Datainnsamling til PAI-registeret 2023

Frist for innlevering av PAI-rapporten

Innleveringsfrister for PAI-rapporteringen for 2023 er fredag 15. desember 2023.

Informasjon om innrapportering av data for avlastere er oppdatert for 2023, se avsnitt under. 

Tellingstidspunkt

Tellingstidspunkt for PAI-rapporten er 1. desember 2023. Med tellingstidspunkt menes at alle arbeidstakere ansatt per 1. desember 2023 skal med i rapporten. Grunnlønn og lønnssats skal være per 1. desember 2023.

Opplasting av filer

Filer lastes opp på www.ks.no/datainnsamling. For å kunne gjøre dette må man ha brukernavn og passord. Dersom du ikke allerede har brukernavn og passord, kan du registrere under. Brukernavn skal være egen gyldig epostadresse, mens du fritt kan velge passord (minimum syv tegn).

Opprett bruker her

Dersom en ekstern leverandør leverer data for kommunen/fylkeskommunen/virksomheten, må leverandøren også registrere bruker for å kunne laste opp filer.

Viktige endringer i stillingskoder de siste årene

Vi minner om viktige endringer og nye stillingskoder som ble innført fra 2021.

Se for øvrig B-rundskriv 200 og HTA for fullstendig liste over gyldige stillingskoder.

Stillingskode 6559 Konsulent skal rapporteres for arbeidstakere i stillingsgruppen «Fagarbeiderstillinger / tilsvarende fagarbeiderstillinger». Arbeidstakere som tidligere hadde stillingskode 6559 og var i stillingsgruppe «Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng)» skal nå rapporteres med stillingskode 6599 Spesialkonsulent.

Stillingskode 6684 Miljøarbeider skal kun rapporteres for arbeidstakere tilhørende stillingsgruppen «Fagarbeider / tilsvarende fagarbeiderstillinger». Miljøveileder har stillingskode 6685 Miljøveileder og er plassert i stillingsgruppen «Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng)»

Stillingskode 7710 Tverrfaglig spesialutdanning med høgskole, er splittet i følgende koder:
7710 - Annen stilling med krav om spesialutdanning (spesialbarnevernpedagog, spesialergoterapeut eller spesialsosionom)
7733 - Spesialvernepleier (med særaldersgrense)

Stillingskode 7711 Utdanningsstilling m.m. er endret til 7711 Fysioterapeut i turnusåret (med særaldersgrense). Det vil si at det kun er fysioterapeuter i turnusåret som skal rapporteres på stillingskode 7711.

Studenter innenfor sykepleie, helsefag mv. skal rapporteres med en stillingskode tilhørende den stillingsgruppen vedkommende får sentrale lønnstillegg etter. Hvis en student får samme sentrale tillegg som arbeidstakere i stillingsgruppen «Stillinger uten krav til utdanning», skal studenten plasseres i en stillingskode tilhørende denne stillingsgruppen, for eksempel «6572 – Assistent», eller «6014 – Arbeider».

Om rapportering av lønn og stillingsstørrelse for avlastere (SGS 1030)

For avlastere, det vil si arbeidstakere omfattet av SGS 1030, skal følgende stillingskoder benyttes:
5510 – Avlaster i eget hjem
5520 – Avlaster i brukers hjem
5530 – Besøks- /avlastningshjem

Det er kun avlastere som får utbetalt lønn i desember, som skal rapporteres til PAI. For timelønte regnes dellønnsprosenten ut på bakgrunn av antall timer jobbet i november og utbetalt i desember.

Det maksimale antall timer per år det er mulig å jobbe i disse stillingskodene er 60 timer * 52 uker = 3120 timer per år. Årslønn i full stilling (felt 12 i PAI-rapporten) skal dermed rapporteres som timesats multiplisert med 3120.

3120 timer per år tilsvarer 260 timer i måneden. Dellønnsprosent (felt 13 i PAI-rapporten) skal rapporteres som antall timer arbeid som avlaster i måneden før tellingsmåneden, dividert med 260. Hvis for eksempel en avlaster jobber 48 timer i løpet av november, skal dellønnsprosent være 48/260 = 18,5 prosent.

Eksempler på beregning på årslønn og dellønnsprosent:

1. For en avlaster med en timesats på 95 kroner, skal beløp for årslønn i full stilling rapporteres som 95 * 3120 = 296.400. Hvis hen jobber 24 timer i måneden, er dellønnsprosenten 24/260 = 9.23 prosent (rapporteres i felt 13 som 00923).
2. En avlaster har en døgnsats på 2280 kroner. Hen jobber tre døgn i løpet av november. Timesatsen er dermed 2280/24 = 95. Antall timer i løpet av måneden er 3 * 24 = 72 timer. Årslønn i full stilling er dermed 95 * 3120 = 296.400. Dellønnsprosenten er 72/260 = 27,69 prosent (rapporteres i felt 13 som 02769).

Dersom en avlaster både har jobbet på timebasis og døgnbasis, kan hen rapporteres på to ulike rader i PAI-rapporten.

Ny tjenestestedskode fra 2023

Tjenestested 2700 Fagskole innføres fra 2023. 

Endringer i utdanningskoder fra 2023

Nye utdanningskoder for lærerutdanning
Som følge av innføringen av 5-årige lærerutdanninger, innføres følgende nye utdanningskoder:
185        Master i grunnskolelærerutdanning, trinn 1-7
186        Master i grunnskolelærerutdanning, trinn 5-10
187        Master i lektorutdanning, trinn 8-13

De nye kodene skal brukes for lærere som blir tilsatt fra og med 2023 og som har de nye utdanningene. Alle eksisterende utdanningskoder for lærere og lektorer kan fortsatt brukes for de som ble ansatt i 2022 eller tidligere.

Nye utdanningskoder for fagskoleutdanning
Fra 2023 innføres fem nye utdanningskoder for fagskoleutdanning. De tre eksisterende kodene videreføres, men betegnelsen er justert noe for å favne bredere fagfelt enn før. De nye kodene skal brukes for nyansatte fra og med 2023 som har fagskole som sin høyeste utdanning. Det er ikke nødvendig å endre utdanningskoden for de som er ansatt tidligere. Fullstendig kodeliste:

Andre koder som skal rapporteres (yrkeskoder og Kostra)

Oppgavegivere som leverer data på .txt-/.dat- format skal rapportere 7-sifrede yrkeskoder basert på Styrk 98, og Kostra funksjonskoder for 2023.

Kodelistene finner dere her:

• Yrkeskoder (Styrk 98)
• Kostra funksjonskoder

Krav til filer til PAI-registeret (gjelder ikke for de som leverer Excel-skjema)

Filene skal være uformaterte tekstfiler (f.eks. .txt eller .dat). Vi kan ikke ta imot Excel-filer, HTML-filer, PDF-filer, Word-filer etc., eller rapporter med overskrifter. Se Eksempelfil_PAI.txt for riktig filtype og format.

For oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema

Dere vil motta en e-post med Excel-skjema vedlagt. Excel-skjemaet fylles inn med lønns- og personalopplysninger og lastes deretter opp på www.ks.no/datainnsamling. Veiledning om hvordan Excel-skjemaene skal fylles ut ligger som egne arkfaner i skjemaene. B-rundskriv 200/2023 vil også inneholde fullstendig veiledning for oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema.

Se eksempel på Excel-skjema under Koder og veiledere lengre ned på denne siden. Det er arkfanen "brukerark" som skal fylles ut med lønns- og personalopplysninger. Arkfanene "forklaring", "info om feltene" og "eksempel" er kun til veiledning.

Koder og veiledere

I lenkene nedenfor er det lister over gyldige stillingskoder i henholdsvis Hovedtariffavtalen, Energiavtale I og II og Bedriftsavtalen. I tillegg er det lenker til gyldige utdanningskoder, tjenestestedskoder m.m. Lenker til annen informasjon om rapportering til PAI for 2023 vil bli lagt ut etter hvert som de foreligger. Liste over oppgavegivere blir oppdatert fortløpende.

Bruk av innsamlede opplysninger

KS bruker de innsamlede lønns- og personalopplysningene til en rekke ulike formål. Blant annet å lage lønnsstatistikk til bruk i sentrale og lokale lønnsforhandlinger, konsekvensberegninger av sentrale lønnsoppgjør, KS’ interessepolitiske arbeid, sysselsettingsstatistikk om kommunal sektor, beregning av OU-kontingent, beregning av resultat av uravstemning, samt andre områder som belyser lønn og arbeidsforhold i kommunal sektor. Det publiseres ikke tall som gir grunnlag for å identifisere enkeltpersoner. Dette ivaretas gjennom at vi aldri publiserer tall basert på mindre enn 10 (unntaksvis 5) årsverk.

Les mer om bruken av data i PAI-registeret her