Metoden kan brukes til å kartlegge kommunens språkkultur og de ansattes holdninger til språk før dere starter et klarspråksarbeid. De ansattes holdninger er en sentral del av språkkulturen i kommunen. Verktøyet kan også brukes til å måle effekten av kommunens klarspråksarbeid i etterkant.

Følg steg 1–3 i fremgangsmåten nedenfor dersom dere skal gjennomføre en kartlegging. Hvis dere skal gjennomføre en effektmåling, følger dere steg 4–7. 

Dette trenger dere

Ved bruk av e-post:

  • e-postadresser til alle ansatte
  • noe teknisk kompetanse
  • egnet dataverktøy for å gjennomføre spørreundersøkelser (enten profesjonelle verktøy som Confirmit, Questback og SurveyExact eller gratisverktøy som SurveyMonkey)
  • eventuelt eksterne eksperter som har erfaring med, og et apparat for, å gjennomføre slike undersøkelser

Ved bruk av papirskjema:

  • papirskjemaer som deles ut til alle ansatte
  • et innsamlingspunkt for skjemaene, eller én eller flere personer som er ansvarlig for å samle inn skjemaene
  • registreringsskjema i Excel for å registrere hvert enkelt svar og oppsummere funn . Registerringsskjema (bokmål) - Registeringsskjema (nynorsk)

Slik gjør dere det 

Forbered undersøkelsen

  • Definer målgruppen for undersøkelsen
    • Vurder hvem som er relevante mottakere. Undersøkelsen bør som et minimum gå ut til alle som deltar (eller har deltatt) i organisasjonens klarspråksarbeid. Det er ellers naturlig å avgrense målgruppen til ansatte som er involvert i skriftlig kommunikasjon med innbyggerne.
  • Velg kanal
    • E-postundersøkelser er rimelig dersom dere har nødvendig teknisk kompetanse til å gjennomføre det selv. De fleste dataverktøy gjør det også mulig å enkelt ta ut rapporter som oppsummerer resultatene.
    • Papirbaserte undersøkelser krever ingen teknisk kompetanse, men innebærer en del arbeid og kostnader til distribuering og manuell registrering i etterkant.
  • Utarbeid spørreskjema
    • Ta utgangspunkt i malen for å undersøke kommunens språkkultur. Velg ut de spørsmålene dere ønsker å ha med, og legg eventuelt til nye spørsmål hvis dere ønsker det. Tenk gjennom om det er relevant å ta med bakgrunnsspørsmål, for eksempel for å finne ut om språkholdninger varierer mellom avdelinger eller stillingstyper i organisasjonen.
    • Dersom dere har et apparat for å gjennomføre ansattundersøkelser, kan spørsmålene om klarspråk inkluderes i den eksisterende undersøkelsen. Pass på at undersøkelsen ikke blir for lang.
  • Planlegg tidspunkt for utsending
    • Planlegg hvilke dager dere skal gjennomføre undersøkelsen.
    • Unngå å sende ut undersøkelsen i og rundt høytider og ferier, siden det kan redusere antall svar. Det kan også være lurt å ikke sende ut undersøkelsen fredag ettermiddag eller mandag morgen.

       

Gjennomfør undersøkelsen

  • Utsending
    • I e-posten eller skjemaet dere sender ut, må dere informere de ansatte om hensikten med undersøkelsen, hva funnene skal brukes til, og at resultatene vil bli behandlet anonymt.
  • Påminnelse
    • Noen dager etter første utsendelse kan dere sende ut en påminnelse til alle som ikke har svart. Det er vanlig å sende ut to påminnelser. Dere kan sende den første påminnelsen etter tre dager.

Oppsummer og analyser funnene

  • Den første undersøkelsen kartlegger ansattes holdninger til språk og språkkulturen i organisasjonen.
  • Ved bruk av e-post
    • De fleste dataverktøy gjør det mulig å enkelt ta ut rapporter som oppsummerer resultatene, både i form av frekvensfordelinger på hvert spørsmål og krysstabeller som viser hvordan svarene fordeler seg på bakgrunnsspørsmål som avdeling og stillingstype.
  • Ved bruk av papirskjema
    • Dere registrerer svarene fra de ansatte manuelt i et registreringsskjema. Dette må gjøres for hvert spørsmål. Dere kan benytte malen som er utviklet til dette formålet.

Gjennomfør klarspråkstiltak og planlegg oppfølgingsundersøkelse

  • For å måle effekten av klarspråksarbeidet dere gjør, må dere gjennomføre en tilsvarende undersøkelse etter at dere har gjennomført klarspråkstiltak, for eksempel bearbeiding av tekster eller klarspråkskurs.
  • Det kan være lurt å starte planleggingen av oppfølgingsundersøkelsen kort tid etter at den første undersøkelsen er gjennomført.

Forbered oppfølgingsundersøkelse

  • For at det skal være hensiktsmessig å gjennomføre en oppfølgingsundersøkelse blant de ansatte, bør dere ha gjennomført klarspråkstiltak av et visst omfang og over en viss tid.
  • Utarbeid spørreskjema
    • Det er viktig at dere bruker de samme spørsmålene i oppfølgingsundersøkelsen, slik at dere kan se om svarene har endret seg. Husk også at ordlyden i spørsmålene må være lik, så dere kan sammenligne svarene.
    • Vær oppmerksom på at eventuelle nye spørsmål dere legger til, ikke vil kunne si noe om effektene av klarspråksarbeidet.
    • Se ellers samme punkt under steg 1.
  • Planlegg utsending
    • Det kan være lurt å gjennomføre undersøkelsen på et tidspunkt som er sammenlignbart med den første undersøkelsen. Se ellers samme punkt under steg 1.

Gjennomfør oppfølgingsundersøkelse