Bakgrunn

Dagens helsestasjon- og skolehelsetjeneste bærer i stor grad preg av at kommunikasjon mellom brukere og kommunens tjenester baseres på brev, telefon, fysisk oppmøte og e-post. Innbyggere som ønsker å benytte seg av tjenestene kan i dag oppleve det som utfordrende å komme i kontakt. Samtidig er det enkelte grupper som ikke tar lett kontakt med tjenesten, for eksempel ungdom og spesielt unge gutter.

Innføringshåndboken har som formål å beskrive fremgangsmåte for hvordan kommuner som ønsker å komme i gang med DigiHelsestasjon går frem. Innføringshåndboken skal gi tilstrekkelig informasjon til at kommuner selv kan ta løsningen i bruk og hente ut gevinster. Innføringshåndboken er i stor grad basert på erfaringer fra Bergen kommune.

Lenkeblokk Icon Les om bakgrunn og formål til Innføringshåndboken her

Beskrivelse av løsningen


DigiHelsestasjon gjør det mulig for brukere å kommunisere med helsestasjonene og skolehelsetjenesten på nett. Meldingene vil komme direkte inn i den elektroniske pasientjournalen (EPJ), og helsepersonell vil fremdeles forholde seg til sine systemer for EPJ. Disse systemene vil tilpasses teknisk og funksjonelt for å kunne samspille med tjenestene på helsenorge.no. Tilsvarende løsninger på helsenorge.no brukes allerede av fastleger, spesialisthelsetjenesten og kommunale helsetjenester som pleie- og omsorgstjenesten.

Innlogging

Brukere logger seg inn på helsenorge.no ved å bruke Bank-ID, Bank-ID på mobil, Buypass ID eller Commfides e-ID. Innloggingen har høyeste sikkerhetsnivå og gjør det dermed mulig å utveksle personopplysninger i dialogen. Når ungdomsløsningen er plass i 2022 skal det være mulig å bruke Feide-innlogging.
For tjenester til barn under 16 år på helsenorge hvor foreldrene representerer barnet, har foreldre har tilgang til sine barns tjenester basert på foreldreansvaret som er definert i folkeregisteret.

Avtaler og timebestilling

Når brukerne logger seg inn på helsenorge.no får de oversikt over avtaler de har med helsetjenestene i kommunen, som konsultasjoner og avtaler med helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Brukerne kan selv avbestille timer, der avbestillingene registreres direkte i kommunens elektroniske pasientjournal (EPJ). Kommunen kan selv velge om en avbestilling må godkjennes før den bekreftes. På denne måten blir det enklere for brukerne av tjenestene å planlegge sine egne hverdager. Samtidig vil kommunen motta færre henvendelser på telefon, og skolehelsetjenesten unngår at brukerne ikke møter til avtalt time uten å få beskjed.

Meldinger

Brukere og foresatte kan enkelt og trygt sende og motta meldinger inne på helsenorge.no. Ettersom løsningen krever sikker innlogging, kan meldingene trygt inneholde sensitive opplysninger. Alle meldingene lagres i den elektroniske pasientjournalen (EPJ), som gjør at både brukeren og kommunen har god dokumentasjon. Løsningen legger også til rette for direkte kontakt mellom helsetjenesten og foresatte, som kan resultere i at kommunen ikke mottar like mange unødvendige telefoner og e-poster, og at brukerne innhenter informasjon på egen hånd.

Varsel om planlagte avtaler

Foreldre og ungdom over 16 år kan få varsel på e-post eller tekstmelding i forkant av en avtale. Ettersom brukerne selv kan avbestille timer, vil tjenesten oppleve at flere flytter timen på forhånd eller gir beskjed om at de ikke kan møte opp.

Gevinster


Løsningen kan gi store gevinster knyttet til tilgjengelighet, involvering og tidsbruk. Brukeropplevelsen heves av at innbyggerne får enklere kontakt med helsepersonell gjennom et tilgjengelig og sikkert digitalt verktøy. Dette er kanskje særlig viktig for ungdom, som vil dra nytte av den kommende ungdomsløsningen i 2022. Løsningen vil gi større grad av trygghet og oversikt for brukerne. De får oversikt over avtaler samtidig med at de selv kan hente ut nødvendig informasjon. At brukere selv kan avbestille timer gjør arbeidsdagen lettere for de ansatte, som vil oppleve at flere brukere gir beskjed om de ikke kan møte til oppsatt avtale. For tjenesten gir det bedre oppfølging av brukere og mer effektiv tidsbruk. I tillegg er informasjonssikkerheten bedre ivaretatt for alle involverte, og den digitale dialogen blir automatisk journalført.

 

For at kommunen skal realisere gevinstene, er det viktig med god gevinstplanlegging og gjennomføring i hele innføringsprosjektet og i tiden etter at linjen har tatt løsningen i bruk. Arbeidet med gevinster er derfor omtalt i alle prosjektfasene. Dersom ikke kommunen har mye erfaring med gevinstplanlegging og -realisering fra før, anbefaler vi å lese mer om dette blant annet på i KS' "Veikart for tjenesteinnovasjon" og i Prosjektveiviseren. I teksten nedenfor finner dere også lenker og henvisninger til vedlegg med maler og verktøy som kommunene kan bruke.

Ta tjenesten i bruk

Her får du en overordnet beskrivelse av hvordan kommuner kan ta løsningen i bruk. Det anbefales å gjennomføre innføringen som et prosjekt. Eksempel på prosjektplan finnes her.

Prosjektplanen illustrerer fire faser:

imagecj50m.png


Etter at kommunen har gjort vedtak om å ta i bruk DigiHelsestasjon, er det formålstjenlig å forankre innføringen på flere nivåer. Løsningen krever tverrfaglige forberedelser, endringer i arbeidsprosesser og beslutninger tilknyttet forvaltningskostnader og eventuelle oppkoblingskostnader (les mer om dette under kostnader).

De fire fasene

Som første fase i innføringsprosjektet anbefales en planleggingsfase. Formålet med denne fasen er å sikre tilstrekkelige forberedelser til at kommunen kan innføre løsningen på en god måte. I den forbindelse bør kommunen utarbeide et prosjektmandat, i tråd med kommunens valgte metodikk.

  • Planleggingsfasen

    Prosjektorganisering og rollebeskrivelser

    Kommunene anbefales å opprette en prosjektgruppe eller arbeidsgruppe. Hvem som deltar i prosjektgruppen er opp til hver enkelt kommune, men det er en fordel at noen fra den utøvende helsestasjonstjenesten deltar. Prosjekteier må selv vurdere om det er behov for et prosjektstyre (styringsgruppe).

    Størrelsen på prosjektgruppen avhenger av størrelsen på kommunen og kompetansen til prosjektmedlemmene. Gruppen trenger ikke å være stor, men det er viktig at bidragsyterne i prosjektet har tydelige roller. Prosjektet kan gjerne definere rollene ut fra kommunens egen prosjektmetodikk. Samtidig kan det være hensiktsmessig å se til forslaget til organisering og rollebeskrivelser nederst i dokumentet, før prosjektgruppen pekes ut.

    Ansvaret for gevinster kan håndteres på ulike måter, men det er svært viktig at rollen som gevinstansvarlig er godt kjent og beskrevet. Gevinstansvarlig vil ha ansvaret for å følge opp gevinster helt til de er realiserte. I noen tilfeller kan det også være hensiktsmessig å fordele ansvaret for ulike gevinster eller områder på flere gevinsteiere. Disse rapporterer i så fall til gevinstansvarlig.

    Kommunikasjon og opplæring

    Prosjektet bør tidlig utarbeide en kommunikasjonsplan rettet mot ansatte i kommunen og fremtidige brukere av tjenestene. Selv om den utadrettede kommunikasjonen gjerne ikke finner sted før det nærmer seg lansering, anbefales det å lage planen før man går videre til gjennomføringsfasen.

    Gevinstarbeid

    I planleggingsfasen er det nødvendig å få oversikt over hvilke gevinster løsningen kan realisere i din kommune. Det er for eksempel kostnadsbesparelser, spart tid og økt kvalitet.
    Prosjektet må gjennomføre en gevinstkartlegging som synliggjør hvilke endringer tjenesten må gjøre for å hente ut gevinster, og forutsetningene for å få det til. Når oversikten over mulige gevinster foreligger, må prosjektet gjøre en gevinstanalyse. Hvilke gevinster og endringer gir størst effekt og bør måles og følges opp?

    Til slutt utarbeides en gevinstplan med oversikt over gevinstene dere vil måle, gevinsteiere og indikatorer med mer. Det er viktig å starte tidlig på gevinstarbeidet for å sikre tid, ressurser og tilgang til data, samt å få gjennomført en nullpunktsmåling av måleindikatorene. Forslag til målinger finnes som vedlegg nederst i dokumentet. (Les mer om gevinstarbeid og nullpunktsmålinger i delkapittelet om gjennomføringsfasen). For å måle kvalitetsforbedringer bør det gjennomføres en brukerundersøkelse før og etter at løsningen tas i bruk. Undersøkelsen må planlegges i denne fasen.

    Eksempel på maler for gevinstrealiseringen finner dere på KS’ nettsted.

    Leveranseplan

    Leveranseplanen beskriver alle leveransene i prosjektet. Selv om det gjerne er snakk om mindre leveranser og utarbeiding av dokumentasjon, er det hensiktsmessig å få dette inn i en plan. Planen bør forankres hos prosjekteier (og prosjektstyret, for de som har det) for å sikre at beslutningstakere og prosjektgruppen er omforent om leveransene.

    Videre anbefales det at prosjekteier (og prosjektstyret, for de som har det) godkjenner leveransene for hver fase, før prosjektet går videre til neste fase. Dette for å sikre at alle involverte har samme forståelse av og er enige om hva som er levert og hva som gjenstår før tjenesten lanseres.

    Risikovurdering og DPIA

    Hver kommune er selv ansvarlig for å gjennomføre en risikovurdering og vurdere personvernkonsekvenser (DPIA). Det er utarbeidet maler for risikovurderingen og DPIA her . Kommunen må likevel selv gjøre egne vurderinger og tilpasse innholdet til egen situasjon.

    Kommunens administrative ledelse har et særskilt ansvar for at DPIA gjennomføres. Der det er hensiktsmessig, kan imidlertid behandlingsansvaret delegeres til andre. Det er en fordel om personen som skal gjennomføre DPIA-en rådfører seg med personvernombudet. Det kan bidra til å sikre nødvendig kompetanse i prosessen, også med tanke på involvering av de som yter tjenestene.

    Det er lederen i avdelingen som skal ta i bruk nye IT-systemer eller IT-tjenester som har ansvaret for at nødvendige risikovurderinger blir gjennomførte. Kommunens administrative ledelse har også et særskilt ansvar for å fastsette hvilket risikonivå kommunen aksepterer, hvordan risikoene skal håndteres og videre etterlevelse gjennom styringssystemet for informasjonssikkerhet.

    Digi Vestland har utarbeidet videoer som forklarer DPIA og risikovurderinger. Disse finnes her . Prosjektveiviseren har også beskrivelser av informasjonssikkerhet og personvern gjennom ulike faser av et prosjekt.

    Utfall av planleggingsfasen

    Før prosjektet går videre fra planleggingsfasen, bør følgende være gjennomført og godkjent av prosjekteier:

    • Godkjent prosjektmandat og prosjektorganisering
    • Godkjent kommunikasjonsplan
    • Godkjent gevinstplan
    • Godkjent leveranseplan
    • Gjennomført risikovurdering og DPIA
  • Gjennomføringsfasen

    I gjennomføringsfasen skal prosjektet sette opp og teste løsningen. Prosjektet skal også

    • signere avtaler med Norsk helsenett og EPJ-leverandør
    • gjennomføre nullpunktsmålinger og brukerundersøkelsen
    • gjennomføre tiltak og oppfølging fra risikovurderingen og DPIA-en
    • gjøre klart opplæringen og informasjonen fra kommunikasjonsplanen
    • utarbeide en avslutningsanbefaling

    Signere avtaler

    Kommunen må godta generelle bruksvilkår for Helsenorge dersom dette ikke allerede er gjort. Tjenesten krever og så en databehandleravtale. For å få en oversikt over dette kan du kontakte Norsk Helsenett, NHN.

    Generelle bruksvilkår Helsenorge finnes her
    Spesielle bruksvilkår Helsenorge finnes her

    Teknisk oppsett av løsningen

    EPJ-systemet må oppgraderes og kommunen må sette opp selve løsningen. Hver kommune må kontakte sin leverandør for EPJ-system for å oppgradere denne. De relevante leverandørene er Visma, Infodoc og CGM, og alle de tre er kjent med endringene som må gjøres.

    Løsningen installeres og testes først i kommunens testmiljø. Der gjennomføres akseptansetest. Dialog med EPJ-leverandør og NHN er nødvendig på dette tidspunktet, og man må passe på å koble til test i andre enden (test av adresseregister, servicebuss, ekstern-API med mer). Når man ser at løsningen fungerer som den skal i kommunens testmiljø, installeres den i kommunens produksjonsmiljø. Husk å gi god informasjon til de ansatte om når løsningen installeres i produksjon og sett av tid til opplæring i forkant av produksjonssetting. I tiden rett etter produksjonssetting er det ekstra viktig at kommunens tekniske ressurs og EPJ-ressurs er tett på og følger opp eventuelle tilbakemeldinger om feil.

    Gevinstarbeid

    I planleggingsfasen bestemte dere hvilke indikatorer dere må måle for å følge opp effekten av løsningen. Nå gjøres den første nullpunktsmålingen. Målingen er utgangspunktet for å kunne si noe om de nødvendige endringene er gjennomført og om gevinstene faktisk realiseres. Dermed er også målingene et utgangspunkt for å vurdere behovet for korrigerende tiltak.

    Eksempel på maler for gevinstrealiseringen finnes på ks.no.

    Brukerundersøkelsen som ble planlagt i forrige fase gjennomføres.

    Risikovurdering og DPIA

    I gjennomføringsfasene må kommunene følge opp at avtalte tiltak for informasjonssikkerhet og personvern blir utførte, og verifisere at kravene er tilfredsstilte. Dere må også følge opp behov for nye risikovurderinger ved endringer, og sikre overlevering til linjen.

    Opplæring og markedsføring

    Det er sentralt at ansatte får god opplæring, og at de går igjennom opplæringsmateriellet som er utarbeidet for Digihelsestasjon. Ansatte bør sette av to til tre timer til opplæringen, som gjøres på egen PC. I tillegg kan kommunen gjennomføre gruppeøvelser eller andre læringsaktiviteter, etter egne ønsker og behov.
    For at brukere skal bli kjent med at løsningen eksisterer må den markedsføres på kommunens nettsider, ved helsestasjonene og gjennom andre kanaler der kommunen kan nå brukerne. Det er på forhånd utarbeidet mye markedsmateriell for Digihelsestasjon som kommunene kan ta i bruk (plakater, brosjyrer, kort, filmer, bilder til infoskjermer med mer).

    KS læring har opplæring i de ulike EPJ-løsningene:

    Lenkeblokk Icon HsPro (Visma) Lenkeblokk Icon Infodoc Plenario Lenkeblokk Icon CGM Journal

    Avslutningsanbefaling

    Før prosjektet går videre til avslutningsfasen bør prosjektet utarbeide avslutningsanbefaling til prosjekteier eller prosjektstyret. Som et ledd i dette arbeidet kan prosjektet også utarbeide en beskrivelse av aktiviteter før overlevering til drift, gjerne i form av en sjekkliste.

    Utfall av gjennomføringsfasen

    Før prosjektet går videre til avslutningsfasen bør følgende leveranser være godkjent av prosjekteier (eller prosjektstyret, for de som har det):

    • Løsningen ferdig teknisk satt opp
    • Gjennomførte og dokumenterte nullpunktsmålinger
    • Gjennomført brukerundersøkelse
    • Behov og tiltak knyttet til risikovurderingen og DPIA er gjennomgått eller utført
    • Ansatte har gjennomført opplæringen
    • Kommunen har markedsført tjenesten ut mot brukerne
    • Avslutningsanbefalingen er utarbeidet
  • Avslutningsfase

    I denne fasen avsluttes prosjektet og det overleveres til linjen. Sjekklisten som ble utarbeidet i avslutningsanbefalingen bør gjennomgås, for å være trygge på at alle aktiviteter er ivaretatt. Det kan også være fordelaktig for kommunen at prosjektet utarbeider en sluttrapport som kan brukes til kommende tilsvarende prosjekter.

    Overlevering til drift og forvaltning

    Prosjektet forholder seg til avslutningsanbefalingen. Tjenesteavtale med driftsmiljøet må være på plass. Rutiner som beskriver samhandling mellom IT-drift, EPJ-leverandørene, NHN og helsestasjonene må være beskrevet og godtatt.

    Gevinstarbeid

    I denne fasen oppdateres gevinstrealiseringsplanen. Dersom det underveis er oppdaget nye mulige gevinster avløsningen føres disse også opp. Det er viktig at den gevinstansvarlige i virksomheten får god oversikt over hvilke måleindikatorer som skal følges opp etter at innføringsprosjektet avsluttes.

    Sluttrapport

    Sluttrapporten beskriver erfaringer fra prosjektgjennomføringen og er tiltenkt lokal bruk for kommende tilsvarende prosjekter i kommunen.

    Utfall fra avslutningsfasen

    • Godkjent sjekkliste over aktiviteter som gjennomføres før overlevering
    • Godkjent tjenesteavtale (SLA)
    • Godkjent sluttrapport
    • Godkjent oppdatert plan for gevinstrealisering

    Når prosjekteier (eller prosjektstyret) har godkjent avslutningsfasen, overleveres prosjektet til drift og prosjektleder trekker seg ut. Tjenestene i linjen har ansvaret for å hente ut gevinstene i realiseringsfasen.

  • Realiseringsfasen

    Hvor lenge realiseringsfasen varer avhenger av hvor omfattende endringene av den nye løsningen er. Det er gevinstansvarlig, eventuelt sammen med virksomhetsleder, som avgjør hvor lenge man skal fortsett å følge opp gevinstene av løsningen.

    Gevinstarbeid

    I denne fasen overtar virksomhetene/linjen ansvaret for gevinstarbeidet. Det innebærer å måle gevinster, feire resultater, fange opp avvik og sette inn nødvendige tiltak dersom dere ikke oppnår den ønskede utviklingen i målingene. Gevinstansvarlig bør være løpende oppdatert om realiseringen av gevinster.

    Utfall fra realiseringsfasen

    Spart tid omfordeles til annet arbeid, budsjett omfordeles ved kostnadsbesparelser og kvalitetsforbedringer feires og markedsføres.

 

Kostnader

Leverandøren av den elektroniske pasientjournalen (EPJ) kan kreve et vederlag for bruk av DigiHelsestasjon. Vederlaget beregnes ofte med utgangspunkt i innbyggertall, men er samtidig et resultat av avtaler og eventuelle forhandlinger mellom kommunen og EPJ-leverandøren. Dersom det ikke gjennomføres felles forhandlinger på vegne av flere kommuner, må kommunen selv kontakte EPJ-leverandøren for tilbud og avtale. De relevante leverandørene er Visma, Infodoc og CGM.

 

Kostnader for drift og forvaltning av DigiHelsestasjon er allerede inkludert i fakturaen fra Norsk helsenett om betaling for nasjonale e-helseløsninger, jfr. Forskrift om standarder og nasjonale e-helseløsninger § 16. Betaling gjelder for forvaltning og drift av nasjonal innbyggerportal (helsenorge.no) og dekker også tilknytningsavgift.

 

Årlige endringer i kostnader for kommunal sektor skal vurderes av teknisk beregningsutvalg for nasjonale e-helseløsninger, og skal i tillegg drøftes i konsultasjonsordningen med KS.

Se mer om kostnader over bruk av nasjonale e-helseløsninger her:
Endringer i forskrift om standarder og nasjonale e-helseløsninger - Norsk helsenett (nhn.no)



Kommende leveranser

Ungdomsløsningen for DigiHelsestasjon skal komme i løpet av 2022.