Prosjektorganisering og rollebeskrivelser

Kommunene anbefales å opprette en prosjektgruppe eller arbeidsgruppe. Hvem som deltar i prosjektgruppen er opp til hver enkelt kommune, men det er en fordel at noen fra den utøvende helsestasjonstjenesten deltar. Prosjekteier må selv vurdere om det er behov for et prosjektstyre (styringsgruppe).

Størrelsen på prosjektgruppen avhenger av størrelsen på kommunen og kompetansen til prosjektmedlemmene. Gruppen trenger ikke å være stor, men det er viktig at bidragsyterne i prosjektet har tydelige roller. Prosjektet kan gjerne definere rollene ut fra kommunens egen prosjektmetodikk. Samtidig kan det være hensiktsmessig å se til forslaget til organisering og rollebeskrivelser nederst i dokumentet, før prosjektgruppen pekes ut.

Ansvaret for gevinster kan håndteres på ulike måter, men det er svært viktig at rollen som gevinstansvarlig er godt kjent og beskrevet. Gevinstansvarlig vil ha ansvaret for å følge opp gevinster helt til de er realiserte. I noen tilfeller kan det også være hensiktsmessig å fordele ansvaret for ulike gevinster eller områder på flere gevinsteiere. Disse rapporterer i så fall til gevinstansvarlig.

Kommunikasjon og opplæring

Prosjektet bør tidlig utarbeide en kommunikasjonsplan rettet mot ansatte i kommunen og fremtidige brukere av tjenestene. Selv om den utadrettede kommunikasjonen gjerne ikke finner sted før det nærmer seg lansering, anbefales det å lage planen før man går videre til gjennomføringsfasen.

Gevinstarbeid

I planleggingsfasen er det nødvendig å få oversikt over hvilke gevinster løsningen kan realisere i din kommune. Det er for eksempel kostnadsbesparelser, spart tid og økt kvalitet.
Prosjektet må gjennomføre en gevinstkartlegging som synliggjør hvilke endringer tjenesten må gjøre for å hente ut gevinster, og forutsetningene for å få det til. Når oversikten over mulige gevinster foreligger, må prosjektet gjøre en gevinstanalyse. Hvilke gevinster og endringer gir størst effekt og bør måles og følges opp?

Til slutt utarbeides en gevinstplan med oversikt over gevinstene dere vil måle, gevinsteiere og indikatorer med mer. Det er viktig å starte tidlig på gevinstarbeidet for å sikre tid, ressurser og tilgang til data, samt å få gjennomført en nullpunktsmåling av måleindikatorene. Forslag til målinger finnes som vedlegg nederst i dokumentet. (Les mer om gevinstarbeid og nullpunktsmålinger i delkapittelet om gjennomføringsfasen). For å måle kvalitetsforbedringer bør det gjennomføres en brukerundersøkelse før og etter at løsningen tas i bruk. Undersøkelsen må planlegges i denne fasen.

Eksempel på maler for gevinstrealiseringen finner dere på KS’ nettsted.

Leveranseplan

Leveranseplanen beskriver alle leveransene i prosjektet. Selv om det gjerne er snakk om mindre leveranser og utarbeiding av dokumentasjon, er det hensiktsmessig å få dette inn i en plan. Planen bør forankres hos prosjekteier (og prosjektstyret, for de som har det) for å sikre at beslutningstakere og prosjektgruppen er omforent om leveransene.

Videre anbefales det at prosjekteier (og prosjektstyret, for de som har det) godkjenner leveransene for hver fase, før prosjektet går videre til neste fase. Dette for å sikre at alle involverte har samme forståelse av og er enige om hva som er levert og hva som gjenstår før tjenesten lanseres.

Risikovurdering og DPIA

Hver kommune er selv ansvarlig for å gjennomføre en risikovurdering og vurdere personvernkonsekvenser (DPIA). Det er utarbeidet maler for risikovurderingen og DPIA her . Kommunen må likevel selv gjøre egne vurderinger og tilpasse innholdet til egen situasjon.

Kommunens administrative ledelse har et særskilt ansvar for at DPIA gjennomføres. Der det er hensiktsmessig, kan imidlertid behandlingsansvaret delegeres til andre. Det er en fordel om personen som skal gjennomføre DPIA-en rådfører seg med personvernombudet. Det kan bidra til å sikre nødvendig kompetanse i prosessen, også med tanke på involvering av de som yter tjenestene.

Det er lederen i avdelingen som skal ta i bruk nye IT-systemer eller IT-tjenester som har ansvaret for at nødvendige risikovurderinger blir gjennomførte. Kommunens administrative ledelse har også et særskilt ansvar for å fastsette hvilket risikonivå kommunen aksepterer, hvordan risikoene skal håndteres og videre etterlevelse gjennom styringssystemet for informasjonssikkerhet.

Digi Vestland har utarbeidet videoer som forklarer DPIA og risikovurderinger. Disse finnes her . Prosjektveiviseren har også beskrivelser av informasjonssikkerhet og personvern gjennom ulike faser av et prosjekt.

Utfall av planleggingsfasen

Før prosjektet går videre fra planleggingsfasen, bør følgende være gjennomført og godkjent av prosjekteier:

• Godkjent prosjektmandat og prosjektorganisering
• Godkjent kommunikasjonsplan
• Godkjent gevinstplan
• Godkjent leveranseplan
• Gjennomført risikovurdering og DPIA

I gjennomføringsfasen skal prosjektet sette opp og teste løsningen. Prosjektet skal også

• signere avtaler med Norsk helsenett og EPJ-leverandør
• gjennomføre nullpunktsmålinger og brukerundersøkelsen
• gjennomføre tiltak og oppfølging fra risikovurderingen og DPIA-en
• gjøre klart opplæringen og informasjonen fra kommunikasjonsplanen
• utarbeide en avslutningsanbefaling

Signere avtaler

Kommunen må godta generelle bruksvilkår for Helsenorge dersom dette ikke allerede er gjort. Tjenesten krever og så en databehandleravtale. For å få en oversikt over dette kan du kontakte Norsk Helsenett, NHN.

Generelle bruksvilkår Helsenorge finnes her
Spesielle bruksvilkår Helsenorge finnes her

Teknisk oppsett av løsningen

EPJ-systemet må oppgraderes og kommunen må sette opp selve løsningen. Hver kommune må kontakte sin leverandør for EPJ-system for å oppgradere denne. De relevante leverandørene er Visma, Infodoc og CGM, og alle de tre er kjent med endringene som må gjøres.

Løsningen installeres og testes først i kommunens testmiljø. Der gjennomføres akseptansetest. Dialog med EPJ-leverandør og NHN er nødvendig på dette tidspunktet, og man må passe på å koble til test i andre enden (test av adresseregister, servicebuss, ekstern-API med mer). Når man ser at løsningen fungerer som den skal i kommunens testmiljø, installeres den i kommunens produksjonsmiljø. Husk å gi god informasjon til de ansatte om når løsningen installeres i produksjon og sett av tid til opplæring i forkant av produksjonssetting. I tiden rett etter produksjonssetting er det ekstra viktig at kommunens tekniske ressurs og EPJ-ressurs er tett på og følger opp eventuelle tilbakemeldinger om feil.

Gevinstarbeid

I planleggingsfasen bestemte dere hvilke indikatorer dere må måle for å følge opp effekten av løsningen. Nå gjøres den første nullpunktsmålingen. Målingen er utgangspunktet for å kunne si noe om de nødvendige endringene er gjennomført og om gevinstene faktisk realiseres. Dermed er også målingene et utgangspunkt for å vurdere behovet for korrigerende tiltak.

Eksempel på maler for gevinstrealiseringen finnes på ks.no.

Brukerundersøkelsen som ble planlagt i forrige fase gjennomføres.

Risikovurdering og DPIA

I gjennomføringsfasene må kommunene følge opp at avtalte tiltak for informasjonssikkerhet og personvern blir utførte, og verifisere at kravene er tilfredsstilte. Dere må også følge opp behov for nye risikovurderinger ved endringer, og sikre overlevering til linjen.

Opplæring og markedsføring

Det er sentralt at ansatte får god opplæring, og at de går igjennom opplæringsmateriellet som er utarbeidet for Digihelsestasjon. Ansatte bør sette av to til tre timer til opplæringen, som gjøres på egen PC. I tillegg kan kommunen gjennomføre gruppeøvelser eller andre læringsaktiviteter, etter egne ønsker og behov.
For at brukere skal bli kjent med at løsningen eksisterer må den markedsføres på kommunens nettsider, ved helsestasjonene og gjennom andre kanaler der kommunen kan nå brukerne. Det er på forhånd utarbeidet mye markedsmateriell for Digihelsestasjon som kommunene kan ta i bruk (plakater, brosjyrer, kort, filmer, bilder til infoskjermer med mer).

KS læring har opplæring i de ulike EPJ-løsningene:

HsPro (Visma)

Infodoc Plenario

CGM Journal

Avslutningsanbefaling

Før prosjektet går videre til avslutningsfasen bør prosjektet utarbeide avslutningsanbefaling til prosjekteier eller prosjektstyret. Som et ledd i dette arbeidet kan prosjektet også utarbeide en beskrivelse av aktiviteter før overlevering til drift, gjerne i form av en sjekkliste.

Utfall av gjennomføringsfasen

Før prosjektet går videre til avslutningsfasen bør følgende leveranser være godkjent av prosjekteier (eller prosjektstyret, for de som har det):

• Løsningen ferdig teknisk satt opp
• Gjennomførte og dokumenterte nullpunktsmålinger
• Gjennomført brukerundersøkelse
• Behov og tiltak knyttet til risikovurderingen og DPIA er gjennomgått eller utført
• Ansatte har gjennomført opplæringen
• Kommunen har markedsført tjenesten ut mot brukerne
• Avslutningsanbefalingen er utarbeidet

I denne fasen avsluttes prosjektet og det overleveres til linjen. Sjekklisten som ble utarbeidet i avslutningsanbefalingen bør gjennomgås, for å være trygge på at alle aktiviteter er ivaretatt. Det kan også være fordelaktig for kommunen at prosjektet utarbeider en sluttrapport som kan brukes til kommende tilsvarende prosjekter.

Overlevering til drift og forvaltning

Prosjektet forholder seg til avslutningsanbefalingen. Tjenesteavtale med driftsmiljøet må være på plass. Rutiner som beskriver samhandling mellom IT-drift, EPJ-leverandørene, NHN og helsestasjonene må være beskrevet og godtatt.

Gevinstarbeid

I denne fasen oppdateres gevinstrealiseringsplanen. Dersom det underveis er oppdaget nye mulige gevinster avløsningen føres disse også opp. Det er viktig at den gevinstansvarlige i virksomheten får god oversikt over hvilke måleindikatorer som skal følges opp etter at innføringsprosjektet avsluttes.

Sluttrapport

Sluttrapporten beskriver erfaringer fra prosjektgjennomføringen og er tiltenkt lokal bruk for kommende tilsvarende prosjekter i kommunen.

Utfall fra avslutningsfasen

• Godkjent sjekkliste over aktiviteter som gjennomføres før overlevering
• Godkjent tjenesteavtale (SLA)
• Godkjent sluttrapport
• Godkjent oppdatert plan for gevinstrealisering

Når prosjekteier (eller prosjektstyret) har godkjent avslutningsfasen, overleveres prosjektet til drift og prosjektleder trekker seg ut. Tjenestene i linjen har ansvaret for å hente ut gevinstene i realiseringsfasen.

Hvor lenge realiseringsfasen varer avhenger av hvor omfattende endringene av den nye løsningen er. Det er gevinstansvarlig, eventuelt sammen med virksomhetsleder, som avgjør hvor lenge man skal fortsett å følge opp gevinstene av løsningen.

Gevinstarbeid

I denne fasen overtar virksomhetene/linjen ansvaret for gevinstarbeidet. Det innebærer å måle gevinster, feire resultater, fange opp avvik og sette inn nødvendige tiltak dersom dere ikke oppnår den ønskede utviklingen i målingene. Gevinstansvarlig bør være løpende oppdatert om realiseringen av gevinster.

Utfall fra realiseringsfasen

Spart tid omfordeles til annet arbeid, budsjett omfordeles ved kostnadsbesparelser og kvalitetsforbedringer feires og markedsføres.