De bør gi praksisorientert veiledning og klare anvisninger om hvilken type atferd som forventes i hvilke situasjoner.

Etiske retningslinjer bør utarbeides lokalt, men mange virksomheter velger å ta utgangspunkt i andre kommunale selskapers eller eierkommunens retningslinjer når de lager sine egne. Det er nyttig å se på retningslinjene til andre virksomheter, men det er likevel viktig at retningslinjene bygger på en selvstendig vurdering tilpasset det enkelte selskap.

Råd 1: Selskapet bør ha formulert og gjort etiske retningslinjer kjent for medarbeidere og styremedlemmer

Mange selskap har utarbeidet etiske retningslinjer for medarbeidere og styremedlemmer. Selskap som ikke har gjort det, bør prioritere dette arbeidet. De etiske retningslinjene bør offentliggjøres – for eksempel ved å legge dem på intranett, på nettsiden eller gjennom en etikkplakat. Offentliggjøring bidrar til å gjøre retningslinjene kjent og dermed til at de etterleves.

De etiske retningslinjene for styret vil i en del tilfeller være de samme som for medarbeiderne. I andre tilfeller vil styret ha egne etiske retningslinjer.

Råd 2: De etiske retningslinjene bør beskrive hvordan medarbeidere og styremedlemmer skal håndtere interessekonflikter, herunder habilitetsspørsmål, bierverv og gaver/fordeler

Det er viktig at de etiske retningslinjene gjør det enklere for virksomheten å håndtere interessekonflikter. Interessekonflikter oppstår blant annet ved at ansatte har egne interesser som kan påvirke deres objektivitet og integritet, noe som kan resultere i at hensynet til selskapets interesser blir skadelidende. For eksempel kan det oppstå en interessekonflikt når en leder skal ansette en medarbeider og en nær venn er blant søkerne.

De etiske retningslinjene skal bidra til å håndtere disse interessekonfliktene på en etisk riktig måte, for eksempel gjennom regler for habilitet. I det nevnte eksemplet kan lederen være inhabil og bør overlate ansettelsesprosessen til andre. Andre sentrale problemstillinger knyttet til interessekonflikter, som også bør reguleres av etiske retningslinjer, er bierverv og gaver/fordeler.

Råd 3: De etiske retningslinjene bør beskrive reaksjoner ved brudd på retningslinjene

For å underbygge at de etiske retningslinjene følges bør det defineres reaksjoner ved brudd på disse. Reaksjoner bør helst være rettet mot ansvarlige enkeltpersoner. På generelt grunnlag er det mer virkningsfullt å sanksjonere ansvarlige enkeltpersoner, eventuelt pålegge tilsyn/rapportering som påvirker deres arbeidshverdag. Å vise at brudd på etiske retningslinjer gir reaksjoner kan ha en viktig forebyggende funksjon.

Råd 4: Selskapet bør jevnlig undersøke om medarbeidere og styremedlemmer kjenner og etterlever de etiske retningslinjene, og om det blir reagert ved brudd på retningslinjene

At medarbeidere og styremedlemmer kjenner de etiske retningslinjene er en absolutt forutsetning for at de følges. I tillegg er det svært viktig for etterlevelsen at det blir reagert ved brudd på retningslinjene.

Ved jevnlig å undersøke om medarbeidere og styremedlemmer faktisk kjenner retningslinjene og om det blir reagert ved brudd, kan selskapet bidra til at kunnskapen oppfriskes og at retningslinjer følges. I tillegg kan svarene fra undersøkelsen brukes til å vurdere behovet for videre etikkarbeid i virksomheten.

Hva som kan regnes som å undersøke jevnlig avhenger av virksomhetens karakter og størrelse. For mange selskaper vil en oppfølging hvert 2-3 år være tilstrekkelig. For andre selskaper, som i en periode fokuserer mye på etikkarbeid kan det være hensiktsmessig å gjøre det årlig. Undersøkelsens form avhenger også av selskapets bransje og størrelse. I noen selskaper og sammenhenger kan en enkel og uformell undersøkelse være et nyttig bidrag. For andre selskaper vil det være nødvendig med en anonym spørreundersøkelse.

Råd 5: Nye medarbeidere bør underskrive på at de vil følge de etiske retningslinjene, som en del av arbeidskontrakten

Å be nye medarbeidere underskrive på at de vil følge de etiske retningslinjene har flere fordeler. For det første bidrar det til at de gjør seg kjent med retningslinjene. For det andre vil de trolig være mindre tilbøyelige til å bryte noe de har underskrevet på. For det tredje kan det gjøre det lettere for arbeidsgiveren å reagere ved brudd på retningslinjene. I sum kan dette bidra til å hindre uetisk atferd i selskapet.

Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis