Å lede

Tiden vi lever i er preget av komplekse samfunnsutfordringer og økt usikkerhet. Det er behov for store omstillinger i tjenestene og å finne nye løsninger sammen med innbyggere, pårørende og andre aktører i lokalsamfunnet. Da blir god ledelse viktig for å skape trygghet, mobilisere kompetanse og involvere medarbeidere.

Ledelse i offentlig sektor utøves i en politisk, organisatorisk og verdimessig situasjon på ulike nivåer, der mange aktører er involvert. Det kan bety at målene i offentlig sektor kan være både tvetydige og konfliktfylte. Offentlig sektor utfordres på å løse store utfordringer som klima og miljø, samtidig som innbyggerne har forventninger om å oppleve gode tjenester innen sosial, oppvekst, helse, mestring og omsorg.[1]

For at vi som samfunn skal lykkes med dette, er det avgjørende at ledere på alle nivå utøver en positiv påvirkning, slik at alle jobber i samme retning for å oppnå organisasjonens mål.

Ledere på strategisk nivå har et særlig ansvar for å forstå utfordringene og se behovet for samhandling på tvers, både mellom kommuner og mellom kommunesektoren og staten. Folkevalgte må også være villige til å foreta begrensende valg og prioriteringer, for å kunne utøve god ledelse.[2]

[1] God offentlig ledelse i mellumrummet, Jette Runchel& Karsten Mellon, Dansk psykologisk forlag AS 2023
[2] Helsepersonellkommisjonen sin rapport, Tid for handling NOU 2023:4

Kjernen i effektiv ledelse

Ledelse læres mens du leder.

Ledelse lærer du gjennom å praktisere som leder, og det forutsetter en evne til å reflektere over din egen rolle og atferd som leder. Det innebærer å reflektere over praksis når du handler, og å teste ut kunnskap fra forskning i praksis ut fra din erfaring. Det forutsetter at du har selvinnsikt, altså bevissthet om og forståelse av hvordan du påvirker medarbeiderne gjennom din adferd og kommunikasjon.

Arbeidslivet er i konstant endring, og det stiller stadig nye krav til lederrollen.  Det handler om å være til stede i rollen som leder og du må planlegge for organisasjonsmessig beredskap og kriser. Det betyr å legge til rette for å stimulere til kreativitet og læring på arbeidsplassen, slik at mennesker, aktiviteter og ideer kan finne hverandre, og skape godt samarbeid og mobilisere ressurser ved behov.[3]

«Tilstedeværende ledelse innebærer en oppmerksomhet, ikke-dømmende og troverdig kommunikasjon og påvirkning av andre mennesker, både i det digitale rommet og ansikt til ansikt, for å prestere og nå felles mål.»[4] Ledere må ta det komplekse og kaotiske på alvor. Det vi vet sikkert, er at ingenting er sikkert! Ledere må derfor forholde seg til sammensatte, uoversiktlige og skiftende omgivelser, og ivareta tilsynelatende motstridende oppgaver. De må gi og ta ansvar, stille krav og gi støtte.

Ledere må lære av andre fag og sektorer, be om og tilby hjelp og være åpne for å gjøre ting på nye måter. De må tørre å avgi makt i samspill med andre og nye aktører. Gode relasjoner og evne til å skape tillit vil bli avgjørende for resultatet.

[3] Tilstedeværende ledelse, Donatella De Paoli,Cappelen Damm A/S, Oslo 2023
[4] Tilstedeværende ledelse, Donatelle De Paoli, Cappelen Damm A/S, Oslo 2023

Behovet for sammenheng på tvers av kommuner

Komplekse samfunnsutfordringer krever radikalt nye arbeidsformer og organisering. Ledere må se helhet og sammenheng, også utover egen enhet og kommune.  De må mobilisere ressurser på tvers i og utenfor egen organisasjon for å skape arenaer for samarbeid og eksperimentering.

Det trengs smidighet når vi skal mobilisere ressurser på tvers av kommuner og virksomheter. Det vil utfordre den tradisjonelle organiseringen med hierarkier og faste strukturer. De faste strukturene må erstattes av et sett med felles spilleregler og verdier for samhandling som vi er enige om, slik at vi får mobilisert felles ressurser. Dette vil stille nye krav til lederrollen.

Verdier for samhandling blir viktig og å ha en utforskende tilnærming. Det innebærer å stille åpne spørsmål, lytte aktivt og være nysgjerrig på andres perspektiver. Det handler om å vise genuin interesse for andres synspunkter, slik kan du som leder bygger tillit og legitimitet som bidrar til å skape gode relasjoner.

De nye kravene vil handle om tre ledelsesoppgaver når felles mål ikke kan tas for gitt:

1. Retning - å skape bred enighet om mål og formål.
2. Samspill - organisering og koordinering av kunnskap og oppgaver i et kollektiv.
3. Forpliktelse - en kollektiv vilje til å underordne egne interesser til fordel for felles mål.

Mestringsorientert ledelse  

De viktigste oppgavene du som leder gjør, er å legge til rette for at medarbeiderne mestrer jobben sin.  Mestringsorientert ledelse er en forutsetning for å lykkes med omstilling, fordi det handler om å sette retning, skape mening og gi individuell oppmerksomhet. Det å gi medarbeidere anerkjennelse og tilbakemeldinger, viser at du er til stede, stiller krav og støtter.

Retning innebærer å kommunisere tydelige mål, forventninger og resultater til medarbeiderne.

Mening innebærer å gi mål og virkemidler innhold, slik at arbeidsoppgavene er motiverende og meningsfylte. Mestringsorienterte ledere er ofte gode til å inspirere, engasjere og skape felles innsats. De har et bevisst forhold til språket de bruker og velger positive og motiverende ord og uttrykk.

Individuell oppmerksomhet handler om å vise interesse overfor hver enkelt medarbeider og tilby støtte og hjelp dersom det er nødvendig. Mestringsorienterte ledere er opptatt av å bygge mestringstro og gi handlingsrom og mestringsopplevelser gjennom bruk av kompetanse.

Mestringsorientert ledelse består av ti faktorer som spiller sammen og er kjerneelementene i god ledelse. Du kan lese mer på www.10faktor.no. 

Ledelse i kommunesektoren

Når du er leder i en politisk styrt organisasjon, beveger du deg i et terreng med ulike roller, relasjoner og oppgaver som krever ulike ferdigheter. Hvilke ferdigheter det kreves av deg som leder, er avhengig av hvilken situasjon, sammenheng og relasjon du står i. Det er derfor viktig at du er bevisst dine sterke og mindre sterke sider som leder, og hvilke ferdigheter du trenger å trene på.

God ledelse bør inneholde elementer som er illustrert i modellen under [5]

[5]  Perspektiv på ledelse, Øyvind Martinsen, Gyldendal, Oslo 2019

Endringsorientering: Det handler om hvordan du som leder kan stimulere til at medarbeiderne tenker nytt, og søker etter nye ideer og nye måter å løse oppgavene på. Hvordan kan du være en veiviser for nyskaping og endring som skaper mening, og se hvor det er behov for å skape noe nytt? Det betyr at du må følge med på hva som skjer i organisasjonens omgivelser. Det handler om å oppdage muligheter og trusler i omgivelsene slik at du kan være tidlig ute med å tilpasse organisering, arbeidsmåter og innstillinger hos den enkelte.

Nytenkning krever også at du legger til rette for rutiner og strukturer som støtter opp under utvikling av nye ideer, eksperimentering og nye samarbeidsformer. Kommuniser optimisme omkring hva som kan oppnås, og betydningen av arbeidet. Eksperimentering vil også kunne innebære både usikkerhet og risiko. Derfor er det viktig med en kultur der medarbeiderne våger å gjøre feil og lære for å finne nye arbeidsmåter. Hvordan finne felles mål, dele kunnskap og ferdigheter med nye aktører, bygge tillit på tvers, utforske nye muligheter og skape lærende organisasjoner i usikre tider?

Relasjonsorientering: Det handler om å skape tillit gjennom å utvikle gode relasjoner til dine medarbeidere.. Tillit forutsetter tydelig rolleavklaring, og at du legger til rette for at medarbeiderne kan videreutvikle seg i forhold til oppgavene. Det er derfor viktig at du ser dine medarbeidere, at de opplever å få støtte og omsorg. Du må kjenne deres kompetanse, gi tilstrekkelig autonomi og forstår deres behov og interesser. Det forutsetter at du bruker tid sammen med dem for å bli kjent med deres forutsetninger for arbeidet, og anerkjenner den enkeltes innsats og målretta arbeid, gjennom å støtte opplevelsen av mestring. 

Oppgaveorientering: Det handler om å sette mål, og å være god på styring og struktur etter mål og rammer. Det krever gode og effektive rapporteringssystemer, der du følger opp resultater. Som leder må du bidra til å formulere mål, gjerne i samarbeid med medarbeiderne, kommunisere beslutninger og følge opp fremgang i arbeidet. Du må også kunne ta opp avvik med den enkelte, dersom det er nødvendig.

Oppsummering:
Endringsorientering: Skape retning og inspirasjon- hva skal vi gjøre og hvorfor er det viktig?

Relasjonsorientering: Legge til rette for at medarbeiderne har kompetanse, autonomi, varierte oppgaver og tro på at de vil lykkes, og bygg gode relasjoner

Oppgaveorientering: Identifisere og formulere mål sammen med medarbeiderne, og følge opp rapportering og målretta arbeid

Den ytterste sirkelen beskriver situasjonen ledelse utøves i 

Politisk styring: 
Lederrollen i kommunal sektor utøves innenfor de politiske rammene som de folkevalgte setter. Dette forutsetter tillit, tydelige roller og gode relasjoner. Godt felles lederskap og samspill mellom folkevalgt og administrativ ledelse vil være helt avgjørende for å lykkes.

Kommuneloven bidrar til å styrke både det folkevalgte og det administrative nivået, og den legger grunnlag for en tydelig rolleavklaring mellom de folkevalgte og kommunedirektøren.

I kommuneloven er det lovfestet at kommunedirektøren har det løpende personalansvaret i kommuneorganisasjonen. Men uansett hvilket nivå du er leder på, vil rammen satt av de folkevalgte, påvirke hverdagen og rollen din som leder.

Som leder har du et ansvar for å spille de folkevalgte gode. I tillegg er det ditt ansvar å iverksette politiske vedtak. Da er det viktig å ha oversettelseskunnskap, altså å kunne forklare, begrunne og skape motivasjon knyttet til politiske beslutninger. Som leder skal du oppnå definerte mål, framskaffe god styringsinformasjon for de folkevalgte og vise åpenhet i beslutningsprosesser.

Omgivelser:
Kommunale ledere bør være i aktivt samspill med aktørene i omgivelsene for å skape velferd og samfunnsutvikling. Aktørene kan være stat, innbyggere, næringsliv, sosiale entreprenører og frivillig sektor. Ledere i kommuner og fylkeskommuner må forholde seg til statlige krav og styring og til innbyggernes behov og forventninger. Større oppgaver skal løses med knappere ressurser, både menneskelige og økonomiske. Derfor er det viktig å redusere forventningsgapet. En del av løsningen er å mobilisere innbyggere og aktører i lokalsamfunnet til å bidra til bærekraftige velferdstjenester. Den viktigste ressursen for å iverksette politiske mål er ledere og medarbeidere. Ledelse og medarbeiderskap må skje i samspill med innbyggere, brukere, pårørende, frivillighet og næringsliv for å finne nye og smarte løsninger på utfordringene.

Kultur og verdier:
Kultur viser seg i måten vi ser verden på, og er viktig for å forstå adferden i en organisasjon. Organisasjonskultur er det settet av felles normer, verdier og virkelighetsoppfatninger som utvikles i en organisasjon når medlemmene i den samhandler med hverandre og omgivelsene. Organisasjonskultur kommer til uttrykk i medlemmenes handlinger og holdninger.

Kulturen kan sammenlignes med en løk: Det ytterste laget (handlinger og atferd) er synlig, mens de innerste lagene (verdier og holdninger) kan være vanskeligere å få øye på. Som leder er du en viktig rollemodell, derfor er det avgjørende at du lever ut organisasjonens verdier i din adferd som leder. Hvordan du utøver ditt lederskap, har betydning for arbeidsmiljøet og kulturen blant dine medarbeidere. Medarbeiderne har også et ansvar for å etterleve de verdiene som organisasjonen står for, men det vil være viktig at du som leder har etterstreber at du og medarbeiderne dine er omforente om hvordan dere skal etterleve verdiene i det daglige arbeidet.

Som leder kan du påvirke kulturen gjennom blant annet:

• hva du retter oppmerksomheten mot
• hvordan du reagerer på kritiske hendelser
•  hvordan du forvalter de ulike rollene dine i ulike sammenhenger
  

Lederutfordringer i digitale omstillingsprosesser