Slik lykkes du med større forskningssøknader

Hvordan knekke koden med større forskningssøknader? Og hva skjer i samspillet mellom kommuner og forskningsmiljøer som faktisk lykkes med søknadsprosessen? På oppdrag fra KS, har bedriften Village Green sett på en relativt uutforsket prosess, nemlig selve søknadsløpet i større forskningssøknader. Funnene peker tydelig i én retning: Vellykkede forskningssøknader handler like mye om organisering, timing og relasjoner, som faglig kvalitet.

EURekka

Flere av funnene bygger på erfaringer fra det KS‑ledede EU‑nettverket for klimatilpasning - EUReKKa, som jobber for at kommuner, fylkeskommuner, forskningsaktører og andre skal lykkes med samarbeid om søknader til Horisont Europa – EUs program for forskning og innovasjon.

Funn i rapporten «Samskaping mellom kommunal sektor og forskningsaktører i større forskningssøknader» bygger på en kombinasjon av litteraturgjennomgang, spørreundersøkelse, fysisk arbeidsverksted og fokusgruppeintervju. Samlet gir dette et kunnskapsgrunnlag som viser hva som faktisk kreves for å lykkes med forskningssamarbeid – sett fra både kommunal sektor og forskningsaktørenes ståsted.

Søknadsutvikling er også samskaping

En gjennomgående innsikt i rapporten er at selve søknadsarbeidet må forstås som en samskapingsprosess. Det er her felles problemforståelse, tillit og retning etableres – eller ikke.

Altfor ofte kommer kommuner inn for sent i prosessen, når forskningsspørsmålene allerede er definert. Da reduseres rollen til å være case-leverandør, framfor reell medutvikler. Rapporten viser at prosesser med høy kvalitet kjennetegnes av tidlig involvering og rom for å utforske utfordringer sammen – gjerne lenge før en konkret utlysning ligger på bordet.

Kjenner igjen

--Dette kjenner vi oss igjen i, fra erfaringer i EUReKKa-nettverket. Deltakerne oppgir at tidlig oppstart, gjerne før en konkret utlysning foreligger, kan være avgjørende for å koble riktige aktører, utvikle felles problemforståelse og sikre forankring i egen organisasjon, sier Thea Forsberg, prosjektleder for EUReKKa.  

For mange kan dette bety et skifte i tankesett: Søknaden er ikke bare et produkt som skal leveres, men et resultat av relasjoner som må bygges steg for steg.

Start med behovet

Ikke overraskende, er et tydelig funn at prosjekter med høy relevans for kommunal sektor tar utgangspunkt kommunale behov, planer og strategier.

Når kommunale utfordringer legges til etter at prosjektideen er utviklet, kan dette gå utover kvaliteten på samskapingen. Rapporten viser at prosjekter som springer ut av reelle utfordringer, ofte lykkes bedre med forankring og dermed gir større nytte for deltakerne, uavhengig av om søknaden når helt fram.

Ulike motivasjoner må tas på alvor

Samarbeid mellom kommuner og forskningsmiljøer er ikke alltid friksjonsfritt.  Se for eksempel  EUReKKa-webinaret "Forskningslivet og kommunal hverdag – råd for å bli bedre kjent"  Rapporten peker på tydelige forskjeller i hva partene vektlegger i det de går i gang med samarbeidet: Kommuner er opptatt av samfunnsnytte og anvendbarhet, mens forskningsmiljøer gjerne prioriterer faglig nyhetsverdi.

Dette er ikke et problem i seg selv – men det må håndteres aktivt. Tidlig forventningsavklaring og bevisst arbeid med felles språk er avgjørende for å unngå misforståelser senere i prosessen. Flere aktører trekker fram behovet for en tydelig koordinator eller brobygger som kan fasilitere dialog mellom aktørene og sikre framdrift på tvers av sektorer.

Ledelsesforankring er ikke valgfritt

En annen klar forutsetning for å lykkes er forankring i kommunal ledelse. Større forskningssøknader er tid- og ressurskrevende prosesser. Uten tydelig støtte og prioritering blir det vanskelig å frigjøre kapasitet – særlig for fagpersoner i pressede tjenester.

Rapporten viser at kommuner som lykkes, har avklart ambisjonsnivå og rammer tidlig. De har også ofte én person, eller en liten kjerne, med mandat til å følge med på muligheter, bygge relasjoner og utforske ideer over tid.

Mer enn prosjektmidler

Et viktig bidrag fra rapporten er et bredere blikk på hva som regnes som «suksess». Vellykket samskaping måles ikke bare i om man fikk midler. Læring, relasjoner, felles forståelse og økt kapasitet i egen organisasjon er også resultater – og ofte helt avgjørende for å lykkes neste gang. Kanskje kan partnerskapet og ideene brukes inn i et annet søknadsløp?

Dette perspektivet gir et mer realistisk og bærekraftig utgangspunkt for kommuner som ønsker å jobbe strategisk med forskning.

Fra funn til praktisk verktøy

For å gjøre funnene mer tilgjengelige og enklere å ta i bruk i praksis, vil KS følge opp rapporten med en mer anvendbar og digital framstilling. Målet er å omsette innsiktene til konkrete aksjonspunkter som kommuner og fylkeskommuner kan bruke aktivt i egne søknadsprosesser – som en slags sjekkliste gjennom utviklingsløpet.

- Mye av det vi ser i EUReKKa, er at kommuner trenger konkrete holdepunkter gjennom hele søknadsprosessen. Ved å sammenlikne funnene fra rapporten med erfaringene fra nettverket, ønsker vi å gjøre forskningssamarbeid mer håndterbart for flere. Vi vil lage et støtteverktøy i søknadsarbeidet – en «EUReKKa-oppskrift», som blant annet kan brukes i kartlegging av hva som må avklares, hvem som bør involveres og når ulike valg bør tas - gjerne før en konkret utlysning foreligger, sier Thea Forsberg, prosjektleder for EUReKKa.

En tydelig oppfordring

For kommuner og fylkeskommuner som vurderer å delta i større forskningssøknader, er budskapene klare:
Start tidlig. Start med egne behov. Og bruk søknadsprosessen aktivt som en arena for samskaping, læring og organisasjonsutvikling.

KS oppfordrer kommunene til å ta rapporten i bruk – i ledergrupper, i dialog med forskningspartnere og som støtte i vurderingen av nye muligheter nasjonalt og i EU. Gode forskningssøknader starter ikke ved skrivebordet rett før fristen, men i bevisste og strategiske valg om retning, samarbeid, relasjonsbygging og prioriteringer.