– Enklere å styre kommunens digitaliseringsarbeid med Fiks digiorden

Fiks digiorden er et styringsverktøy som hjelper kommunen å drive god informasjonsforvaltning. Når kommunen har registrert egne data i løsningen gir den en oversikt over kommunenes systemer og datasettene i systemene. Fiks digiorden gir også støtte for GDPR-protokoll og styringsdata for kommunens ledelse. 

Miroslav Takev er IT-rådgiver og prosjektleder for IT-tjenesten i Birkenes og Lillesand kommuner, og sitter også i brukerrådet for Fiks digiorden.

Hvordan jobbet dere før dere tok i bruk løsningen?

–  Tidligere jobbet vi mye adhoc og brukte lister i SharePoint for å få oversikt over systemene våre og i hvilken grad vi ivaretar GDPR.  Det var både tungvint og lite brukervennlig, forteller Miroslav Takev.

Hvilke fordeler/gevinster får kommunen ved å bruke løsningen?

–   Etter at vi tok i bruk Fiks digiorden har vi i Birkenes og Lillesand kommuner fått en helhetlig oversikt over alle systemer i kommunene. Nå har vi fullstendig oversikt over applikasjonene våre: hvordan de «snakker» sammen, hvilke sektorer de tilhører, datasett, økonomi, drift, behandlingsprotokoller og rapportering i sanntid. Denne informasjonen gjør det enklere å drive en strategisk styring av kommunens digitaliseringsarbeid – og det er en forutsetning for å kunne tilrettelegge for deling og viderebruk av data.

Noe annet vi har sett, når vi har jobbet med å innføre løsningen, er at vi har blitt bedre kjent med systemansvarlig og applikasjonseksperter. Den totale oversikten vi får ved å bruke Fiks digiorden bidrar til å holde disse rollene oppdatert og tryggere på systemene de har ansvar for. Jeg er en del av brukerrådet for Fiks digiorden, og vi jobber med KS for å videreutvikle løsningen. Vi gleder oss til å ta i bruk mange nye funksjoner, sier Takev.

Hvordan bidrar løsningen til bedre internkontroll?

–  I kartleggings- og gjennomføringsfasen av prosjektet innså vi hvor sentralt Fiks digiorden er for oss, spesielt med tanke på internkontroll og GDPR. Løsningen gir oss en fullstendig oversikt over alle applikasjoner i kommunen og alle behandlingsprotokoller på samme plass, oppdatert til enhver tid.

Har dere gjort dere noen erfaringer som andre kommuner bør vite om?

– Det kan være krevende å komme i gang, danne seg fullstendig oversikt og det kan være en krevende øvelse å få på plass all informasjon som skal fylles ut i Fiks digiorden. Det kreves dedikerte personer som kjenner organisasjonen godt, og det krever forankring i ledelsen i kommunen. God kartlegging i forkant og kommunikasjon til alle berørte var nøkkelen til suksess, samt gjennomføringsvilje. Jeg anbefaler på det sterkeste å ta kontakt med en annen kommune, for eksempel oss – hvor dere kan høre om erfaringene vi har gjort oss i løpet av vårt prosjekt. Se alltid på de enorme fordelene løsningen tilbyr, avslutter Miroslav.