Kartlegge

Vi fortsetter med å kartlegge hvordan oppgavene utføres i dag.

Det er viktig å finne ut av hva som hindrer god arbeidsflyt. Ved å se nærmere på situasjoner i løpet av en vakt eller en aktivitet, ser vi hva som kan løses bedre. Det kan for eksempel være vaktskifte, gjennomføring av legevisitt eller måltider – eller andre oppgaver på tjenestestedet. 

For å gjennomføre denne oppgaven trenger dere:

• Post-it lapper i tre ulike farger
• Penner, tusjer eller blyanter så alle kan skrive
• Gråpapir hvor dere fester lappene systematisk, og som dere ruller sammen og tar frem igjen, for eksempel ved neste personalmøte
  
  

Tips
Heng gråpapiret med lappene på et sted som er synlig for alle, for eksempel på pauserommet. La lappene henge lenge nok til at de som jobber deltid kan lese gjennom og legge til sine lapper.

Slik utfører dere kartleggingen

1. Kartlegg oppgavene: Hvilke oppgaver gjør vi hos oss?

Start med å kartlegge et avgrenset tidsrom, for eksempel en dagvakt. Begynn ved vaktstart og følg vaktrytmen.

Tidsrom: Dagvakt
Aktivitet: Frokostservering

Oppgaver:

• Dekke bord
• Finne frem mat
• Hente pasienter (noen trilles, andre leies)
• Dele ut medisiner
• Svare på telefoner
• Bestille mat

Her finner du forslag til oppfølgingsspørsmål knyttet til ulike oppgaver:

2. Finn utfordringene

Nå som oppgavekartleggingen er gjennomført, skal dere identifisere hva som hindrer god arbeidsflyt og riktig bruk av kompetanse.

3. Prioriter de største utfordringene

Start med det dere har gode forutsetninger for å løse. Ranger og prioriterer utfordringene og bli enige om hva som skal løses først.

Foto: Nucleus

Last ned mal for oppgavekartlegging

Som dere ser etter kartleggingen, kan oppgavene være mange. For at det skal bli enklere å jobbe videre med disse, er det lurt å kategorisere dem.

I modellen finner dere noen forslag til vanlige kategorier, men her kan dere legge til og tilpasse etter behov.

Last ned mal for kategorisering av oppgavekartlegging

Foto: Nucleus

Last ned mal for oppsummering av oppgavekartlegging

Når dere har identifisert hindringene, må dere finne ut hvorfor de oppstår. 

Foto: Nucelus

Last ned mal for rot-årsakanalysen

Slik fungerer rot-årsakanalysen i praksis

Seksjon Vigernes i Lillestrøm kommune hadde utfordringer med rapportering som trakk ut i tid. Det påvirket informasjonsflyt og effektivitet ved vaktskift. 

Her var rot-årsaken at tjenestestedet ikke hadde tydelige føringer for formidling ved overlapping. 

De gjennomførte denne øvelsen for å komme til bunns i problemet: 

Foto: Nucleus

Oppgave

I denne oppgaven skal dere finne mulige løsninger og prioritere tiltak basert på effekt sammenlignet med innsats. Det dere plasserer øverst til høyre har best effekt med minst innsats – og bør prioriteres. Her finner dere et skjema som gjør oppgaven enkel. Avgjør hvilke tiltak dere skal gjøre for å fjerne hindringene.

Foto: Nucleus

Last ned mal for å finne mulige løsninger

Foto: Nucleus

Last ned mal for å prioritere tiltak

For å mestre nye arbeidsoppgaver, må hver medarbeider ha nødvendig kompetanse.

Oppgavekartleggingen og de identifiserte utfordringene er utgangspunktet for kompetansebehovet på tjenestestedet.

Husk at ansatte må forstå hvorfor kompetansen skal kartlegges. Det krever tydelig informasjon. Hensikten med kartleggingen er å sikre at alle oppgaver utføres med riktig kompetanse, til det beste for brukeren.

Få oversikt over kompetansen

Når dere vet hvilken kompetanse dere trenger for å starte med ny oppgavedeling, må dere finne ut hva som mangler på tjenestestedet. Hensikten er å planlegge tiltak for medarbeiderne som trenger å heve sin kompetanse.

Kompetansekartleggingen må knyttes til den nye oppgavedelingen, og ikke generelt til hele tjenestestedet.

Kartlegging av individuell kompetanse gjøres av fagleder eller avdelingsleder i samtale med den enkelte. Hensikten med denne samtalen er å vurdere det reelle kompetansenivået.  

Oppgave

Bruk trafikklysmodellen for å gjennomføre den individuelle kartleggingen. Fyll ut modellen med utgangspunkt i kompetansen som den nye oppgavedelingen krever.

Husk: Dette er ikke en generell kartlegging av kompetansebeholdningen ved tjenestestedet.

Foto: Nucelus

Last ned mal for oversikt over individuell kompetanse

Foto: Nucelus

Last ned mal for oversikt over felles kompetanse

Eksempel på kompetansekartlegging i Meløy kommune

Se oppgavene Meløy kommune jobber med i sin kompetansekartlegging innen datateknisk kunnskap, ernæring, fall, trykksår og vitale målinger.

Last ned eksempel fra Meløy kommune

Nå er oppgavedeling og kompetanse kartlagt, og det er laget en plan for kompetanseheving.

Neste steg handler om å lage ny oppgavedeling.