Kommunens gjennomføring av nødvendige anskaffelsesaktiviteter

Rapporten bygger på en gjennomgang av eksisterende litteratur, utvikling av modenhetsindikatorer på anskaffelsesområdet basert på DFØs anskaffelsesundersøkelse, dybdeintervjuer med 11 kommuner i tillegg til innkjøpssamarbeid og fylkeskommuner, og workshop med styret i KSA.

Sentrale funn:

·       Kompetanse og forståelse i kommunens ledelse
Et sentralt suksesskriterium for velfungerende anskaffelser er at kommunens administrative ledelse har grunnleggende forståelse for anskaffelsesområdet. Dette omfatter kjennskap til anskaffelsesprosessen og hvordan anskaffelser kan benyttes som strategisk verktøy for å nå kommunens mål.

·       Ressurs- og kompetansemangel i små kommuner
Små kommuner rapporterer i stor grad at de mangler nødvendige ressurser og kompetanse til å gjennomføre sentrale faser i anskaffelsesprosessen. Mange har ikke dedikert personell til oppgaven, og ansvarlige har ofte flere andre roller. Dette skaper sårbarhet og reduserer kvaliteten i anskaffelsesarbeidet. Interkommunalt samarbeid benyttes i økende grad som en løsning, men disse samarbeidene varierer betydelig i organisering og ansvar.

·       Rolle- og ansvarsutfordringer i store kommuner
Store kommuner har større fagmiljøer og mer sentralisert organisering, men opplever på sin side utfordringer med koordinering og tydelig ansvarsdeling. Det er særlig behov for klare retningslinjer for når og hvordan anskaffelsesenheten skal involveres, og hvordan interne ressurser skal prioriteres.

·       Svak strategisk forankring og manglende rapportering
Få kommuner har operative strategier for anskaffelser. Selv om mange har en strategi som er forankret i ledelsen, mangler de styringsparametere, handlingsplaner og systematisk rapportering. Dette svekker strategiens funksjon som styringsverktøy og kan føre til at den ikke følges opp i praksis.

·       Kontraktsoppfølging blir ofte nedprioritert
Både små og store kommuner oppgir at de mangler ressurser og kompetanse til å følge opp kontrakter på en god måte. Det er behov for en risikobasert tilnærming og bedre oversikt over hvilke kontrakter som krever tettere oppfølging.

·       Vanskeligheter med å ivareta bærekraft og samfunnshensyn
Mange kommuner har utfordringer med å innarbeide og følge opp krav til klima, miljø, lønns- og arbeidsvilkår samt menneskerettigheter i anskaffelser.