Oppgavedeling handler om riktig bruk av ressurser på rett sted, til rett tid – til det beste for de som bruker tjenestene.
Dere skal nå starte med et viktig endringsarbeid. Malen nedenfor skal gi dere det beste utgangspunktet for å jobbe med veilederen om ny oppgavedeling.
Last ned mal for prosessplanlegger
Du vet den gode kollegaen som alltid sørger for at det er kaffe på morgenvakten? Eller Finn som sitter i godstolen på stua og løfter stemningen med kvikke kommentarer? Og datteren til Katrine som alltid viser takknemlighet for at du virkelig bryr deg?
De som berøres av oppgavedelingen er brukere og pårørende, sykepleiere, helsefagarbeidere, assistenter, leger, kokker og vaskepersonell – og mange andre profesjoner.
God oppgavedeling gir en bedre hverdag for alle. Det er det som er målet med denne veilederen.
Husk: Informer de ansatte på tjenestestedet, og andre interessenter om Tørn. I denne veilederen finner du nyttige verktøy for kommunikasjon og kartlegging av interessenter. Bruk dem aktivt, så blir arbeidet enklere.
Koordinering, delegering og god kommunikasjon er nødvendig i utviklingsarbeidet.
Politisk og administrativ forankring bør derfor være på plass før arbeidet starter.
Forankring skjer når aktørene som har ansvar for å iverksette et prosjekt, har et eierforhold til det. Avhengig av rollen, kan dette innebære at aktørene:
Politisk forankring skjer når de politiske aktørene som tar de overordnede beslutningene involveres – formelt ved å fatte vedtak.
Administrativ forankring skjer når administrasjonen involveres – formelt ved å fatte vedtak.
Både politisk og administrativ forankring er viktige forutsetninger for et vellykket prosjekt. Ledere bør derfor ha en aktiv rolle i forankringsarbeidet.
Prosjekteier er øverste leder og beslutningstaker for utviklingsarbeidet og skal sikre forankring og gjennomføring. I de fleste tilfeller er prosjekteier helse- og omsorgssjef i kommunen. Det er prosjekteier som utnevner prosjektleder og tjenestested.
Prosjekteier setter mål og mandat for arbeidet på vegne av kommunen i tråd med planer og strategier – og kommuniserer disse til prosjektleder.
Styringsgruppen støtter prosjekteier og ivaretar den overordnede målsetningen. I denne gruppen sitter prosjekteier sammen med en representant fra HR i kommunen, hovedtillitsvalgte fra de fagorganisasjonene som berøres av utviklingsarbeidet, og hovedverneombud. Vurder gjerne om allerede etablerte styringsgrupper i lignende arbeid kan benyttes, for eksempel styringsgruppe for arbeid med heltidskultur. Å bruke samme styringsgruppe kan gi økt kraft i arbeidet og bidra til at kommunen oppdager synergier på tvers.
God fremdrift krever en engasjert prosjektleder som involverer alle som skal delta i utviklingsarbeidet.
Prosjektleder har ansvar for gjennomføring av prosjektet innenfor rammene som er gitt av prosjekteier. Hen har også ansvar for å bruke ressursene i denne digitale verktøykassen på best mulig måte.
Prosjektleder skal sikre kommunikasjon mellom prosjektgruppen, styringsgruppen og prosjekteier – og dele erfaringer med prosjekteier.
Tips
Den som skal være prosjektleder, må ha tid til ansvaret. Derfor kan det være lurt å tilknytte en prosjektleder, for eksempel i en 50 prosent stilling. Mange kommuner har gode erfaringer med en slik løsning.
Utviklingsarbeidet bør starte ved ett til to utvalgte tjenestesteder. Vi vet av erfaring at er det gunstig for prosjektet at disse har relativt stabil bemanning og lavt konfliktnivå.
Prosjektgruppen skal bidra til å bringe arbeidet ut i organisasjonen.
Sammen med prosjektleder skal prosjektgruppen forberede og gjennomføre utviklingsarbeidet på vegne av fellesskapet. For å få til et godt samarbeid er det viktig at gruppen har et felles mål om hva som skal skje når andre kolleger involveres.
Prosjektgruppen består av:
Prosjektgruppen må ha kompetanse innenfor aktuelle arbeidsområder på tjenestedet. Når det er mulig, har prosjektgruppen også ressurser som jobber med økonomi og bemanning i kommunen.
Gruppen knytter løpende til seg medarbeidere som skal jobbe med å iverksette konkrete tiltak i prosjektet.
Når prosjektgruppe og prosjektleder er på plass, er det viktig at dere er samkjørt før møter med resten av tjenestestedet. Det innebærer å fordele oppgaver som dukker opp underveis. Prosjektleder tar hovedansvaret, og prosjektgruppen bidrar aktivt. Det gjelder særlig i arbeidet med å skape felles forståelse for utviklingsarbeidet i organisasjonen.
Det er mange som berøres av ny oppgavedeling og prosessen med å utvikle den, og som kan påvirke utfallet. Derfor er det viktig å lage en interessentanalyse tidlig i prosjektet.
Bruk dette skjemaet for å få oversikt over interessenter.
Last ned mal for interessantanalyse
Brukere og pårørende er sentrale interessenter. Interessenter kan også være utenfor enheten som utvikler ny oppgavedeling – for eksempel:
Tips
Interessentene kan endre seg i løpet av prosjektet, så se på interessentanalysen med jevne mellomrom og vurder om den bør oppdateres.
Fordi interessentene påvirkes og påvirker ulikt, bør dere kartlegge alle og vurdere hvordan dere skal kommunisere med dem. Hensikten er at interessentene skal bidra positivt i arbeidet med den nye oppgavedelingen.
Eksempel: Ny oppgavedeling i forbindelse med medisinbestilling kan ha konsekvenser for apoteket. Apoteket er dermed en interessent som kan påvirke den nye oppgavedelingen.
Ny oppgavedeling handler om å sikre en best mulig hverdag for brukerne. Det innebærer å løse oppgaver som medisinering og legevisitt, måltider, hvile og søvn, psykososiale behov og fysisk aktivitet på en måte som ivaretar brukernes individuelle behov.
Ranger hvor godt oppgavene nedenfor løses på en skala fra 1 til 5. Fyll ut skjemaet og vær ærlige med dere selv – alt trenger ikke å være perfekt i dag. Hensikten er at dere skal vite hvilke oppgaver dere bør fokusere på fremover.
Arbeidsoppgaver:
Måleskala:
Skriv en kommentar til hver av rangeringene, så dere husker hvorfor dere valgte akkurat dette tallet.
Nå skal dere sette et mål for hvor mye hver av oppgavene skal forbedres. Fyll ut del to av skjemaet og sett et nytt tall som viser hvor dere vil være om 6 og 12 måneder.
Sett ett hovedmål og ett delmål. Da er det enkelt å se fremgang og justere tiltak underveis.
Rangeringen av hvor gode dere er på de ulike oppgavene nå, gjør det enklere å prioritere hvilke oppgaver dere skal prioritere først.
Brukerbehov og mål kan også visualiseres i et «brukerhjul». Denne modellen gjør det enklere å se hvor forbedringspotensialet er størst.
Last ned mal for mål og brukerbehov – og brukerhjul for kartlegging av nå-situasjon og fremtidsmål
Alle som er med på eller berøres av et endringsarbeid trenger informasjon. Det er prosjektleders ansvar å kommunisere status, hva som er planen fremover og hvordan dette påvirker den enkelte. Lag en kommunikasjonsplan med utgangspunkt i interessentanalysen.
Her finner dere en mal som gjør jobben enklere.
Husk: kommunikasjonsplanen må oppdateres løpende gjennom prosjektet.
Last ned mal for kommunikasjonsplan
Det er også nyttig å skrive gode møtereferater. Etter hver samling bør prosjektleder sende ut en e-post til alle på avdelingen som inkluderer:
Referatet sørger for at alle er oppdatert på hva som er gjort og hva som skal skje. Her finner dere en mal for møtereferater.
Last ned mal for møtereferat her
Første steg i god involvering er å invitere til et oppstartsmøte for alle medarbeidere på tjenestestedet.
Det er to ting som er ekstra viktig å formidle i oppstartsmøtet:
1. Forklar hva prosjektet går ut på og hvorfor utviklingsarbeidet er nødvendig for at kommunen skal kunne levere tjenestene innbyggerne trenger.
2. Få i gang en diskusjon rundt overordnede spørsmål knyttet til ny oppgavedeling. Hva kan gjøres? Hva bør gjøres? Hvorfor og hvordan?
For å få i gang diskusjonen, kan dere starte med følgende spørsmål: Hvordan kan vi jobbe sammen for å oppnå bedre arbeidsflyt?
Har noen bekymringer for å miste eller få nye oppgaver? Ta det på alvor. Dette utviklingsarbeidet handler ikke om at noen skal miste jobben. Tvert imot, det er mer enn nok arbeid til alle – og ny oppgavedeling åpner for at alle får muligheten til å utvikle seg faglig.
Det viktigste med involveringen er å skape en felles forståelse og enes om felles mål.
Denne første delen av veilederen om ny oppgavedeling handler om å klargjøre prosjektgruppen for arbeidet som venter.
Avdelingsdirektør
marit.roxrud.leinhardt@ks.no +4795939618
Seniorrådgiver
berit.sund@ks.no +4790818328