Bruk mediene aktivt

Kommunikasjonsmedarbeidere i kommuner og fylkeskommuner har et viktig ansvar for å gi råd til politiske og administrative ledere i møte med mediene.

Redaksjonelle medier er en viktig arena for kommunikasjon med innbyggerne. De er fortsatt svært viktige kilder til informasjon om politikk og samfunnsspørsmål, viser DFØs undersøkelse av medievaner.

Rådene om mediekontakt i denne artikkelen er hentet fra kommuner og fylker, KS, faglitteratur og presseorganisasjoner.

Åpenhet som demokratisk prinsipp

Åpenhet i offentlig forvaltning er grunnlovsfestet. Offentleglova har som formål «å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig».

Formålsparagrafen forklarer videre hvorfor det er viktig:
«… for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta.»

Kommunikasjonsmedarbeidere har et spesielt ansvar for  åpenhet i praksis.   

Hemmelighold virker motsatt. Når informasjon holdes tilbake, eller kommer sent, kan det oppstå tvil, uro og konflikt.

Hensynet til åpenhet gjør også at ansattes ytringsfrihet er særlig sterk i offentlig sektor. Ansatte har rett til å uttale seg kritisk om forhold på arbeidsplassen og i tjenestene. De uttaler seg da som privatpersoner, ikke på vegne av arbeidsgiver. Ytringsfriheten begrenses av taushetsplikt og lojalitetsplikt om ikke å skade arbeidsgiver. Dette er skjønnsmessig, men feilaktige, usaklige eller respektløse ytringer kan være bryte med plikten.

Medienes samfunnsrolle

Lokalmedienes rolle som vaktbikkje og debattarena må anerkjennes som en verdifull medspiller, ikke en mostander. Medienes jobb er å stille kritiske spørsmål på vegne av offentligheten. Vår oppgave er å gi råd til ledere og folkevalgte om å gi klare, konsise og korrekte svar. Og råd om å bruke mediene aktivt for å formidle viktig informasjon til innbyggerne.

Redaktørstyrte medier kjennetegnes av at de følger Redaktørplakaten og Vær Varsom-plakaten.

Vær varsom-plakaten (VVP) er etiske regler for redaktørstyrte medier i Norge, og er et rammeverk med plikter og rettigheter som vi ta utgangspunkt i vår dialogen med lokale medier.

Redaktørstyrte medier har en tydelig samfunnsrolle. De skal i tråd med Vær varsom-plakaten:

• Informere om det som skjer
• Avdekke kritikkverdige forhold
• Beskytte enkeltmennesker og grupper
• Legge til rette for debatt og ulike syn

Medienes plikter

Vær varsom-plakaten inneholder også retningslinjer om medienes forhold til kildene – inkludert ledere og folkevalgte i kommuner og fylker. Mediene skal:

• Gjøre premissene klare: Er dette et intervju det kan siteres fra eller en bakgrunnssamtale?
• Gjengi meningsinnholdet i det som brukes av intervjuobjektets uttalelser. Direkte sitater skal gjengis presist.
• Korrigere faktiske feil i uttalelser som er gitt, når kilder påpeker det.

Det er altså mediene som velger hvilke uttalelser de vil bruke fra et intervju. Sitatsjekk begrenser seg i utgangspunktet til å korrigere faktiske feil i det som er gjengitt.

Gode råd i kontakt med mediene

Gjelder for ledere, folkevalgte og kommunikasjonsrådgivere:

• Når mediene tar kontakt, finn ut hva saken handler om og be om tid til å komme tilbake med et svar.
• Relevante personer må snakke sammen og samordne: Ordfører, kommunedirektør, kommunalsjef, kommunikasjonssjef/-rådgiver.
• Få fakta, argumenter og budskap på plass.
• Ta stilling til hvem som skal uttale seg.
• Budskap: Hode og hjerte. Vær deg selv. Forklar med egne ord, på et språk folk forstår.
• Svar på spørsmål, også de ubehagelige. Åpenhet bidrar til en bedre opplyst offentlighet og bygger tillit. Bygg bro til hovedbudskapet som er viktig for deg å få fram.
• Forklar prosessen (hvordan) og konteksten (hvorfor) – ikke bare vedtak. Endringer blir lettere å forstå når folk ser hva som er vurdert underveis og vet hva som er begrunnelsen.
• Dere kan be om sitatsjekk. I utgangspunktet har dere rett til å rette opp faktiske feil i det som er gjengitt. Dere kan foreslå andre endringer, men her er det journalisten som avgjør hva som publiseres.

Bruk mediene – ikke bare forsvar deg mot dem

I endringsprosesser er det lett å bli reaktiv: Svare når kritikken kommer. Men ledere og folkevalgte i kommuner og fylker kan også ta kontakt og initiativ. Det bidrar til en bredere og mer opplyst debatt.

I proaktiv mediekontakt, bruk medienes egne metoder og kriterier. Saken bør inneholde en nyhet, være vesentlig for innbyggerne og noe de kan identifisere seg med. Vær konkret, bruk eksempler.

I tillegg til å spille inn forslag til redaksjonelle artikler, kan ledere og folkevalgte skrive egne innlegg. Det gir særlig mulighet til å forklare sammenhenger.   

Bygg kunnskap hos journalistene. Inviter til uformelle bakgrunnssamtaler eller arranger egne møter/seminarer for å gi journalister og redaktører innsikt i komplekse saksfelt. Når journalistene forstår sammenhengende bedre, reduseres risikoen for misforståelser og unøyaktigheter som kan skape unødvendig uro og støy.

I endringsprosesser bør kommunikasjon med ulike målgrupper starte tidlig. Det gjelder også mediene. Inviter dem til møter tidlig i budsjettprosessen, for eksempel, eller for å informere om omstillinger i tjenestene.

Endring krever mer kommunikasjon – ikke mindre!