Planlegging og kommunikasjon

Som leder skal du ofte gjennomføre endringer som er besluttet politisk eller administrativt. Din oppgave er da å omsette beslutningen til praksis og sikre at den gir ønsket resultat. For å lykkes må du først forstå hva som skal endres og hvorfor. Deretter må du gjøre endringen konkret og relevant for medarbeiderne dine: Hva betyr dette for deres hverdag? Hva skal de gjøre annerledes? Jobb sammen med tillitsvalgte og verneombud og sørg for at medarbeiderne får en reell mulighet til å påvirke innenfor de rammene som er gitt.

I dette kurset bruker vi begrepet endring om tiltak som påvirker hvordan arbeidet planlegges, organiseres eller gjennomføres i praksis, for eksempel nye arbeidsprosesser, endret organisering eller nye måter å samarbeide på. I offentlig sektor brukes også begrepet omstilling, særlig når endringene er større eller påvirker flere deler av organisasjonen. I praksis handler begge om å gå fra en etablert måte å jobbe på til en ny.

I filmen tar vi utgangspunkt i at endringer ofte kommer ovenfra, at beslutningen allerede er tatt før du skal gjennomføre den. Slik oppstår mange endringer i kommunen/fylkeskommunen. Samtidig kan endringer også starte lokalt, som initiativ fra deg eller medarbeiderne dine. Utgangspunktet har betydning for hva som er fastsatt på forhånd, og hva du selv kan påvirke i prosessen.

Foto: BehaviourLab

Felles for begge er at du kan påvirke hvordan endringen gjennomføres i din avdeling. Selv når vedtaket ligger fast, kan du påvirke hvordan dere organiserer endringen, hvem som involveres og hva dere legger vekt på for å sikre en god prosess. 

Foto: BehaviourLab

I planleggingsfasen må du sette deg grundig inn i bakgrunnen for endringen. Hva skal endres og hvorfor? Hvilke konsekvenser kan den få? Hvem blir berørt?

Snakk med noen som kjenner godt til endringen, for eksempel din egen leder eller personer som har vært med på å utforme mandatet. Det gir deg et klarere bilde av hva som ligger bak beslutningen, hvilke forventninger som foreligger, og hva som er spesielt viktig når du skal gå i gang med planleggingen av endringen. 

Foto: BehaviourLab

Du må også avklare hvilke rutiner og krav som gjelder for endringen du har ansvar for. Kommunen/fylkeskommunen har ofte egne retningslinjer for hvordan ulike typer endringer skal planlegges, gjennomføres og dokumenteres. Dette gjelder både større omstillingsprosesser som organisasjonsendringer og nedbemanninger, samt mindre justeringer som nye arbeidsrutiner eller endret vaktplan. 

Foto: BehaviourLab

Avklaringsguiden er et praktisk verktøy som hjelper deg å få oversikt i starten av en endring. Den tar for seg fem områder som er relevante uansett type endring og omfang, og hjelper deg å avklare mål, rammer, risiko, behov for involvering og videre oppfølging. Slik får du struktur tidlig og et tydeligere bilde av hva dere skal få til, og hva som kan bli krevende.

Du kan bruke Avklaringsguiden som en enkel sjekkliste for deg selv, som støtte i dialog med din leder eller i samarbeid med tillitsvalgte og verneombud. Den kan også kombineres med prosjektmandat, fremdriftsplan eller kommunens egne maler. Hensikten er at guiden skal støtte mer bevisst planlegging og bidra til en raskere og mer strukturert oppstart.

Foto: BehaviourLab

Når rammene for endringen er tydelige og avklarte, og du har et overordnet bilde av hva som skal skje, er neste steg å vurdere hvor godt du forstår nåsituasjonen. Et viktig spørsmål er: Har vi tilstrekkelig innsikt til å gå videre, eller er det behov for å bruke mer tid på å oppnå en bedre forståelse av situasjonen før vi setter i gang?

Hvor omfattende denne vurderingen bør være, avhenger både av type endring og tiden som er tilgjengelig. I noen tilfeller vil det være riktig å hente inn mer innsikt før dere går videre. I andre tilfeller må dere starte gjennomføringen, og heller jobbe videre med å forstå nåsituasjonen underveis som en del av prosessen.

Ved endringer som kommer ovenfra, kan det allerede være gjennomført utredninger og analyser før vedtaket ble fattet. I slike tilfeller handler det først og fremst om å forstå hva vedtaket innebærer lokalt: Hvordan vil dette slå ut i vår enhet? Hvilke forhold må vi ta hensyn til i gjennomføringen?

Ved egeninitierte endringer er handlingsrommet som regel større. Da kan det være både hensiktsmessig og nødvendig å innhente mer kunnskap før dere fastsetter mål og tiltak, eller for å justere det som allerede er foreslått. Her kan det være nyttig å spørre: Hva er den faktiske utfordringen hos oss? Hva er de underliggende årsakene? Hvordan oppleves nåværende situasjonen for medarbeidere og brukere?

Foto: BehaviourLab

God situasjonsforståelse styrker kvaliteten i planleggingen og øker sjansen for at dere lykkes med gjennomføringen.  

I Alstahaug kommune opplevde ledere og medarbeidere at prosjektet «helhetlig pasientforløp» ikke ga ønskede resultater, til tross for solid innsats. De valgte derfor å stoppe opp og undersøke nærmere: Hadde de oversett noe som gjorde at tiltakene ikke ga effekt?

Tillitsvalgte og verneombud er viktige støttespillere i starten når du planlegger en endring. De er ofte tettere på kollegaer i driften og har god innsikt i hvor skoen trykker. Før endringen gjøres kjent for de ansatte, kan det være nyttig å få innspill på hva som kan bli krevende og hva du bør være spesielt oppmerksom på.

Involveringen kan gi deg nyttig innsikt i forhold som arbeidspress, rolleavklaringer, behov for opplæring og hvordan endringen kan påvirke kvaliteten for brukerne.

Dialogen kan være uformell dersom det er et godt samarbeid på plass, og informasjonen som deles håndteres fortrolig. Det er viktig at informasjonen ikke deles videre, slik at du som arbeidsgiver kan sikre at de ansatte informeres på riktig tidspunkt.

Tidlig og uformell involvering forutsetter også at dere har avklart roller og ansvar, og at det er en grunnleggende tillit i samarbeidet. Hvis dette ikke er på plass, kan sparringen skape mer uklarhet enn nytteverdi. Tenk derfor gjennom hvordan samarbeidet fungerer i dag og hva saken gjelder. Det er vanlig å skille mellom uformell sparring og formell medvirkning.

Foto: BehaviourLab

Les mer: Hovedavtalen på KS.no og Arbeidsmiljøloven (lovdata.no)

(Relevante bestemmelser er bla: Hovedavtalen del B § 1-4, arbeidsmiljøloven §§ 8-1, 8-2, 6-2, 15-2, 15-7 og 16-5)

Det er avgjørende at involvering gjennomføres når vilkårene i Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven er oppfylt. I slike tilfeller skal involveringen skje så tidlig som mulig.

Foto: BehaviourLab

Risikovurdering er en viktig del av planleggingen. Målet er å avdekke hva som kan gå galt i gjennomføringen, hvor sannsynlig det er og hvilke konsekvenser det kan få for arbeidsmiljø, drift og brukere. Jo større endringen er og jo større konsekvenser den kan ha, desto mer systematisk bør risikovurderingen være. Som leder har du ansvar for at vurderingen blir gjort og dokumentert. Samtidig trenger den ikke være mer omfattende enn nødvendig.

Bruk notatene fra avklaringsguiden og eventuelt innsiktsarbeidet dere har gjort som grunnlag, og velg nivå på risikovurderingen ut fra endringens risiko og kompleksitet.

Foto: BehaviourLab

Link til ROS-analyse

Risikovurderingen bør oppdateres når forutsetningene endrer seg underveis. I større endringer kan det være nyttig å avtale faste gjennomganger, for eksempel midtveis, før full implementering og etter en periode i drift.  

I planleggingsfasen bør dere avklare hvordan dere skal følge med på om endringen gir ønsket effekt. Tydelig oppfølging gjør det lettere å oppdage behov for justeringer underveis.

Velg noen få, relevante indikatorer som sier noe om det dere ønsker å oppnå. Sørg for at de henger tett sammen med målene, og avklar hvilke data dere trenger for å følge dem opp.

Foto: BehaviourLab

For å kunne følge utviklingen må dere avklare hvilke data dere trenger og hvor ofte dere skal følge opp. Slik kan dere gjøre det steg for steg: 

Foto: BehaviourLab

Eksempler på hvordan det kan se ut for ulike endringer:

Foto: BehaviourLab

Når dere ser utvikling og resultater underveis, bidrar det til å holde fokus og skape motivasjon.

Foto: BehaviourLab

I mange kommuner/fylkeskommuner finnes det folk som jobber med analyse, rapportering og styring, ofte i økonomi, HR eller fagstab. Undersøk hvilke ressurser som finnes hos dere, og bruk dem aktivt i planlegging og oppfølging av endringen.  

I planleggingsfasen legger du grunnlaget for resten av prosessen. Du må forstå hva som er besluttet, hvorfor endringen skal gjennomføres og hvilke rammer som gjelder.

En god endringsprosess forutsetter at du har oversikt over hvor dere står i dag, hvor dere skal og hvilke risikoer og konsekvenser som må håndteres. Det innebærer å vurdere nåsituasjonen og sørge for riktig involvering av tillitsvalgte og verneombud.

Bruk Avklaringsguiden til å tydeliggjøre mål, rammer, risiko og behov for involvering. Definer noen få, relevante indikatorer, og avklar hvordan dere skal følge opp disse underveis.

Når du kombinerer god involvering, bevisst risikovurdering og aktiv bruk av data, legger du et solid grunnlag for det videre arbeidet.  

Ta utgangspunkt i en konkret endring du selv har vært en del av, enten som leder eller medarbeider. Reflekter over spørsmålene under:

Mål og retning: Hva var målet med endringen og hvorfor ble den gjennomført? Var det tydelig hva som skulle endres?

Involvering: Hvordan ble tillitsvalgte, verneombud og medarbeidere involvert? Hvordan påvirket involveringen prosessen?

Planlegging og struktur: Hvilke rutiner eller verktøy ble brukt for å planlegge og styre endringen? Hvordan påvirket dette prosessen?

Risiko og læring: Hvordan ble risiko vurdert i planleggingen? Hvilken betydning fikk det for gjennomføringen?

Bruk av data: Hvilke indikatorer ble brukt for å følge utviklingen? Hvordan påvirket dette prosessen videre?  

Mange kommuner og fylkeskommuner har gode planmaler for endringsarbeid, sjekk hva som finnes der du jobber. For å støtte planleggingen, kan det være lurt å forhøre seg litt rundt. Snakk med lederkollegaer som har erfaring med lignende prosesser, din egen leder eller HR. De kan ofte peke deg mot gode maler, rutiner eller verktøy som allerede finnes. Hva du bør bruke, avhenger av typen endring du skal gjennomføre, om det er en mindre justering i egen enhet eller et større prosjekt på tvers av flere avdelinger.

I tillegg finnes det flere nasjonale ressurser som kan være nyttige å se på:

Tørn kommune-programmet støtter kommunene i organiseringen av arbeidet og arbeidstiden i helse- og omsorgstjenestene. Er endringen din en del av Tørn-arbeidet? Da kan du benytte prosessplanleggeren som er utarbeidet i programmet.

Guide til tjenesteinnovasjon tilbyr flere gode metoder og verktøy som kan være til nytte for endringsprosessen, blant annet finner du en god og enkel mal for fremdriftsplan.

Veileder for gevinstrealisering gir inspirasjon og verktøy som hjelper deg å planlegge, følge opp og dokumentere resultater av endringsprosesser.