebatt kan føre til opplevelsen av økt lokalpolitisk handlingsrom.

Tips: KS-debatthefte er en god anledning for en god diskusjon i kommunestyret. (Debatthefte 2026)