Høringssvar om KS' forhold til ny arkivlov

Det vises til KS´ høringsuttalelse på vegne av kommuner og fylkeskommuner av 2. desember 2019. Departementet er varslet om at KS for øvrig vurderer å inngi særskilt uttalelse om forslagets anvendelse for en forening av KS´ art. Det har vært muntlig kontakt om at innspill om dette må være departementet i hende innen 24. januar 2020. I det følgende kommer KS’ syn på lovforslagets anvendelsesområde.

Kort om KS og vedtektene

KS er en interesse- og arbeidsgiverorganisasjon for alle landets kommuner og fylkeskommuner. Det er i dag 256 ansatte i KS. Av dette er 196 ansatt på hovedkontor i Oslo, mens 60 er ansatt på regionkontorer rundt om i Norge. Alle landets kommuner og fylkeskommuner er medlem i KS. KS er et selvstendig rettssubjekt. KS har medlemmer, men ikke eiere i rettslig forstand. Som en sammenslutning med kommuner og fylkeskommuner som medlemmer, kan KS i rettslig forstand karakteriseres som en såkalt ikke-økonomisk forening. Det øverste organet i KS er Landstinget, jf. vedtekter for KS § 5. Kommunens landstingsdelegater velges på fylkesmøtet, det vil si på fylkesmøtets valgforsamling (jf. vedtektene § 4).

Fylkesmøtet er ikke et kommunalt organ, men KS´ øverste organ i fylket, jf. vedtektene § 10. Det sammensettes av et antall delegater fra hver kommune, basert på folketallet i kommunen og velges av kommunene selv blant de faste kommunestyrerepresentantene eller kommunerådene i kommunestyrets konstituerende møter (vedtektene § 10.9).

Fylkeskommunens delegater til fylkesmøte består av fylkesordføreren og 12 fylkestingsmedlemmer eller fylkesråder (vedtektene § 10.12). Medlemmene i Landstinget fra kommuner er således ikke direkte, men indirekte valgt av kommunene. Landstingsdelegater fra fylkeskommunene velges derimot direkte fra hver fylkeskommune.

Det vises til nærmere beskrivelse i vedtektene. Landstinget velger Landsstyret og Hovedstyret i KS i henhold til fastsatte regler i vedtektene.

Arkivlovutvalgets forslag

KS er i dag ikke omfattet av arkivloven, jf. arkivloven § 5: «Føresegnene i dette kapitlet gjeld for alle offentlege organ^​ med unnatak for Stortinget, Riksrevisjonen,^​ Stortingets ombodsmann for forvaltninga^​ og andre organ for Stortinget.»

Lovforslaget innebærer en utvidelse av anvendelsesområde for arkivloven. Loven foreslås å gjelde for selvstendige offentlige virksomheter uavhengig av organisasjonsform; selvstendige virksomheter hvor det offentlige direkte eller indirekte har en samlet eierandel på mer enn 50 prosent, eller hvor det offentlige direkte eller indirekte har rett til å velge flere enn halvparten av medlemmene i det øverste organet i virksomheten; andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift.

Forslaget vil bety at arkivloven vil gjelde for KS, ettersom det etter vedtektene er kommuner og fylkeskommuner som direkte eller indirekte velger medlemmene i det øverste organet til KS, jf. beskrivelse ovenfor. Enhver interesse- og arbeidsgiverorganisasjon har naturlig etablert betryggende saks- og arkivsystemer. Disse er imidlertid etablert for å sikre dokumentasjon med ulike formål først og fremst av hensyn til medlemmenes interesser og hensynet til egen dokumentasjon.

Organisasjoner av KS’ art må unntas fra arkivloven

KS treffer ikke enkeltvedtak eller driver offentlig tjenesteyting. Det er derfor ikke grunnlag for at offentligrettslige krav, som skal bidra til å oppfylle ulike offentlige plikter, skal gjelde for KS.  Det vises her til at arkivlovutvalget har behandlet forholdet til offentleglova og det henvises her til sammendraget i kap. 2.8 om utvidet anvendelsesområde hvor det fremgår:

«Skal offentleglova fungere som redskap for en åpen og gjennomsiktig forvaltning, er den avhengig av at forvaltningen har dokumentasjon og arkiver. Utvalget foreslår derfor å utvide lovens virkeområde slik at den i hovedsak sammenfaller med offentleglovas, i samsvar med signalene i Meld. St. 7 (2012–2013).»

I Sivilombudsmannens uttalelse 2017/375 uttalte ombudsmannen at KS ikke var omfattet av offentleglova. Fra uttalelsen hitsettes:

«Arbeid knyttet til å ivareta medlemmenes interesser overfor arbeidstakerne, herunder inngåelse av tariffavtaler på vegne av medlemmene etter kommuneloven § 28, er en av kjerneoppgavene til en interesseorganisasjon. Anvendelsesområdet til offentlegforskrifta § 1 andre ledd bokstav b er imidlertid ikke begrenset til organisasjoner som ivaretar slike oppgaver. Når organisasjonens arbeid er knyttet til kommunenes og fylkeskommunenes rolle som arbeidsgiver, kan også arbeid overfor statlige myndigheter og private aktører være omfattet. I brevene 29. september og 3. november 2017 har KS beskrevet enkelte sider av virksomheten. Det fremgår blant annet at KS ikke inngår andre rettslig bindende avtaler på vegne av medlemmene enn tariffavtalene i medhold av kommuneloven § 28, og at KS ikke utøver myndighet på vegne av medlemmene. Det fremgår videre at det ikke er «riktig at KS leverer tjenester til innbyggerne som alternativ eller erstatning for kommuner og fylkeskommuner sin virksomhet mot innbyggerne». KS viser også til at KS Advokatene yter rådgivning til enkeltmedlemmer, og at «[d]enne type rådgivning er etter det KS kjenner til vanlig i arbeidsgiver- og interesseorganisasjoner». Etter en gjennomgang av sakens dokumenter synes KS`s virksomhet på ulike måter å ivareta medlemmenes interesser overfor statlige eller private aktører for å legge til rette for gode praktiske og økonomiske rammer for medlemmene, slik at medlemmene kan utføre sine lovpålagte oppgaver på best mulig måte. Det har i saken her ikke fremkommet opplysninger om KS virksomhet som tilsier at de arbeidsoppgavene KS utfører, ligger utenfor offentlegforskrifta § 1 andre ledd bokstav b. Ombudsmannen er etter dette kommet til at offentleglova ikke gjelder for KS.»

KS vil på denne bakgrunn be om at det innføres et unntak for blant annet interesse- og arbeidsgiverorganisasjoner i tråd med forskrift til offentleglova (FOR-2008-10-17-1119) § 1, andre ledd litra b).