Nye regler i arbeidsmiljøloven fra 1. juli 2024

Lovendringene ble vedtatt 15. desember 2023. Lovforslagene har sammenheng med og skal bidra til å gjennomføre Arbeidsvilkårsdirektivet (EU) 2019/1152 i norsk rett.

Hvilke arbeidsavtaler de nye reglene gjelder for

Det vil fra 1. juli 2024 bli flere krav til innholdet i arbeidsavtalen for nye arbeidsforhold, mens gjeldende arbeidsavtaler kun må oppdateres dersom arbeidstaker ber om det.

Det er gitt overgangsregler for løpende arbeidsforhold inngått før 1. juli 2024. Den skriftlige arbeidsavtalen må suppleres i tråd med endringene i arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd og § 14-7 første ledd og § 14-7 andre ledd kun dersom arbeidstaker ber om det.

Slik anmodning må etterkommes tidligst mulig og senest to måneder etter at den er mottatt. For oversiktens skyld nevnes også dette i punkt 2 nedenfor om frister.

Det vises til lovvedtaket del III punkt 3 i Lov om endringer i arbeidsmiljøloven og statsansatteloven (tydelige og mer forutsigbare arbeidsvilkår) - LOV-2023-12-15-88.

Ulike typer frister

Det er mange ulike frister når det gjelder arbeidsavtaler og fristene gjelder følgende;

• når skriftlig arbeidsavtale må foreligge,
• når arbeidsavtaler i løpende arbeidsforhold per 1. juli 2024 må oppdateres hvis arbeidstaker ber om det,
• når fremtidige endringer må tas inn i løpende arbeidsavtaler og
• når svar til en som ber om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsforhold må foreligge

Her finner du en nærmere forklaring på disse fristene:

Fristen for når skriftlig arbeidsavtale må foreligge
I dag må skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte i arbeidsforhold med mer enn en måneds varighet.

Fra og med 1. juli 2024 må skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest innen syv dager etter at arbeidsforholdet begynte, jf. endring i arbeidsmiljøloven § 14-5 andre ledd. Det viser at arbeidsgivere kun har en uke på seg til arbeidsavtalen må være ferdig utarbeidet der arbeidsforholdet begynner 1. juli 2024. Dette betyr at arbeidsgiver bør oppdatere malene til arbeidsavtaler i god tid før 1. juli 2024.

I arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, vil det fremdeles være et krav om at det umiddelbart skal inngås skriftlig arbeidsavtale.

Det vises til Prop. 130 L (2022-2023) punkt 6.

Fristen for når arbeidsavtaler i løpende arbeidsforhold per 1. juli 2024 må oppdateres hvis arbeidstaker ber om det
Det er gitt overgangsregler for løpende arbeidsforhold inngått før 1. juli 2024. Den skriftlige arbeidsavtalen må suppleres i tråd med endringene i arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd og § 14-7 første ledd og § 14-7 andre ledd som gjelder fra 1. juli 2024 kun dersom arbeidstaker ber om det.

Fristen til arbeidsgiver for å etterkomme dette er tidligst mulig og senest to måneder etter at den er mottatt. Det vises til lovvedtaket del III punkt 3 i Lov om endringer i arbeidsmiljøloven og statsansatteloven (tydelige og mer forutsigbare arbeidsvilkår) - LOV-2023-12-15-88.

Fristen for å ta fremtidige endringer inn i arbeidsavtalen
Bestemmelsen i arbeidsmiljøloven § 14-8 endres slik at fristen for å ta inn eventuelle endringer i arbeidsforholdet etter §§ 14-6 og 14-7 inn i arbeidsavtalen fra og med den 1. juli 2024 reduseres fra tidligst mulig eller senest én måned etter at endringen trådte i kraft, til senest den dagen endringen trer i kraft.

Kravet om å ta inn endringer gjelder ikke hvis det er endringer som skyldes endringer i lover, forskrifter eller tariffavtaler.

Endringen i § 14-8 gjelder kun fristen for å ta inn endringer - ikke selve endringsadgangen. Departementet uttaler at innskjerping av fristen ikke innebærer endringer i rekkevidden eller fastleggelsen av arbeidsgivers styringsrett og hva som krever enighet mellom partene og hva arbeidsgiver ensidig kan endre. Det vises til proposisjonens punkt 7.

Fristen for svar til en som ber om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsforhold
Det er innført en ny bestemmelse i § 14-8 a fra 1. juli 2024. Den gir arbeidstaker som arbeider deltid eller er midlertidig ansatt, rett til å be arbeidsgiver om en ansettelsesform som er mer forutsigbar og trygg. Arbeidsgiver må gi et skriftlig og begrunnet svar innen en måned fra forespørselen ble mottatt. Bestemmelsen omtales nærmere nedenfor i punkt 6.

Nærmere om endringene i krav til innholdet i arbeidsavtalen

I arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd er det vedtatt endringer i listen med krav til opplysninger i arbeidsavtalen:

• Om arbeidstaker fritt kan bestemme sitt arbeidssted
• Arbeidstakers rett til annet fravær enn ferie betalt av arbeidsgiver
• Fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet
• Tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen skal angis særskilt
• Om den daglige og ukentlige arbeidstid vil variere
• Ordninger for vaktendringer, samt ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, herunder betaling for slikt arbeid
• Om eventuell rett til kompetanseutvikling
• Ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse

Alle endringene med unntak av første strekpunkt kan gjøres ved å henvise til lov, forskrift eller tariffavtale som regulerer spørsmålene. Er det noen av opplysningene som ikke følger av slik regulering, må opplysningen likevel inngå i arbeidsavtalen. Dette vil for eksempel gjelde navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver.

Oversikt over endringene i arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd

• Om arbeidstaker fritt kan bestemme sitt arbeidssted, jf. bokstav b

Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass, skal arbeidsavtalen også gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder eller fritt kan bestemme sitt arbeidssted. Presiseringen endrer ikke rammene for adgangen til å benytte hjemmekontor og annet fjernarbeid. Endringen er omtalt i proposisjonen punkt 5.5.2.1.

• Om rett til annet fravær enn ferie som er betalt av arbeidsgiver, jf. bokstav g

Det skal i tillegg til ferie opplyses om eventuell rett til annet fravær som er betalt av arbeidsgiver, noe som vil omfatte alle former for fravær eller fri fra arbeidet utover ferie, herunder permisjon og sykefravær. Det vises nærmere til proposisjonen punkt 5.5.2.5.

Hovedtariffavtalen har bestemmelser om blant annet lønn under sykdom, svangerskap, verneplikt osv. Arbeidsavtalen må derfor inneholde en henvisning til hovedtariffavtalen på dette punktet.

• Krav til fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet, jf. bokstav h

Det er inntatt en tilføyelse om at det også skal opplyses om krav til fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet. Informasjonsplikten vil blant annet omfatte kravet til drøfting som følger av arbeidsmiljøloven § 15-1 og eventuelt § 15-2, og formkravene i § 15-4 i tillegg til oppsigelsesfrister, jf. § 15-3. Det vises nærmere til proposisjonen punkt 5.5.2.6.

Vi legger til at det også må vises til Hovedtariffavtalen kapittel 1 punkt 3.2 og forvaltningsloven § 16 om forhåndsvarsel og §§ 24 og 25 om rett til samtidig begrunnelse av oppsigelse og avskjed. Dette er bestemmelser som allerede vedlegges malen til forhåndsvarsel i Personalhåndboka som både finnes fysisk og digitalt på KF Personal, men som det nå også må henvises til i arbeidsavtalen.

• De ulike elementene som utgjør lønnen, tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, bokstav i

Disse skal angis særskilt. Det vises nærmere til proposisjonen punkt 5.5.2.7.

Hovedtariffavtalen regulerer generelle lønnsbestemmelser og har bestemmelser om blant annet godtgjøring for særskilt arbeidstid. Arbeidsavtalen må derfor inneholde en henvisning til hovedtariffavtalen på dette punktet.

• Om den daglige og ukentlige arbeidstiden vil variere, jf. bokstav j

Det er inntatt en presisering om at plikten etter andre punktum også gjelder der «den daglige og ukentlige arbeidstiden vil variere», og at arbeidsavtalen også skal opplyse om dette. Det vises nærmere til proposisjonen punkt 5.5.2.8.

• Ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, vaktendringer mm, jf. bokstav m

Innholdet er nytt og fastslår at arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om ordninger for vaktendringer, samt om ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, herunder betaling for slikt arbeid. Når det gjelder vaktendringer, henviser bestemmelsen til arbeidsmiljøloven § 10-3 som oppstiller krav om arbeidsplan og at denne skal drøftes med arbeidstakerne senest to uker før iverksettelsen. Andre ordninger kan fremgå av tariffavtale. «Ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid» omfatter både merarbeid og overtidsarbeid etter arbeidsmiljøloven § 10-6. Bestemmelsen innebærer at det må gis informasjon om adgangen til å pålegge slikt arbeid, og er ment å lovfeste gjeldende rett, jf. blant annet NOU 2004:5 punkt 13.5.8. Det vises nærmere til proposisjonen punkt 5.5.2.8.

Hovedtariffavtalen har bestemmelser om blant annet arbeidstidens inndeling, om forskjøvet arbeidstid og overtid, det må derfor vises til hovedtariffavtalen på dette punktet.

• Om eventuell rett til kompetanseutvikling, jf. bokstav p

Det er et nytt krav om at arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr. Dette kan omfatte for eksempel krav på opplæring som følger av (tariff)avtale, arbeidsgiverpolicy eller lignende. Hvor omfattende opplysninger som må gis, vil variere ut fra de konkrete forholdene. Det vises nærmere til proposisjonen punkt 5.5.2.4.

• Ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, jf. bokstav q

Det er et nytt krav om at arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse. Det vises nærmere til proposisjonen punkt 5.5.2.9.

Hovedtariffavtalen regulerer bestemmelser om utbetalinger i forbindelse med blant annet dødsfall, yrkesskade og yrkessykdom og det må derfor vises til hovedtariffavtalen under dette punktet. Det må også konkret angis hvilke(n) virksomhet(er) som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver.

For noen endringer holder det å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler
Det er viktig å merke seg det som vil følge av § 14-6 andre ledd fra 1. juli 2024;
endringene i kravene til informasjon som er nevnt ovenfor i bokstavene g til k, samt m, p og q kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene.

Hovedtariffavtalen har flere bestemmelser som berører informasjon som direktivet omtaler, det må derfor henvises til denne i ansettelsesavtalen. Hvorvidt det vil være sentrale eller lokale særavtaler som også berører de nevnte forholdene, og som det derfor også må henvises til i ansettelsesavtalen, må vurderes konkret for det enkelte arbeidsforhold. De nye informasjonsbestemmelsene i første ledd om henholdsvis vaktendringer og overtid, kompetanseutvikling og sosial trygghet omfattes av bestemmelsen, jf. bokstav m, p og q, i tillegg til at bokstav g til k allerede er omfattet av andre ledd.

Direktivet stiller krav til hvordan informasjonen i arbeidsavtalen skal overleveres. og tariffavtaleverk.

Dersom ansettelsesavtalen utleveres elektronisk, forutsetter direktivet at opplysningene er i) tilgjengelig for arbeidstaker, ii) kan lagres og skrives ut, og iii) at arbeidsgiver kan dokumentere at opplysningene er gitt eller mottatt. Departementet understreker at direktivet krever skriftlig, individuell overlevering av informasjon til arbeidstaker. Departementet skriver følgende: «At informasjon gjøres tilgjengelig, men at arbeidstaker selv må «oppsøke» den er ikke tilstrekkelig.» For å oppfylle disse kravene, anbefaler vi at arbeidsavtalen inneholder en elektronisk henvisning til relevant lov- forskrift og tariffavtaleverk.

Slik vil arbeidsmiljøloven § 14-6 første og andre ledd lyde fra 1. juli 2024 der endringene er i kursiv:
(1) Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, herunder:
a. partenes identitet,
b. arbeidsplassen. Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass skal arbeidsavtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder eller fritt kan bestemme sitt arbeidssted, og oppgi forretningsadressen eller eventuelt hjemstedet til arbeidsgiver,
c. en beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori,
d. tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse,
e. forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig, samt grunnlaget for ansettelsen, jf. § 14-9,
f. eventuelle prøvetidsbestemmelser, jf. § 15-3 sjuende ledd og § 15-6,
g. arbeidstakerens rett til ferie og feriepenger, reglene for fastsettelse av ferietidspunktet og eventuell rett til annet fravær betalt av arbeidsgiver,
h. arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister og fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet,
i. den gjeldende eller avtalte lønnen ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, for eksempel pensjonsinnbetalinger og kost- eller nattgodtgjørelse, utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling. De ulike elementene skal angis særskilt,
j. lengde og plassering av den daglige og ukentlige arbeidstid. Dersom arbeidet skal utføres periodevis eller den daglige og ukentlige arbeidstiden vil variere, skal arbeidsavtalen opplyse om dette  og fastsette eller gi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres,
k. lengde av pauser,
l. avtale om særlig arbeidstidsordning, jf. § 10-2 andre, tredje og fjerde ledd,
m. ordninger for vaktendringer, jf. § 10-3, samt ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, herunder betaling for slikt arbeid,
n. opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet. Dersom avtale er inngått av parter utenfor virksomheten skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om hvem tariffpartene er,
o. innleiers identitet, dersom arbeidstaker leies ut fra bemanningsforetak. Opplysningen skal gis så snart innleiers identitet er kjent,
p. rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr,
q. ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse.

(2) Informasjon nevnt i første ledd bokstavene g til k, samt m, p og q, kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene.

Nye presumpsjonsbestemmelser

Det er lovfestet to ny presumpsjonsbestemmelser om henholdsvis fast ansettelse og stillingsstørrelse som du kan lese mer om her.

Ny bestemmelse om presumpsjon for fast ansettelse
Fra 1. juli 2024 vil arbeidsmiljøloven § 14-6 tredje ledd lyde;
Dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om at arbeidsforholdet er midlertidig, jf. første ledd bokstav e og 14-5, skal det legges til grunn at arbeidstakeren har fast ansettelse dersom ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig.

Bestemmelsen betyr at brudd på opplysningsplikten i bokstav e innen de frister som gjelder etter § 14-5, medfører at arbeidstakeren er fast ansatt dersom arbeidsgiveren ikke kan føre et «motbevis» for at arbeidstakeren likevel er midlertidig ansatt. Dette er en endring som lovfester gjeldende rett. Det vises til Prop. 130 L (2022-2023) punkt 16.

Ny bestemmelse om presumpsjon for stillingens omfang
Fra 1. juli 2024 vil arbeidsmiljøloven § 14-6 fjerde ledd lyde;
Dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om stillingens omfang, jf. første ledd bokstav j og § 14-5, skal arbeidstakers påstand om stillingsomfang legges til grunn dersom ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig.

Bestemmelsen betyr at dersom arbeidsgiver ikke har oppfylt opplysningsplikten om stillingens omfang innen de frister som gjelder etter § 14-5, vil arbeidstakeren ha rett på en stillingsstørrelse som den arbeidstakeren anfører at vedkommende har dersom ikke arbeidsgiver fører «motbevis» for en annen stillingsstørrelse. Dette er en ny bestemmelse som ikke lovfester det som tidligere har vært gjeldende rett. Fra og med 1. juli 2024 må skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest innen syv dager etter at arbeidsforholdet begynte, jf. endring i arbeidsmiljøloven § 14-5 andre ledd i arbeidsavtaler med mer enn en måneds varighet.

Det vises til Prop. 130 L (2022-2023) punkt 16.

Nye krav til arbeidstaker som skal arbeide i utlandet i mer enn fire uker sammenhengende

Det er innført diverse endringer i arbeidsmiljøloven § 14-7 for utenlandsstasjonert arbeidstaker (endres til arbeidstaker som sendes til utlandet). Det vises til proposisjonen punkt 8.

Ny regel om forespørsel om mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår

Det er gitt en ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven § 14-8 a som fastslår at dersom en arbeidstaker som arbeider deltid eller er midlertidig ansatt ber om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår, skal arbeidsgiver gi et skriftlig og begrunnet svar innen én måned etter at forespørselen fant sted. Bestemmelsen gir ikke arbeidstaker noen rett til en ansettelsesform med mer forutsigbare og tryggere arbeidsvilkår, men en rett til å be om det og å få et skriftlig begrunnet svar fra arbeidsgiver.

Bestemmelsen vil ifølge departementet omfatte situasjoner hvor det bes om overgang fra midlertidig til fast stilling eller fra deltidsstilling til heltidsstilling, men også der arbeidstaker ber om høyere deltidsprosent eller mer forutsigbare vilkår når det gjelder arbeidstid, og uttaler videre;
Arbeidsgivers begrunnelse må være tydelig nok til at arbeidstaker får avklaring på henvendelsen, og må gi arbeidstaker en forståelse av at henvendelsen er blitt realitetsbehandlet. Dersom arbeidstaker eksempelvis ber om en utvidet stillingsbrøk, må svaret som et minimum inneholde en kort forklaring på hvorfor stillingsbrøken ikke vil bli utvidet, dersom svaret er negativt.

Kun arbeidstaker med ansettelsestid på mer enn seks måneder i virksomheten, og som er ferdig med eventuell prøvetid, har rett til svar etter denne bestemmelsen. Det må også ha gått mer enn seks måneder siden arbeidstakers forrige forespørsel etter bestemmelsen. Seksmånedersperioden beregnes fra det tidspunkt arbeidstaker rettet forespørsel til arbeidsgiver. Bestemmelsen vil ikke være til hinder for at arbeidstaker kan ta opp og ha dialog med sin arbeidsgiver om muligheten for mer forutsigbare arbeidsvilkår, selv om den formelle retten til et skriftlig svar ikke skulle gjelde.

Arbeidstaker kan generelt ha rettigheter til mer forutsigbare eller tryggere arbeidsvilkår etter flere andre bestemmelser i loven. Etter departementets vurdering vil det være naturlig at en arbeidsgiver som får en forespørsel om tryggere og mer forutsigbare arbeidsvilkår, har dialog med arbeidstaker dersom det er uklart om forespørselen eller kravet gjelder en konkret annen bestemmelse i loven eller en forespørsel som ikke er begrunnet i en annen bestemmelse. Bestemmelsen i § 14-8 a skal ikke berøre de rettigheter eller plikter begge parter har etter slike andre bestemmelser, eksempelvis fortrinnsretten for deltidsansatte (§ 14-3) og retten til fast ansettelse etter treårsregelen (§ 14-9  syvende ledd). Det vises til proposisjonen punkt 13.

Endringer i reglene om prøvetid

Det er innført en ny regel i arbeidsmiljøloven § 15-6 tredje ledd hvor prøvetidsperioden ved midlertidig ansettelse ikke kan overstige halvparten av ansettelsesforholdets varighet. Hovedregelen om maksimalt seks måneders prøvetid gjelder fortsatt. Den nye regelen vil derfor bare være relevant for midlertidige ansettelser som har en varighet på 12 måneder eller kortere.

I tillegg er det innført en ny bestemmelse i femte ledd som presiserer at det ikke kan avtales ny prøvetid der arbeidstaker skal fortsette i samme stilling eller i en stilling som i det vesentlige er likeartet den arbeidstakeren har hatt i samme virksomhet. Bestemmelsen gjelder uavhengig av om arbeidstaker har vært ansatt i en midlertidig eller en fast stilling, og uavhengig av om den nye stillingen er midlertidig eller fast. I vurderingen av om en stilling er likeartet, vil det være relevant å se hen til rettspraksis på området, jf. for eksempel Rt-1996-1026 og Rt-1997-560.

Ny prøvetid kan likevel avtales for fast ansatte dersom arbeidstakerens tidligere ansettelsestid og ny prøvetid ikke samlet overstiger seks måneder. Bestemmelsen er ifølge departementet ment å gi adgang til å avtale ny prøvetid der arbeidstaker for eksempel har hatt en kortvarig midlertidig ansettelse og deretter får tilbud om fast ansettelse i den samme eller i en likeartet stilling.

Det vises til proposisjonen punkt 9.

Våre anbefalinger og mal til ny arbeidsavtale

Departementet uttaler i Prop. 130 L (2022-2023) at endringene ikke tar sikte på å trekke opp grensene for styringsretten eller endre de grenser som i dag gjelder. Vi anbefaler at det som tidligere tas inn tydelige forbehold om adgangen til endringer i arbeidsoppgaver, arbeidssted og arbeidstid i malen til arbeidsavtale og presiserer hvilke opplysninger som ut fra dette kun er til informasjon i arbeidsavtalen.

Vi vil oppdatere malen til arbeidsavtale som vil ligge i vedlegg 2 til Kommunenes personalhåndbok fra og med 2025. De som abonnerer på KF Personal, vil finne ny mal der når den er oppdatert innen 15. februar 2024 for avtaler som gjelder fra 1. juli 2024 og senere. Øvrige medlemmer bes om å ta kontakt med cathrine.walding@ks.no hos KS Advokatene, for å få tilsendt den oppdaterte malen.