Arkivforskriften på høring: Viktig sak for kommunene

I departementets høringsbrev gis det uttrykk for at: «Framlegget til ny forskrift vidarefører i stor grad dagens reglar, men med språklege forbetringar, forenklingar og tydelegare reguleringar av einskilde område. Forskrifta inneheld òg nokre reglar som er nye samanlikna med dagens reglar, mellom anna eit krav om at statlege organ som hovudregel skal avlevere arkiva sine digitalt. Målet med framlegget er å forenkle og modernisere regelverket for korleis arkiv skal sikrast, forvaltast og gjerast tilgjengelege.» Det fremgår videre av høringsbrevet at arkivlova trer i kraft 1. januar 2026. Departementet har som ambisjon at ny arkivforskrift også skal tre i kraft fra nevnte dato. Høringsfristen er 1. november 2025.

Høringsforslaget, som ble fremlagt 5. september 2025, vil erstatte gjeldende forskrift av
15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv og deler av forskrift 19. desember 2017 nr. 2286 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv (riksarkivarens forskrift).

Det er Riksarkivarens forskrift og ikke arkivloven som regulerer hva som skal arkiveres og hva som kan arkiveres eller som kan kasseres. Ved at arkiveringspliktene m.v. i det vesentlige blir videreført, er det relevant å si noe om Riksarkivarens forskrift, slik den nå lyder.

Om Riksarkivarens forskrift

Når Riksarkivarens forskrift pålegger kommuner og fylkeskommuner en plikt til å arkivere dokumenter, vil denne plikten normalt gå foran krav om sletting av opplysninger i samsvar med General Data Protection Regulation/personvernforordningen (GDPR).

Riksarkivarens forskrift (forskriften) kapittel 7 angir i del I innledende bestemmelser som er felles for staten og kommunene/fylkeskommunene. Dette gelder forskriftens § 7-3 om fastsettelse av oppbevaringstid før kassasjon, hvor det i første ledd slås fast: «For arkivmateriale som kan kasseres skal offentlige organer fastsette oppbevaringstid slik at arkivmateriale ikke kasseres før eventuelle dokumentasjonsbehov bortfaller. Oppbevaringstiden angir hvor lenge arkivmaterialet skal bevares før det tidligst kan kasseres.» I andre ledd beskrives ulike hensyn som skal vektlegges når oppbevaringstiden skal fastsettes.

I kapittel 7 del III angis generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950.

Fra og med forskriftens § 7-24 og til og med § 7-33 er det regulert for ulike sektorer hva kommunene er pliktig til å oppbevare. I forskriften § 7-23 er det gitt hjemmel for merbevaring, det vil si dokumentasjon som kommunen ønsker å bevare uten at kommunen er pliktig til det.

Riksarkivarens forskrifts betydning når opplysninger kreves slettet i samsvar med GDPR

Sonderingen mellom dokumentasjon som kommunen er pliktig til å oppbevare og dokumentasjon som kommunen ønsker å oppbevare, uten å ha plikt til det, er gitt betydning i noen saker for personvernnemnda hvor det var krevd sletting i samsvar med GDPR (personvernforordningen).

I sak PVN-2024-14 tok personvernnemnda stilling til en klage på Datatilsynets vedtak om ikke å slette en bekymringsmelding til barnevernet. Nemnda viste til at bekymringsmeldinger skal langtidsbevares etter regler i riksarkivarens forskrift. Fortsatt lagring var derfor nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for arkivformål i allmennhetens interesse, jf. artikkel 17 nr. 3 bokstav b og d. Bekymringsmeldingen kan da ikke kreves slettet etter artikkel 17 nr. 1.

I en annen sak for personvernnemnda, sak PVN-2023-47, krevde foreldrene i samsvar med GDPR artikkel 17 at personopplysninger i flere dokumenter om deres sønn, knyttet til to barnehager og en barneskole, skulle rettes og slettes.

GDPR artikkel 17 nr. 1 gir den registrerte rett til å få opplysninger om seg slettet på visse vilkår. Artikkel 17 nr. 3 bokstav b og d gjør unntak fra retten til sletting dersom behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (bokstav b) eller for arkivformål i allmennhetens interesse (bokstav d).

Nemnda viste til at forskriften § 7-23 hjemler at «det er opp til den enkelte kommune og fylkeskommune å avgjøre om den ønsker å bevare mer dokumentasjon» enn det den etter forskriften er pliktig til.

Videre uttalte personvernnemndas flertall: «Etter nemndas vurdering kan ikke denne bestemmelsen tolkes slik at den enkelte kommune eller fylkeskommune står helt fritt til å avgjøre hvilke dokumenter som skal arkiveres og hvilke som skal/kan kasseres. Dersom det ikke dreier seg om opplysninger som i henhold til forskriften skal langtidsbevares, må et fremsatt krav om sletting vurderes etter personvernforordningen artikkel 21 nr. 1. Det betyr at det må foretas en avveining av om det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran den registrertes interesser, rettigheter og friheter. Nemnda er ikke enig med Datatilsynet i at tilsynet ikke har kompetanse til å foreta denne vurderingen. Det er Datatilsynet som er tilsynsmyndighet når det gjelder krav om sletting etter artikkel 17. Det innebærer at Datatilsynet blant annet skal ta stilling til rekkevidden av unntakene som følger av artikkel 17 nr. 3. Dette gjelder også krav om sletting av arkiverte dokumenter hos offentlige myndigheter. At den offentlige myndighetens egen vurdering av om opplysningene er nødvendig for arkivformål i mange tilfeller vil tillegges stor vekt, endrer ikke på at Datatilsynet er rette myndighet for å ta imot og behandle slettekrav etter artikkel 17.

I forskriftens kapittel 7 del III er det fastsatt hvilke sakstyper som ikke kan slettes. Hvilke opplysninger som er undergitt arkivplikt (skal langtidsbevares) er ulikt for barnehager, skoler og barnevern. I og med at A og Bs slettekrav omfatter alle disse tre instansene, behandles disse hver for seg i det følgende.»

Etter en nærmere drøfting kom nemndas flertall til at kommunen ikke hadde påvist at det i dette tilfellet foreligger «tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran den registrertes interesser, rettighet og friheter», jf. personvernforordningen artikkel 21 nr. 1, når kommunen ikke er pliktig til å arkivere dokumentasjonen. En «tvingende berettiget grunn», slik undertegnede oppfatter det, er at Riksantikvarens forskrift innebærer en plikt til å arkivere dokumentasjonen.

Når en advarsel/tilrettevisning kreves slettet

Et praktisk viktig saksområde for krav om sletting i samsvar med GDPR gjelder personalforvaltningen, hvor den berettigede typisk krever slettet en advarsel/tilrettevisning. Personvernnemnda har hatt flere slike saker til behandling, med ulikt resultat. Disse sakene er det i denne sammenheng ikke rom for å gå nærmere inn på.  Advarsler er isolert sett ikke omfattet av de plikter til arkivering som forskriftens § 7-26 (1) fastsetter. Det er i bokstav g. nevnt «Ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold» som er noe annet en advarsel/tilrettevisning. En advarsel/tilrettevisning er ofte ment som en veiledning med varsel om mulige negative konsekvenser ved en eventuell gjentakelse av det kritikkverdige forholdet. Bokstav e. i forskriftens § 7-26 (1) innebærer arkiveringsplikt for «kommunens og fylkeskommunens håndtering av konflikter og varsling». Dersom en advarsel inngår i en kommunes håndtering av konflikter og varsling vil advarselen etter undertegnedes oppfatning være arkiveringspliktig, slik at det foreligger unntak for et slettekrav i GDPR artikkel 17 nr. 3 bokstav b. jf. artikkel 21 nr. 1.