- Medarbeiderne har fått et eierforhold til endringene

Bemanningsrådgiver Marit Olvik peker på betydelige forbedringer.

Da de startet i Rusta for framtida januar 2022, opplevde de utfordringer med både rekruttering, bemanning og å beholde kompetente fagpersoner i tjenesten. Det var krevende å koble på alle ansatte i endringsarbeidet. Det ville ledelsen gjøre noe med.

Tjenesteområdet har avdelinger som går i to-delt turnus. Avdelingen for tilrettelagte tjenester, som de har tatt utgangspunkt i, hadde et sammensatt utfordringsbilde. Derfor var det nødvendig å lage en ny bemanningsplan som var knyttet til brukernes individuelle behov.

Ved å bli med i Tørn – Rusta for framtida har de fått verktøy til å stå i stand til å lede omorganisering og involvere personalet i større grad. De har vektlagt forankring, ved å involvere kommunalsjef, HR, tillitsvalgt og verneombud.

Hva var motivasjonen for å bli med i Tørn - Rusta for framtida?
- Vi ønsket å endre på måten vi jobbet på, og visste at dette ikke kunne gjøres alene. Gjennom Tørn - Rusta for framtida så vi en mulighet til å få støtte og veiledning i det utfordringsbildet vi stod i. Samtidig fikk vi muligheten til å jobbe tett med ansatte, tillitsvalgte og ledelsen for å finne løsninger som fungerte for alle, sier Marit Olvik.

Oppgavekartlegging og ny turnus

Videre forteller Marit hvordan kommunen valgte å starte endringsarbeidet i en avdeling i virksomhet for tilrettelagte tjenester. De hadde med seg en fagutvikler og bemanningsrådgiver som dro prosessen fremover og sikret arbeidet i en langsiktig fremdriftsplan. Alle medarbeidere og tillitsvalgte ble involvert, og jobbet spesifikt med utfordringene i denne avdelingen.

Kommunalsjefen og virksomhetsleder var initiativtaker til å delta i prosessen, dette skapte en bedre forankring opp til kommuneledelsen.

Det aller første avdelingen gjorde var å etablere en ressursgruppe, der målet var å sikre at forankringen ut til alle medarbeidere var ivaretatt. For å kunne jobbe med hjemmeoppgavene som KS laget, ble det arrangert workshops med alle medarbeidere i tillegg til at ressursgruppen jobbet mellom workshoper og samlinger.

Foto: Privat

Bemanningsrådgiver Marit Olvik forteller om betydelige forbedringer i tjenestestedet siden de startet med Tørn - Rusta for framtida. 

Her skulle det jobbes med bemanningsplanlegging og ny turnus. Oppgavekartlegging stod også i sentrum. Der tok de et dypdykk i hvordan avdelingen jobbet, ved å kartlegge oppgavene på gråpapir, og ut fra det undersøke hva som kunne gjøres bedre.

- Det var viktig for oss å skape kontinuitet og videreformidle informasjon som ble gitt på samlingen til alle medarbeidere, slik at vi sammen kunne skape endringer og finne gode løsninger for avdelingen. Gjennom opplegget som Tørn – Rusta for framtida la opp for oss, avdekket vi at vi måtte endre på turnusen og oppgavefordelingen for å bedre arbeidsforholdene i avdelingen, forteller Marit.

Høsten 2023 utarbeidet de ny turnus. Tidligere turnus hadde vaktkoder som ikke tok hensyn til brukernes døgnrytme. Den var også preget av en stor andel kveldsvakter for medarbeidere, som reduserer tilstedeværelse hjemme. Den nye turnusen ble etablert, etter et godt arbeid fra medarbeidere, med langvakter som ivaretok den enkelte bruker sin døgnrytme.

- Målet med denne turnusen er å skape færrest mulige brudd og skifter i løpet av dagen til brukerne. På denne måten håpet vi å kunne redusere på for eksempel utagerende atferd og manglende kontinuitet, sier Marit.

Evalueringen viser at dette skaper en økt forutsigbarhet og trygghet for brukerne, samtidig som at turnusen til medarbeiderne skapte større spillerom med hensyn til deres privatliv.

Marit Olvik peker på medarbeiderinvolvering som den viktigste løsningen. Å få med alle var langt fra enkelt, men avgjørende for å dra prosessen videre. 

- En av de største utfordringene var å engasjere nattevaktene. Etter at flertallet hadde jobbet frem en løsning som gav endringer for nattevaktene, forstod de konsekvensene av å ikke delta. Vi klarte dermed å få dem mer involvert gjennom utarbeidelse av en ny turnus og oppgavefordeling som tok hensyn til deres behov, forteller bemanningsrådgiveren.

Parallelt med dette tok de flere grep. Marit forteller at de hadde tett samarbeid med kommunens bedriftshelsetjeneste og gjennomførte fagdager og team-building øvelser for å styrke samarbeidet og motivasjonen blant de ansatte.

Marit forteller at involvering av medarbeiderne har ført til et større engasjement rundt brukernes hverdag og til å utvikle en bedre tilpasset bemanningsplan.

Hvordan har tilbakemeldingene vært så langt?
- Vi har sett positive resultater i avdelingen vår. Arbeidsmiljøet har blitt bedre, og medarbeiderne føler at de har fått større eierskap til turnusen og oppgavene. På toppen av det hele opplever de større mestring i arbeidet. Vi har også fått tilbakemeldinger om at langvakter har hatt en positiv effekt på brukernes livskvalitet ved å redusere brudd i daglige rutiner og skape kontinuitet.

Nå vender kommunen blikket fremover.

Hva er planene videre med tanke på å bredde ut tiltakene?
- Selv om vi har fått gode resultater, er vi langt fra ferdige. Det blir vi kanskje aldri. Vi planlegger å fortsette med medarbeiderinvolvering, evaluere og justere turnusen etter behov. Vi ønsker også å spre erfaringene våre til andre avdelinger i kommunen og dele kunnskapen vi har fått gjennom Tørn - Rusta for framtid, sier Marit.

Viktig å ikke forhaste seg

Kommunen er nå gang med å bredde ut tiltakene. Endringene er påbegynt i fem nye avdelinger. Marit er klar på at den viktigste forankringen skjer ut til medarbeiderne. Her er informasjonsflyten essensiell.

Nå som dere har tatt lærdom av prosessen og fått metodikken i ryggraden: Har dere noen tips eller anbefalinger til andre kommuner som skal i gang med dette arbeidet og står i liknende utfordringer?
- Sørg for å gi nok informasjon i starten. Da vi bestemte oss for å sette ned foten, og sørge for at alle vedtak var oppdaterte slik at vi hadde riktig informasjon å jobbe ut fra, ga vi begrunnelse for valget. Det er viktig at alle får vite hvor vi er i prosessen og hva som er langsiktig plan. Vi laget også en fremdriftsplan der alle møter er synlige - da vet vi hvor i løpet vi er.

Marit presiserer at alt må sees i et langsiktig perspektiv, uten at man forhaster seg for å få raske resultater. Det er en kontinuerlig prosess som krever tid og innsats, men det kan gi gevinster og forbedringer på lang sikt.

Hun understreker også viktigheten av å sette av tilstrekkelige ressurser og sikre bred forankring i ledelsen, og blant ansatte og tillitsvalgte. Til syvende og sist er det medarbeiderne som sitter på den store løsningen. 

- Den viktigste forankringen skjer ut til medarbeiderne. Det er kjempeviktig å jobbe godt for å få involvert alle. Et eksempel jeg kan trekke frem her er turnusen. Nå har medarbeiderne fått eget eierforhold til endringer, og en motivasjon til å stå i de nye endringene. Det har aldri før vært så lite uro rundt en turnus, nettopp fordi de fikk komme med tilbakemeldinger, og i stor grad har blitt hørt, avslutter Marit.