Implementere ny oppgavedeling

De nye rutinene må reflekteres i prosedyrebeskrivelser og stillingsbeskrivelser, og det må være tydelig hvem som har ansvaret for oppgaven.

Prosjekteier må bidra til at den nye oppgavedelingen blir varig – og at utviklingsarbeidet spres til andre tjenestesteder.

Nedenfor finner dere to lister. Den første involverer alle medarbeidere, den andre inneholder tiltak som håndteres på ledelsesnivå. 

1. Involver alle på tjenestestedet hvis testingen kun involverte enkelte

Forklar hva som er gjort og hvilke erfaringer dere sitter igjen med.

2. Ta en gjennomgang av steg fire med ekstra fokus på kontinuerlig endring

Alle endringer som ikke har blitt en vane for alle, må gjentas. Det er viktig at alle skjønner hvorfor og hvordan den nye oppgavedelingen skal gjennomføres.

3. Gjennomfør opplæring

De som ikke deltok i forrige testfase, må også få kartlagt sin kompetanse. Her bruker dere det samme skjemaet som i steg to.

4. Ikke glem evalueringen

Sett opp faste statusmøter og skriv referat. Det sikrer at alle får informasjon og at utfordringer kan løses underveis. En mulighet er å sette av tid til ukentlige møter hvor dere går gjennom status på nye rutiner.

1. Dokumentasjon

Dette er essensielt i etablering av nye rutiner. Oppdater rutinebeskrivelser, stillingsbeskrivelser, prosedyrer og lignende som må justeres etter ny oppgavedeling.

Sett opp en liste over hvem som skal gjøre hva og en tidsfrist. Da er det enkelt å følge opp at det blir gjort. Følg opp ny oppgavedeling i medarbeidersamtaler, på personalmøter og i andre fora.

2. Bemanning

Vaktlister skal sikre fordeling av kompetanse på alle vakter og legge til rette for deling av kunnskap. Det kan være lurt å bruke kartleggingen som ble gjort i steg to som rettesnor.

3. Spredning av tiltak i kommunen

Hvis utviklingsarbeidet skal spres til andre enheter i kommunen, er det viktig at prosjektleder formidler erfaringer til prosjekteier.

Utviklingsarbeid avdekker ofte behov for endring av organisasjonsstrukturer i kommunen, eller nye samarbeid på tvers av tjenesteområder. Derfor skal prosjekteier bidra til å forankre spredningstiltakene politisk og administrativt.

Prosjektleder skriver en sluttrapport som formidler viktig erfaring til prosjekteier, styringsgruppe og andre interessenter. Her er både møtereferat og kommunikasjonsplanen viktige verktøy.

Det er naturlig at nye rutiner glipper av og til, men ikke mist motet av den grunn. Kjenner dere at de nye rutinene ikke sitter helt, er det lurt å gå tilbake i veilederen for en oppfriskning.

Lykke til med det videre arbeidet!