- Målet er at all relevant bygningsinformasjon samles, og at denne informasjonen kan hentes direkte
Venke Moe, plan- og bygningssjef i Kristiansand kommune

Rapporten er laget på oppdrag fra KS og Kartverket. Hvert år sender bedrifter og privatpersoner i underkant av 100 000 byggesøknader til norske kommuner. Dialog med innbygger og næringsliv krever tilgang til et rikt utvalg av matrikkeltjenester. Arbeidsgruppen har dokumentert denne bruken i form av brukerhistorier.

Arbeidsgruppens rapport - GeoIntegrasjon Matrikkel - brukerbehov og teknologivalg

- Effektivisering av lokalforvaltningen i kommunene er avhengig av troverdige data og tilgang til eiendomsdata 24/7. I dialog med innbyggerne må kommunene ofte gjennomgå den faktiske situasjonen og undersøke hva som er vedtatt og ikke vedtatt for boligen. Samlet tilgang til eiendomsdata er derfor helt sentralt for kommunene sier rådgiver i KS, Michael Pande-Rolfsen.

Støtter ikke kommunenes behov 

- Det har med tiden utviklet seg til en situasjon der kommunene må støtte seg til ulike registre og lokale matrikkelkopier for å løse sine oppgaver. Det kompliserer saksbehandlingen og er til hinder for gode digitale løsninger, sier avdelingsleder Grethe Helland i Kristiansand kommune. Hun er en av medlemmene i arbeidsgruppen som står bak rapporten.  

I dag kan for eksempel ikke detaljerte opplysninger om bygningens formål eller boenhetsstatus føres i matrikkelen.

- Dette er data som er relevante for bygge-, seksjonerings-, dele- og adressesaker, og for dialog med eiere og andre brukere av matrikkelen. Dagens matrikkel gir derfor ikke mulighet til å vise kompleksiteten i utviklingen i bygg og eiendommer. Den som fører matrikkelen må være kreativ for å klare å gjengi faktisk situasjon, og løsningen blir ofte å avvike fra føringsinstruksen. Konsekvensen er at viktig eiendomsinformasjon mangler i matrikkelen, sier Helleland.

Grethe Helland og Venke Moe i Kristiansand kommune har begge bidratt med å dokumentere dagens bruk av eiendomsregisteret. Foto: Kristiansand kommune.

Manglende datakvalitet

I dag varierer matrikkeldata sterkt med hensyn til kvalitet, pålitelighet og fullstendighet. Data av lav kvalitet er med på å hemme effektiv saksbehandling.

- Målet med en modernisering må være at matrikkelen har plass til all relevant bygningsinformasjon, og at denne informasjonen kan hentes som strukturerte data direkte fra informasjonen som ligger til grunn for godkjenning av en byggesøknad, sier plan- og bygningssjef i Kristiansand kommune, Venke Moe.

Hun peker på at strukturerte bygningsdata blir mer og mer viktig, særlig i de store kommunene etter hvert som kommunene tar i bruk ny teknologi som vi i dag forbinder med «smarte» byer og «smarte» samfunn.

Kartverket ser behovet 

Leder av eiendomsdivisjonen i Kartverket, Hannah Cook, ser at samfunnet stiller økte krav til eiendomsinformasjon, og til matrikkelen som nasjonal felleskomponent.

- For å ivareta brukerbehov må matrikkelen videreutvikles, blant annet for å romme relevante vedtaksdata. Den må enkelt kunne kobles til andre relevante kilder for å understøtte digitale prosesser og levere de tjenestene brukerne trenger, sier Cook.

Hun mener det samtidig må tilrettelegges for at eiendomsdata har kjent kvalitet og entydige definisjoner.

- Som et ledd i dette arbeidet må det stilles krav til at kommunene pålegges å oppdatere alle slike data på en enhetlig måte, fortrinnsvis automatisert. Det bør også sees nærmere på hvordan man kan tilrettelegge for mer visualisering av data i matrikkelen, og matrikkeldata bør kunne utstyres med kildehenvisninger. Dette stiller store krav til tett samarbeid mellom private og offentlige aktører i økosystemet, med tilrettelegging av en to-veis dataflyt mellom løsninger basert på en felles infrastruktur og arkitektur, sier Cook.

Oppfølging av rapportens anbefalinger

Det mest sentrale er ifølge arbeidsgruppen, behovet for mer vedtaksbaserte data i matrikkelen, behovet for kildehenvisning i matrikkelen og behovet for visualisering av matrikkelen. I tillegg peker arbeidsgruppen på kommunenes behov for samlet tilgang til eiendomsdata.

KS og Kartverket er i tett dialog om oppfølging av rapporten. KS mener erfaringene med modernisering av folkeregisteret, der ett av tiltakene har vært å tilrettelegge Fiks folkeregister som en fellestjeneste på Fiks-plattformen, bør kunne benyttes for eiendomsregisteret.

FIKS matrikkel

Løsningen innebærer at kommunens og fylkeskommunens fagsystemer kan bruke maskin-til-maskin-kommunikasjon for å koble seg opp mot folkeregisteret. I tillegg kan ansatte i kommuner og fylkeskommuner gjøre oppslag og uttrekk på opplysninger de har behov for, på en sikker måte. Kommunen styrer selv hvem som skal ha tilgang til hvilke opplysninger.

- En tilsvarende løsning med Fiks matrikkel bør utvikles for å sikre kommunal sektor en samlet tilgang til eiendomsinformasjon.  Kartverket og KS må samarbeide om å etablere en felles målarkitektur som en del av dette arbeidet, anbefaler Pande-Rolfsen.

Digital byggesaksbehandling 

Det er nedlagt et stort arbeid med å digitalisere byggesøknadsprosessen, både for søker (digital byggesøknad) og for kommunene som skal behandle søknaden (eByggeSak i regi av KS).

Den nye digitale infrastrukturen på FIKS-plattform skal sørge for en effektiv og god saksbehandling i kommunene.

Lenkeblokk Icon Digital byggesøknad og eByggesak

Dette rammeverket åpner opp for at strukturert matrikkelinformasjon kan overføres fra utbygger og via kommunal saksbehandling til sentral matrikkel.