Hvor skal vi begynne? Internkontroll på 1-2-5

Publisert: 03.06.2020

Last ned

Foto: KS

Som kommunedirektør tar du sikkert ansvaret på alvor, men du ønsker kanskje bedre oversikt og mer trygghet på at dere jobber med det viktigste? Samtidig kan det være vrient å ta fatt, og du vet ikke helt hvor du skal begynne? Vi gir deg en enkel måte for å komme i gang – slik at du kan få oversikt og prioritere.

Overordnet risikovurdering – enkelt!

Kommunedirektøren – sammen med ledergruppa – bør gjennomføre en overordnet risikovurdering. Dette kan gjøres på ulike måter, med ulik detaljeringsgrad og arbeidsmengde. Her presenterer vi en enkel metode for overordnet risikovurdering av internkontrollen. Hensikten er å få oversikt, slik at det blir enklere å prioritere i oppstarten.

I tillegg til denne gjennomgangen kan hvert av kommunalområdene gjennomføre en tilsvarende vurdering av helheten i internkontrollen for sitt område. Når dere ser disse i sammenheng så får kommunedirektøren og ledergruppa et samlet bilde av tilstand, risiko og oppmerksomhetsområder.

Metoden

Kommunedirektøren kan gjøre risikovurderingen alene, eller ledergruppa kan med fordel gjøre den i fellesskap. Husk at dette handler om kommuneorganisasjonen under ett, altså ikke de ulike områdene eller enhetene. Dere bør dokumentere dialogen, vurderingene og konklusjonene.

Gjør gjerne vurderingen hver for dere (individuelt) og sammenlikn resultatene. Dette motvirker gruppetenkning og fremmer ulike perspektiv. Læring oppnås når man har en åpen og spørrende holdning andres perspektiv og vurderinger. Hensikten er å belyse et lite antall tema med overordnet blikk, for å raskt identifisere viktige områder som ikke er godt nok ivaretatt.

Stikkord for risikovurderingen:

Sektorovergripende reglement
Delegering
Risikobasert internkontroll i tjenester og støtteprosesser
Rutiner og dokumentasjon for tjenester og støtteprosesser
Rapportering

Tips: Bruk farger for å få oversikt, eksempelvis:

Du bør dokumentere status, prioriteringer og oppfølgingsansvar. Her er et skjema du kan laste ned:

Skjema for enkel vurdering av helheten i internkontrollen Bilde uten beskrivelse

Figur: KS

Mulig innhold

Har vi sektorovergripende reglementer på plass?
Er delegering etablert og fungerende?
Er internkontrollen i tjenester og støtteprosesser risikobasert?
Er det etablert rutiner og dokumentasjon for tjenesteyting og støtteprosesser?
Er rapportering etablert og fungerende?

Tenk gjennom

Svar ut fra den kunnskap og innsikt du som kommunedirektør har, ev ledergruppa i fellesskap
Å ikke ha kunnskap er også en viktig erkjennelse
Hensikten er å skape oversikt i oppstarten; Hva er det viktigst at vi kommer i gang med"
Bli enige om når dere vil ha en ny gjennomgang og sett av tid

Les mer i veilederen kapittel 5.3

Dette er ingen fasit

Denne gangen gjør vi det enkelt – og andre ganger gjør vi det mer omfattende

Her presenterer vi en overordnet risikovurdering. Denne er ikke ment å erstatte eller «konkurrere» med kommunens beredskapsarbeid.

Som en del av beredskapsarbeidet avholdes jevnlige øvelser i samarbeid med eller regi av fylkesmannsembetet. Kontekst for disse øvelsene er ofte situasjoner som er utløst av naturhendelser, pandemier, terror, ulykker eller katastrofer med stor betydning for kommunens ledelse og tjenesteapparatet, og der kompleksitet og omfang er en vesentlig del av problembildet.

Mange kommuner utarbeider omfattende risikovurderinger, hvor man bruker tid og ressurser på kartlegginger og analyse av risikoer og ulike scenarier, gjerne med et sett av faste kriterier eller detaljerte skalaer. Igjen – metoden vi presenterer har til hensikt å gi oversikt i en innledende fase, og ikke erstatte nødvendig analyse på et mer detaljert nivå.