Suksesskriterier og utfordringer i kommunenes kommunikasjon

Kommunikasjon med innbyggerne er en sentral oppgave for kommuner og fylkeskommuner, men i dag mangler samlet kunnskap om hvordan arbeidet blir gjennomført og er organisert. Det er noe av bakgrunnen for at KS har tatt initiativ til kartleggingen. Kartleggingen er gjennomført av Proba samfunnsanalyse og Høyskolen Kristiania på vegne av KS.

- Kartleggingen gir et grunnlag for kommuner og fylkeskommuner som ønsker å styrke sin kommunikasjon med innbyggerne. Rapporten løfter blant annet frem betydningen av å satse strategisk på kommunikasjon for å sikre et godt informert lokalsamfunn, sier kommunikasjonsdirektør i KS, Liv Merete Wiker.

Store forskjeller

Et hovedfunn i rapporten er at det er store forskjeller mellom små og store kommuner. Større kommuner og fylkeskommuner har gjerne egne kommunikasjonsenheter med flere ansatte og tilgang til fagkompetanse innen kommunikasjon. Mindre kommuner har derimot ofte verken egne kommunikasjonsavdelinger eller dedikerte ressurser til oppgaven. Kommunene informerer primært om sine tjenester, men også politiske prosesser, arrangementer og omdømmebygging er klassiske kommunikasjonsoppgaver i kommunal sektor. Krisekommunikasjon trekkes frem som et spesielt viktig for alle kommuner og fylkeskommuner, uavhengig av størrelse.

Flere utfordringer

Selv om mange kommuner ønsker å drive aktiv og åpen informasjon, peker flere på at det er krevende å nå ut til hele befolkningen, blant annet på grunn av fragmenterte medievaner. Tidlig og tillitsskapende kommunikasjon er vanskelig å få til, særlig når ressurser og kapasitet er begrenset. Mangel på tid, fagkompetanse og organisatorisk forankring er blant barrierene som fremheves i rapporten. Personvern og sikkerhetsvurderinger – særlig knyttet til bruk av sosiale medier – utgjør også et hinder for noen.

Suksesskriterier

Rapporten løfter fram flere grep som kan styrke det kommunikasjonsfaglige arbeidet i offentlig sektor:

• Dedikerte ressurser med kommunikasjonsfaglig kompetanse.
• God intern forankring og forståelse for at kommunikasjon er et felles ansvar i hele organisasjonen.
• Samarbeid på tvers av kommuner, både interkommunalt og regionalt, som gir gevinster i form av kompetanseheving, felles utviklingsarbeid og mer effektiv ressursbruk.
• Måling av effekt og måloppnåelse i kommunikasjonsarbeidet.

Krever mer enn publisering

Respondentene i undersøkelsen mener at aktiv informasjon, slik det følger av kommuneloven, ikke bare handler om å publisere innhold, men om å gjøre informasjon lett tilgjengelig, forståelig og nyttig for innbyggerne. Det handler også om å være oppsøkende, åpen og ærlig i dialogen med innbyggerne.

Rapporten viser at sosiale medier, kommunale nettsider og informasjonsmøter er de mest brukte kanalene for å nå ut til innbyggerne. Samtidig kommer det frem, at det å tilpasse budskapet til ulike målgrupper, er en praksis som kommunene vurderer som sentral i kommunikasjonsarbeidet.

6. mai arrangerte KS, i samarbeid med Kommunik, webinar der rapporten ble presentert under. Se opptaket under.