Last ned

Internkontroll - veileder, bilde

Foto: KS

Lenkeblokk Icon Kommunedirektørens internkontroll (PDF)

KS legger til grunn at god internkontroll handler om mer enn å unngå lovbrudd.  Basert på dette gir modellen et bilde av hvorfor vi har internkontroll, hvor vi skal ha internkontroll og hvordan vi kan vite at internkontrollen er god nok.   

Bilde uten beskrivelse

En samlet modell for internkontroll . Figur: KS

Tre dimensjoner  

Modellen presenterer internkontroll langs tre dimensjoner: 

  • Hensikter som beskriver hvorfor vi skal ha internkontroll. Disse fire målsettingene med god internkontroll ligger som et bakteppe og omrammer de to andre dimensjonene. 
  • Virkeområde, altså hvor vi skal ha internkontroll. Nedslagsfeltet er hele kommunen/fylkeskommunen, og i modellen er dette forenklet til tre kategorier.  
  • Forutsetninger for god internkontroll, det vil si hva må internkontrollen inneholde og hvordan vi må arbeide for å ha en treffsikker og effektiv internkontroll.  

En modell – ikke en fasit 

Som alle teoretiske modeller viser modellen en forenkling av virkeligheten, hvor nyanser og detaljer er utelatt. Vi fokuserer på det som er vesentlig for å forstå og forklare internkontroll i kommunen, og utelater det som handler om andre deler av kommunal ledelse og styring (selv om det har betydning for internkontrollen).  Modellen er ikke ment som en "sannhet" eller fasit på god kommunal internkontroll, men har til hensikt å gi oversikt i et landskap som for mange er ukjent og kronglete. 

Modellen er omtalt i veilederen i kapittel 3.

Hensiktene: Hvorfor skal vi ha internkontroll?

Det finnes ingen «fasit» som lister opp hvorfor kommunene skal ha internkontroll. Det kan gjerne gjøres til gjenstand for refleksjon i den enkelte kommune.

KS legger disse hensiktene – målene – med internkontroll til grunn i modellen: 

  • Kvalitet og effektivitet i tjenesteytingen 
    • Kostnads- og resultateffektivitet 
    • Tilfredse brukere og innbyggere 
    • Forbedringsarbeid 
  • Helhetlig styring og riktig utvikling 
    • Utvikling i tråd med vedtatte mål 
    • Godt samspill mellom virksomhetsstyring og internkontroll 
  • Godt omdømme og legitimitet 
    • Legitimitet og engasjement for kommunen og lokaldemokratiet 
    • Attraktivitet som bosted og arbeidsgiver 
  • Etterlevelse av lover og regler 
    • Kvalitet og tilgang på tjenester 
    • Hindre myndighetsmisbruk 
    • Forebygge uønskede hendelser  

Virkeområdet: Hvor skal vi ha internkontroll?

Kommunen som virksomhet er mangeartet, og risikobildet er sammensatt. For å gjøre arbeidet håndterbart og gi en praktisk og systematisk tilnærming så kan deler modellen inn internkontrollens virkeområde i tre. Til sammen utgjør disse hele kommuneorganisasjonen, altså kommunedirektørens ansvarsområde.  

  • Sektorovergripende
    • Virksomhetsstyring 
    • Felles og overordnede reglement 
    • Vedlikehold og etterlevelse 
  • Tjenestespesifikk 
    • Internkontroll innenfor barnevern, barnehage, pleie- og omsorgstjenester, forsyningssektoren, vei- og samferdselsområdet, opplæring, planlegging, bygg og oppmåling og så videre- 
    • Aggregering og rapportering 
  • Støtteprosesser 
    • Internkontroll innenfor IKT, anskaffelser, økonomi og personal 
    • Aggregering og rapportering  

Forutsetninger: Hvilke elementer består internkontrollen av?

Modellen beskriver tre vilkår som bør være til stede for å ha god internkontroll – i betydningen at den er målrettet og effektiv, og ikke mer omfattende enn hva den bør være.   

Forutsetningene kan også fungere som en prioriteringshjelp til kommuner som ønsker å styrke internkontrollen, men som ikke vet helt i hvilken ende de skal ta fatt. 

  • Risikobasert 
    • Grunnlag for innretning av internkontrollen 
    • Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter 
    • Strategisk nivå og operativt nivå 
  • Formalisering 
    • Organisering, ansvar og roller 
    • Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer 
    • Rapportering og aggregering 
  • Kontrollaktiviteter 
    • Gjennom daglig og faglig virksomhet 
    • Planlagte stikkprøver og faste kontroller 
    • Avvikshåndtering