1. Før oppstart – utføre analyser, signere avtaler og bestemme roller

Utføre DPIA og ROS

  • Alle kommuner som tar verktøyet i bruk Fiks smittesporing (DHIS2) må utføre DPIA og risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). KS har laget maler for slike DPIA og ROS,

Signere avtaler

  • Fiks smittesporing (DHIS2) ligger på KS sin plattform for digitale fellestjenester, Fiks-plattformen. Dersom kommunen ikke allerede har en databehandleravtale om bruk av Fiks-plattformen må den signeres.
  • Alle kommuner som skal bruke verktøyet må signere tjenestevedlegget «fiks smittesporing».

Avtalene må skrives ut og signeres av den som er ansvarlig for tjenesten i kommunen (vanligvis kommunalsjefen for det aktuelle tjenesteområdet). Avtalene sendes tilbake til KS på e-post til fiksavtaler@ks.no

Lenke til nettside med avtaler kommunen må signere 

Ta i bruk folkeregisteret i Fiks smittesporing
Fiks smittesporing har nå integrasjon mot det moderniserte folkeregisteret. For å få tilgang til registeret må kommunen godkjenne Skatteetatens bruksvilkår. Dere må også gi KS tilgang til å hente opplysninger fra registeret på vegne av dere.

Dere må derfor gjøre følgende:

  1. Dere må fylle ut skjemaet RF – 1514 «Søknad om tilgang til Folkeregisteret» i Altinn. Skjemaet må sendes inn for å godkjenne bruksvilkårene til det nye folkeregisteret. Se veiledningen «Utfylling av søknad om tilgang til folkeregisteropplysninger – RF1514».
  2. I Altinn må dere også tildele KS rettighet til å hente ut folkeregisteropplysninger på deres vegne. Se veiledningen «Hvordan delegere rettighet til KS».
  3. Dere må inngå avtale med KS om bruk av Fiks folkeregister.
  4. Dere må aktivere bruk av folkeregisteret i konfigurasjonen av Fiks smittesporing.

De tre første trinnene gir dere tilgang til Fiks folkeregister for hele kommunen. Det siste trinnet gir dere tilgang til folkeregisteret fra Fiks smittesporing.

Hvem kan sette opp tjenesten og tilganger?

For å sette opp tjenesten må dere ha administratortilgang til Fiks-plattformen. Hvis kommunen ikke har tilgang til Fiks-plattformen, må dere ta kontakt med KS på fiks@ks.no

  • Person med administratortilgang må logge seg inn og aktivere Fiks smittesporing i dashboard for tjenestene. Innlogging skjer via ID-porten.
  • Person med administratortilgang tildeler rollen systemansvarlig for Fiks smittesporing.
  • Systemansvarlig er ansvarlig for tilgangsstyring for alle brukere av løsningen. Tildeling av tilganger skjer ved innlogging samme sted, via ID-porten.

Hvilke opplysninger trenger du for å sette opp tjenesten? 

Før dere begynner å sette opp tjenesten, bør du ha disse opplysningene klare: 

  • Personnummer til den eller de personene som skal være systemansvarlig for Fiks smittesporing for kommunen/bydelene. Administrator/systemansvarlig skal senere gi tilgang til de som skal bruke Fiks smittesporing, oftest de som er i smitteteamet i kommunen og ev. de som skal ta ut rapporter.

Her finner dere mer informasjon om Fiks smittesporing (DHIS2) til kommunens ledelse, IT-ansvarlig og andre.

2. Forberedelser – informasjon og opplæring

KS anbefaler at dere etablerer et lokalt prosjekt med en prosjektleder.

  • Definere hvem som skal delta i smittesporingsarbeidet og tildele nødvendige tilganger i Fiks smittesporing.
  • Gjøre url-en til Fiks smittesporing (DHIS2) lett tilgjengelig for ansatte som skal registrere innbyggere.
  • Teste at løsning fungerer før oppstart.
  • Informere ledere og fagpersoner om Fiks smittesporing (DHIS2):
    www.ks.no/Smittesporing (kort innføring om løsningen på ks.no)
    Grundigere informasjon til IT-ledere og andre:
    https://ks-no.github.io/fiks-plattform/tjenester_under_utvikling/dhis2/

Opplæring                                                                                                    

  • Planlegge hvem som skal ha opplæring blant personalet, de som deltar i registrering og andre som har en rolle i smittesporingsarbeidet, ledere og kommunelege/smittevernoverlege.
  • Sette dato for opplæring, enten før oppstart eller like etter oppstart av DHIS2.
  • Legg til rette for at de som skal ha opplæring er på jobb i sin turnus.
  • Dere kan sende ut lenke til testmiljø for Fiks smittesporing og quickguider slik at ansatte kan øve seg på verktøyet.
  • De som skal bruke løsningen må være kjent med hvordan opplevde feil skal håndteres. Kommunen må etablere en rutine for hvordan ansatte som oppdager feil registreringer eller feil ved løsningen gir beskjed videre av systemansvarlig.
  • Kjenne til prosess for endringshåndtering ved forslag til forbedringer av verktøy.
  • Legge plan for hvordan skal tidligere registreringer inkluderes i DHIS2 – lastes inn eller registreres manuelt som en del av opplæring?
  • Gi basis kunnskap om koronavirus og intervjurollen.  Smittede eller nærkontakter har gjerne spørsmål. FHI har utviklet en koronaveilder som er tilgjengelig på FHI sine nettsider: https://www.fhi.no/nettpub/coronavirus/

Opplæringsvideoer - følg lenka under for oversikt

Lenkeblokk Icon Alle videoer for opplæring (se hver enkelt på YouTube fra denne lenka))

Forslag til nyttig arbeid før oppstart

  • Gå gjennom hvordan dere gjør registreringer i dag. Se videre på hvordan dere ønsker å benytte Fiks smittesporing i denne arbeidsprosessen. Vurder hvilke endringer i arbeidsprosessen som er nødvendige for å ha mest utbytte av verktøyet.
  • Tegn arbeidsflyt og definer hvordan verktøyet skal brukes.

3. Oppstart i organisasjonen med Fiks smittesporing

Før oppstart

  • Sette dato for oppstart.
  • Sette dato for opplæring, enten før oppstart eller like etter oppstart.
  • Legg til rette for at de som skal ha opplæring er på jobb i sin turnus.
  • Teste at verktøy er teknisk tilgjengelig og fungerer i produksjon
    (gjøre et par registreringer).
  • Ha opprettet en plan for hvordan tidligere registreringer skal inn i Fiks smittesporing (DHIS2).

Oppstartsdag

  • Den som er ansvarlig for opplæring er tilgjengelig for avklaringer og spørsmål.

Oppfølging

  • Kommunen kan sette opp faste rapporter slik at rapportene blir tilpasset kommunens behov.
  • Systemansvarlig bør følge opp eventuelle feilregistreringer og andre problemer som oppstår.
  • Kontaktpersonen bør melde fra til smittesporing@ks.no hvis dere har tilbakemeldinger eller spørsmål.

Se hele webinaret