Publisert: 30.09.2022

Målet med samlingen var å fortsette arbeidet med prosesskartleggingen som ble startet før ferien. Deltakerne skulle kartlegge og visualisere dagens prosess slik at de har et godt grunnlag for videre utviklings- og forbedringsarbeid.​ Eksempel på arbeidsprosesser som har ligget til grunn for kartleggingen er for eksempel medisinutdelingsprosess, rapportering, visitt eller matlaging og matservering.

A3-veikart som verktøy for forbedringsarbeid

Ved hjelp av A3 veikart skal deltakerne sette alt arbeidet i system; valg av forbedringsområde, kartlegging av dagens prosesser, og mål og tiltak. 

Målet er at denne kartleggingen på sikt skal bidra til å organisere og dele oppgavene på en måte som kommer både bruker og pasient til gode.

A3-veikart er et arbeidsverktøy som brukes for å drive systematisk forbedringsarbeid, visualisere stegene man gjør og sikrer at stegene kommer i logisk rekkefølge. Det at det er visualiserbart gjør at man kan endre og visualisere etter hvert. Hele veien får man dokumentert fremdriften på en god måte.

Her gikk gruppene nøye gjennom en prosess i flere ledd ved å ta for seg:

  • Slik de tror dagens prosess ser ut
  • Hvordan den egentlig foregår
  • Hvordan prosessen bør være.

Ved å få kartlagt flyten, avdekker man også om det ivaretar brukernes behov og om vi får uhensiktsmessige prosesser underveis. Etter å ha fullført alle stegene, er ønsket resultat at alle har forberedt en plan for prosesskartleggingen sammen med alle medarbeidere i sin avdeling.

Kartleggingen var et viktig utgangspunkt for å starte prosess-arbeidet. Gjennom samlinger i regi av TØRN fikk vi trent på å jobbe med rotårsaker – noe som hjalp oss veldig i det videre arbeidet. Både ledere og medarbeider fikk satt ord på problemområder som kanskje ellers kunne bli forbigått. Vadsø kommune

Finne det rette problemet ved hjelp av en rotårsaksanalyse

Den andre delen av samlingen gikk ut på gruppeoppgaver med utgangspunkt i rotårsaksanalyse. En rotårsaksanalyse er en arbeidsmetode som ser på hva som er årsaken til et problem. Den er undersøkende, åpen for nye perspektiver og inkluderer alle parter.

Man gjennomfører en rotårsaksanalyse ved å ta utgangspunkt i et problem og systematisk spørre hvorfor problemet er et problem. For hver årsak man kommer frem til, spør man hvorfor på nytt. 
Et eksempel er arbeid med rapportmøter for ansatte ved et vaktskifte, der de gjennomgår rapporten sammen og overfører informasjon om pasienten til helsepersonell som skal overta. 

Målet med analysen er å avdekke utfordringsbildet. I gruppeoppgaven var det særlig fokus på å jobbe videre med å finne det rette problemet, finne roten og årsaken til problemet og sette mål for hva man vil oppnå når man har avdekket årsaken. 

Hensikten med oppgaven var å reflektere over hvilke faktorer som påvirker arbeidsprosessen i negativ retning, og hva som er årsaken. Etter hvert som de avdekket årsaken, skulle de jobbe videre med måloppnåelsen; hvordan kan de arbeide for å løse dette problemet og organisere på en annen måte for fremtiden?

Oppgavene ble diskutert i plenum der flere kommuner hadde sett på en vanlig arbeidsdag fra start til slutt. Noen av problemområdene som ble belyst gikk ut på en uklar rollefordeling. Her identifiserte flere deltakerkommuner at det ikke var klar arbeidsfordeling, og de løftet frem behovet for å organisere seg bedre. Det var et særlig behov for tydeligere forventningsavklaring av den enkelte ansatt i fordelingen mellom for eksempel sykepleier og helsefagarbeider.

Det kom også frem at forskjellige yrkesgrupper har lite innsikt og manglende kunnskap om hverandres ansvarsområder. Noen grupper så også stor variasjon i hvordan man gjorde brukeroppgavene internt. Dette kan skyldes manglende systematisk kartlegging over tid, og at de ulike arbeidsoppgavene ikke er like godt kartlagt og dokumentert. Et tydelig behov for faste retningslinjer og en mer hensiktsmessig planlegging og struktur ble derfor løftet frem som mulige tiltak.