Publisert: 16.08.2023

KS Folkevalgtprogram

Foto: Ståle Hevrøy

Lenkeblokk Icon KS Folkevalgtprogram

Innholdet in denne artikkelen er sendt som brev til alle landets kommunedirektører fra administrerende direktør Lasse Hansen og områdedirektør for arbeidsliv Tor Arne Gangsø i KS. Utarbeidelse av denne artikkelen har KS gjort i samarbeid med Norsk Kommunedirektørforum.

En god start er viktig for å etablere et godt samarbeid mellom politisk og administrativ ledelse.   

Det viktigste bindeleddet 

Ordfører er det viktigste bindeleddet mellom politisk og administrativt nivå og en god og avklart kontakt med deg som kommunedirektøren er derfor viktig og nødvendig. 

Tenk gjerne både på ordfører og varaordfører, som begge er den nye politiske ledelsen. Noen varaordførere sier at det er viktig å være involvert hele veien for å kunne steppe inn raskt når det er nødvendig.  

Ordfører har kommunestyret, kommunedirektør og administrasjonen i kommunen å støtte seg på. Det ligger flere formelle oppgaver til vervet, men ordfører har likevel en stor frihet til å utforme ordførervervet som hen selv ønsker. Måten å fylle rollen på vil derfor variere fra ordfører til ordfører, og lokale forhold gir ulike rammer for ordførers arbeid og oppgaver. Det finnes derfor ingen fasit på disse uformelle rollene. 

Forberedelse

Sett av god tid til å møte ordfører og varaordfører den første dagen og gjerne de påfølgende ukene. 

Det er fint å forberede en del praktiske ting før ny politisk ledelse kommer, som klargjøring av kontor, bestilling og rigging av IKT utstyr, eventuelt annet kontorutstyr, møbler, nøkler, kort, navneskilt på døren. Sjekk ut hva ny politisk ledelse har behov for av utstyr. Kjøp gjerne en blomst til kontoret. Det er alltid hyggelig og viser at personen er ventet og ønsket velkommen. Informer om kaffeavtaler, kantine- og lunsjtider og andre praktiske ting. 

Den første uken

Gi informasjon om hvor planer og styringsdokumenter finnes, sak - & arkiv system, eventuelt behov for digital opplæring og veiledning. 

Presenter politisk sekretariat og formannskapssekretær som viktige støttespillere for politisk ledelse, og orienter gjerne litt om tidslinjer, saksrutiner og arkivregler. 

Bruk tid på å gi politisk ledelse en kort orientering om utfordringene og kanskje aktuelle saker som rører seg på rådhuset, ute i tjenestene og i media. Tenk igjennom strukturen på informasjonen, nytt formannskap, nye utvalg og nytt kommunestyret. Lag gjerne en enkel statusrapport. 

I løpet av de første ukene bør du og ordfører ta en samtale om hvilke forventninger dere har til hverandre. Hvordan dere ønsker å samarbeide og finne en god struktur på samarbeidet. 

Prøv gjerne ut en møteform dere blir enige om. 

Spis gjerne lunsj sammen minimum en gang pr. uke. 

Bestill gjerne basisdager med KS Folkevalgtprogram - det vil gi hele kommunestyret et godt utgangspunkt for forståelse av roller, saksbehandling og samspill; politikk og administrasjon. 

Foreslå gjerne en liten rundtur med ny politisk ledelse i kommunen for å bli kjent med plassering av bygninger og hvor de ulike tjenestene er lokalisert. Ved en senere anledning kan kanskje dette være noe utvalgene kan gjøre og kanskje hilse på noen av lederne som kan gi en kort informasjon om tjenesten de leder. 

De første månedene

Drøft og bli enige om hvilke faste møter dere ønsker å ha, og gjerne hvilken struktur møtene bør ha for å fungere godt. Snakk sammen om hvordan dere ønsker at samarbeidet skal være, hva er viktig for ordfører? 

Det kan være faste møter der dere går igjennom møteaktivitet både internt og eksternt, aktuelle saker, medieoppslag, samarbeid med andre og hvem gjør hva? 

I løpet av de første ukene bør dere på nytt ta en samtale om forventninger dere har til hverandre. Det å avklare gjensidige forventninger vil være et godt utgangspunkt for videre planlegging av hvordan dere ønsker å samarbeide og finne den gode strukturen. 

Sjekk ut og snakk om hvordan dere forstår utøvelsen av de ulike rollene dere har, gjerne sett i lys av ny kommunelov. 

Det første halvåret/året

Det vil være nyttig å etablere en arena for informasjonsutveksling mellom folkevalgte og deg som kommunedirektør, for å sikre at de folkevalgte sitter med lik informasjon. Avtal gjerne med politisk ledelse hvordan dette kan fungere på en god måte.  

Det første halve året vil det være viktig at dere snakker sammen om hvordan dere opplever at samarbeidet har fungert og om det er behov for justering eller større endringer. 

Noen gode tips: 

   

  1. Avtal faste ukentlige møter og bli enige om hvem som setter opp agenda, innkaller, og hvem som skal delta- politisk ledelse og kommunedirektørens ledergruppe? 
  2. Avklar hvilke møteplasser dere har, og ønsker å ha, formelle og uformelle.
  3. Spis lunsj sammen en gang hver uke
  4. Avtale et fast møte i halvåret der dere snakker om hvordan samarbeidet fungere.
  5. Har dere avklart ansvarsfordeling og etablert en struktur og rutine for fordeling av politiske saker?
  6. Hvilke støttepersoner har politisk ledelse?
  7. Hvilken informasjon er det viktig at vi gir hverandre og når skal vi informere hverandre?
  8. Hvordan kan politisk ledelse og kommunedirektør bidra til en saklig og ryddig politisk kultur og et godt politisk samarbeidsklima?
  9. Hvilke råd vil du gi til ordfører for at hen skal lykkes i rollen?  Hvordan kan dere spille hverandre gode? 
  1. Hvordan håndtere media, hvem gjør hva?

Tips: evaluering: Det kan være en god ide å evaluere samarbeidet hvert halvår.

Lenkeblokk Icon Mer informasjon her om nytt verktøy

Fakta/erfaring og dokumentasjon: 

Som kommunedirektør har du en sentral rolle og ansvar for å bygge tillit og legge til rette for en god dialog. Tillit er ikke noe som oppstår spontant en gang for alle, men må skapes og opprettholdes over tid. En god velkomst kan virke positivt og gi flere gevinster med tanke på det videre samarbeidet med politisk ledelse. 

Forskning viser at kommunedirektører som opplever at det er et godt politisk klima i kommunen, med samarbeid mellom partiene, klare politiske vedtak og folkevalgte som opptrer ryddig og saklig overfor administrasjonen, er også de kommunedirektørene som opplever et godt samarbeid med ordfører. 

KS FoU’en, gjennomført av Universitetet i Agder 2021, viser at jo oftere ordfører og kommunedirektør møtes uformelt, desto bedre oppleves samarbeidet. Slik sett viser dette at det også bør legges til rette for uformelle møter ved siden av den mer formaliserte kontakten. 

Avklar rollene 

Det er ikke et entydig skille mellom politikk og administrasjon. Det er derfor viktig at ordfører, varaordfører og kommunedirektøren avklarer rolleforståelsen. Det vil alltid være en dynamisk relasjon mellom politikk og administrasjon. Skal dette forholdet bli godt, kreves det respekt og aksept for de ulike rollene. Det betyr at rolleforståelsen aldri kan avklares en gang for alle. 

Når det gjelder samspill og samarbeid, så er det ikke bare snakk om politiske ledelse og deg som kommunedirektøren. Et godt lederskap involverer hele kommunestyret. Det eksisterer ikke en klar og entydig arbeids- og ansvarsfordeling mellom det politiske og administrative nivået. Dette er noe som vil variere avhengig av situasjon. 

Kommuneloven fastsetter rammen for kommunedirektørens rolle, ansvar og myndighetsområde. I ny kommunelov er intensjonen en styrket rolle for blant annet det løpende personalansvaret, og ansvaret for intern kontroll. Det vil si at du som kommunedirektør har et stort lederansvar for den administrative hverdagen, og hvordan organisasjonen opptrer og presterer.

Mer informasjon her: 

Rapport om styrket lederskap i kommunal sektor del 1
Rapport om styrket lederskap i kommunal sektpr del 2

Ny kommunelov: Praktiske eksempler og konkrete svar 

Se KS webinaret her: