Gjennomføre

Gjennomføringsfasen bør tilpasses den enkelte kommune og omfanget av det som skal anskaffes og de endringene som kommunen planlegger for. Normalt inndeles denne fasen i følgende hovedaktiviteter:

1. Gjennomføre anskaffelser
2. Utvikle, levere og innføre nye løsninger
3. Påbegynne gevinstoppfølging

Fasen innledes ved at prosjekteier har godkjent styringsdokumentet som ble utarbeidet i planleggingsfasen. Prosjektleder for gjennomføringsfasen skal normalt forholde seg til styrings-dokument, gevinstrealiseringsplan og eventuelt en faseplan. Det kan være en eller flere gjennomføringsfaser i et prosjekt, avhengig av type, størrelse, usikkerhet osv. Generelt er det en god regel å dele opp gjennomføringen i delfaser for å oppnå håndterbare og hyppige del-leveranser og bedre styring. Delfasene kan være forhåndsbestemte leveranser og tradisjonelle milepæler eller små brukerorienterte sykluser med korte og hyppige «sprinter» basert på smidig metodikk.

Hvis man for eksempel skal gjennomføre systemutvikling ved bruk av smidig utviklingsmetode, vil dette legge føringer for roller, ansvar og gjennomføringsstrategi mv. I andre typer prosjekter kan gjennomføringsfasen(e) innebære å gjennomføre anskaffelser, inngå kontrakter og utføre detaljert analyse og design.

Prosjektleder er ansvarlig for å styre gjennomføringsfasen(e) på vegne av prosjektstyret. Dette innebærer at prosjektleder skal delegere oppgaver og rapportere på fremdrift på måloppnåelse (tid, kost og kvalitet). Prosjekteier må sikre kontinuerlig forankring i virksomhetsledelsen underveis.

I løpet av gjennomføringsfasene vil eierskap til prosjektproduktene som utvikles overføres til brukerne. Det kan være flere overleveringer i et prosjekt avhengig av hvilke produkter et prosjekt skal produsere. Det er sentralt av overlevering gis stor oppmerksomhet og planlegges nøye.

Mot slutten av hver gjennomføringsfase skal prosjektlederen sikre at prosjektstyret får tilstrekkelig informasjon slik at de kan evaluere den aktuelle fasen, og at alle produktene i fasen er ferdigstilt og godkjent. Videre skal prosjektstyret godkjenne den neste faseplanen, evaluere den oppdaterte prosjektplanen og bekrefte kontinuerlig forankring. Gjennomføringsfasen(e) avsluttes ved at prosjekteier godkjenner at avslutningsaktivitetene kan starte.