Slik håndterer du reaksjoner

Endring vekker følelser. Noen reagerer umiddelbart når du kommuniserer nyheten, mens andre trenger tid før det synker inn. Reaksjonene kan variere fra sjokk og fornektelse til nysgjerrighet, tilpasning og etter hvert aksept. Folk beveger seg frem og tilbake mellom disse og opplever en eller flere av disse reaksjonene med ulik styrke. Reaksjoner er verken riktige eller gale, de bare er.  

Foto: BehaviourLab

Som leder kan du ikke kontrollere reaksjonene og når de kommer. Du skal heller ikke tolke for mye. Husk at følelsene sjelden handler om deg som person. Ofte handler de om selve endringen og usikkerheten den skaper. Noen få sterke negative stemmer betyr ikke at alle er kritiske, på samme måte som et par entusiastiske medarbeidere ikke nødvendigvis representerer hele gruppa.  

Som leder kan reaksjoner i endringsprosesser oppleves som motstand eller manglende vilje til endring. Ofte skyldes de imidlertid andre forhold. Ved å undersøke hva som ligger bak reaksjonene, kan du få tilgang til viktig informasjon.

Du kan for eksempel stille åpne spørsmål som: 

• Hva i arbeidshverdagen gjør det vanskelig å gå i gang med endringen?
• Hva trenger du av meg som leder for å få dette til å fungere?
• Hvilke fordeler eller ulemper har dette for dere eller brukerne?                                              

Slike spørsmål kan gjøre det lettere å skille mellom reaksjoner som handler om følelser i øyeblikket, og reaksjoner som peker på reelle utfordringer med endringen.

Foto: BehaviourLab

Hvordan du responderer på reaksjonene som kommer, har stor betydning. Som leder er du en stemningsbærer. Kroppsspråk, tonefall og tilstedeværelse setter stemningen lenge før ordene dine gjør det. Er du åpen og rolig, senker du temperaturen. Er du stresset og anspent, har det motsatt effekt. Derfor er det viktig å ha kontroll på egne følelser før en krevende samtale: Hva kan trigge deg, og hvordan vil du respondere?

Når du skal inn i individuelle samtaler relatert til endringen, er det derfor lurt å forberede seg. Du kan gjøre forberedelsene alene eller sammen med en lederkollega, nærmeste leder eller HR. En vanlig fallgruve er å ville forklare, roe ned for raskt eller “fikse” situasjonen eller reaksjonen til medarbeideren. Når du er bevisst egne automatiske reaksjoner, blir det lettere å møte medarbeideren med ro og tilstedeværelse. Se for deg situasjonen fra medarbeiderens perspektiv. Hva er det med denne endringen som kan utløse reaksjoner?

Kanskje er det snakk om nedbemanning på en avdeling. Eksempler på mulige reaksjoner er gråt, irritasjon, oppgitthet, ønske om å avbryte samtalen, sterke utsagn eller behov for å trekke seg unna. Når du vet hva slags reaksjoner som kan komme, blir det enklere å vurdere hvordan du vil møte dem. Lag deg en enkel oversikt som vist under. For hver mulig reaksjon noter hva du ønsker å gjøre eller si dersom dette skjer. Hold det kort og konkret. 

Foto: BehaviourLab

Foto: BehaviourLab

Forberedelser gir deg et godt grunnlag for å møte reaksjoner. Samtidig vil reaksjoner utvikle seg der og da. Når reaksjoner oppstår, kan det derfor være nyttig å ha en enkel fremgangsmåte å støtte seg på. 

Det viktigste du gjør som leder, er å møte reaksjoner med anerkjennelse, ro og nysgjerrighet. Når følelsene får plass, legger du til rette for en tryggere og mer effektiv dialog.

Foto: BehaviourLab

Under følger en forklaring på trinnene fra filmen.

Foto: BehaviourLab

Dette verktøyet kan brukes i både planlagte og korte samtaler. Jo mer du trener på dette, jo lettere blir det å møte reaksjoner på en god måte når de oppstår. 

Reaksjoner er en naturlig del av endring. Når medarbeidere skal forstå og tilpasse seg noe nytt, vil det oppstå både spørsmål, usikkerhet og ulike følelser. Som leder er din oppgave å møte dette med ro, tilstedeværelse og åpenhet.

Reaksjoner kan ha mange uttrykk og årsaker. Det som kan oppleves som motstand, handler ofte om usikkerhet eller konkrete utfordringer. Ved å lytte og stille åpne spørsmål, kan du forstå hva som ligger bak og bruke det som nyttig innsikt i det videre arbeidet.

Hvordan du som leder møter reaksjoner, har stor betydning. Du setter tonen i samtalen og påvirker tryggheten i rommet. Forberedelse gjør deg bedre rustet, men det viktigste er å møte medarbeiderne med anerkjennelse, nysgjerrighet og respekt når reaksjonene oppstår.

Når du gir rom for følelser og samtidig hjelper medarbeiderne videre, bidrar du til tryggere dialog, bedre forståelse og en mer konstruktiv vei gjennom endringen.  

Ta utgangspunkt i en konkret endring du har stått i som leder eller medarbeider. Reflekter over spørsmålene under:

Reaksjoner: Hvilke reaksjoner møtte du (eller observerte du) i starten av endringen? Hvordan utviklet de seg over tid?

Forstå hva som ligger bak: Hva tror du reaksjonene handlet om – usikkerhet, konkrete utfordringer eller noe annet? Hva fikk du øye på når du lyttet nærmere?

Håndtering: Hvordan ble reaksjonene møtt? I hvilken grad ble de anerkjent og tatt på alvor før man gikk videre til løsninger?

Din rolle: Hvordan påvirket din (eller lederens) tilstedeværelse stemningen og tryggheten i gruppen?

Tilstedeværelse og dialog: Hvordan ble det lagt til rette for samtaler og oppfølging underveis? Hva fungerte godt, og hva kunne vært gjort annerledes?

Egen læring: Hva tar du med deg videre? Hva vil du gjøre konkret for å møte reaksjoner med mer ro, nysgjerrighet og tydelighet i fremtidige endringer?