KommIT-rådet

Rådet behandler blant annet nasjonale prosjekter som har søkt om støtte fra finansieringsordningen for digitale fellesprosjekter. KommIT-rådets anbefaling sendes KS som tar den endelige beslutninger.

Rådet ledes av kommunedirektør i Halden kommune, Roar Vevelstad. Foto: KS

Rådets sammensetning:

• Roar Vevelstad, kommunedirektør i Halden kommune (leder)
• Trond Digranes, Seksjonssjef, byrådsavdeling for finans i Oslo kommune
• Tord Buer Olsen, kommunedirektør i Lillehammer kommune
• Svein Skisland, rådmann i Vennesla kommune
• Geir Aga, kommunedirektør i Bærum kommune
• Kjetil Århus, direktør digitalisering og innovasjon i Bergen kommune
• Per Kristian Vareide, kommunedirektør i Stavanger kommune
• Tine Sundtoft, fylkeskommunedirektør i Agder fylkeskommune
• Trude Kjeldstad, organisasjonsdirektør Trondheim kommune
• Børge Toft, kommunedirektør i Alstahaug kommune
• Hildegunn Thode Dalsnes Kommunedirektør Ibestad kommune

KommIT-rådet baserer sitt arbeid på følgende mandat:

1. Bakgrunn

KS skal gjennom rollene som arbeidsgiverorganisasjon, interessepolitisk aktør og utviklingspartner bidra til en nyskapende og effektiv kommunal sektor. KS fremmer kommunesektorens interesser på digitaliseringsområdet og arbeider for at nasjonale strategier og løsninger, lover og regler tilpasses kommunesektorens behov. Behovene defineres av kommuner og fylkeskommuner gjennom KS’ ordinære organer, understøttet av en egen administrativ samstyringsstruktur for digitalisering og smart bruk av teknologi (samstyringsstrukturen) med KommIT-rådet som øverste rådgivende organ for administrasjonen i KS i strategiske spørsmål. 

KommIT-rådet ble opprettet i 2015 som en oppfølging av KS Hovedstyre sine vedtak i sak 15/57 om organisering av KS digitaliseringsarbeid etter at det tidligere KommIT-programmet ble avsluttet. Vedtaket den gang innebar en styrking av KS’ interessepolitiske og strategiske arbeid på digitaliseringsområdet og etableringen av «en modell som mobiliserer, samordner og benytter den store kapasiteten og kompetansen som ligger i kommuner og fylkeskommuner». KommIT-rådet skal være et strategisk rådgivende organ innen digitalisering og smart bruk av teknologi. Rådet består av administrative toppledere fra kommuner og fylkeskommuner, og skal bidra til samordning, utvikling av felles løsninger samt utvikle og ivareta kommunesektorens interesser og posisjoner i ulike statlige initiativ – men også knyttet til myndighetenes strategier og rammebetingelser for arbeidet. KommIT-rådet er et rådgivende organ for administrerende direktør i KS i strategiske spørsmål knyttet til KS arbeid og rolle på digitaliseringsområdet. Rådet forvaltes gjennom den i KS øverste ledelse som er gitt et særlig ansvar for å følge opp arbeidet på vegne av administrerende direktør.

KS ble av Landstinget (februar 2020) gitt en særskilt oppgave og rolle som pådriver og representant for digitalisering i kommunal sektor, beskrevet slik gjennom vedtak i egen sak på Landstinget:

«For å sikre samordning og økt gjennomføringskraft i digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor skal KS:

1. Ivareta og videreutvikle samordnings- og samstyringsstrukturen for digitalisering og smart bruk av teknologi i kommunal sektor i samarbeid med regionale digitaliseringsnettverk
2. Representere sektoren og dens interesser overfor staten og andre nasjonale aktører, og oppnevne sektorens representanter til råd, utvalg og nasjonale prosjekter innen digitalisering
3. være en pådriver for digital kompetanse, utvikling og utbredelse av sammenhengende tjenester og felles kommunale løsninger og komponenter i tett samarbeid med ressurser hos medlemmene og regionale digitaliseringsnettverk, og støtte opp om prosjekter som er strategisk viktige for kommunene
4. i samspill med medlemmene være en pådriver for utvikling av digitaliseringsvennlig regelverk og premissleverandør for utvikling av felles standarder og virksomhetsarkitektur for kommunal sektor»

KS har siden 2019 hatt felles strategi med regjeringen innen digitalisering av offentlig sektor og er kommunesektorens representant opp mot staten. KS har for å støtte opp om dette arbeidet flere samarbeidsavtaler med nasjonale myndigheter, både på politisk og administrativt nivå. Medlemskap i KS omfatter, i henhold til vedtektene, KS’ nasjonale arbeid med digitalisering.

1.september 2023 etablerte KS selskapet KS Digitale fellestjenester (DIF). DIF er kommunal sektors felles virksomhet for utvikling, drift, forvaltning og utbredelse av felles-kommunale løsninger og komponenter, samt tilknyttede tjenester. Fiks-plattformen er del av det nasjonale økosystemet for digital samhandling og tjenesteutvikling. Videre har DIF en vesentlig rolle i å utvikle og vedlikeholde standardiserte grensesnitt basert på felles standarder for samhandling i og med kommunal sektor. DIF har en særlig viktig rolle for å bidra inn mot KS arbeid knyttet til punktene 3 og 4 vedtatt av Landstinget. KommIT-rådet skal involveres knyttet til saker som skal behandles av DIFs eierorganer. Et viktig prinsipp er at KommIT-rådet gir råd til KS, som vil ivareta rådene fra KommIT-rådet i sin dialog med DIF. 

KommIT-rådet møtes 6-8 ganger årlig, oftere ved behov. Særlig viktige saker forankres i tillegg i KS ordinære medlemsorgan regionalt og/eller nasjonalt.

2. Formål og oppgaver

Formålet med KommIT-rådet er å styrke KS’ og dermed kommunesektorens samlede satsing på felles strategi og utviklingsarbeid, og samtidig gi bedre grunnlag for en aktiv interessepolitikk innen digitalisering og smart bruk av teknologi. Det er avgjørende at det strategiske og interessepolitiske arbeidet henger godt sammen med utviklingsarbeidet, og KS ønsker at medlemmene både skal ha eierskap og bidra til dette. For å nå målet om en samordnet kommunal sektor som leverer helhetlige og gode digitale tjenester til innbyggere og næringsliv, og som evner å utnytte teknologi i omstilling og videreutvikling av kommunale tjenester, er det sentralt at digitaliseringsarbeidet forankres. Dette skal KommIT-rådet bidra til.

KommIT-rådet skal også bidra til å koordinere felles satsingsområder og følge opp prioriterte tiltak. Gjennom løpende samhandling mellom KommIT-rådet og KS er målet å sikre god forankring, styring, prioritering og rettidig gjennomføring av tiltak innenfor gjeldende økonomiske og ressursmessige rammer. Det er videre en viktig oppgave for rådet å bidra til samordning av digitaliseringsarbeidet i kommunesektoren, både mellom kommuner og fylkeskommuner og mellom tjenesteområdene innen kommunesektoren.

KommIT-rådets arbeidsområder
Strategiprosess og interessepolitikk:

• spille inn viktige strategiske saker til behandling i samstyringsstrukturen i kommunal sektor, samstyringsorganer mellom staten og kommunal sektor og i konsultasjonsmøter med Regjeringen om digitalisering
• gi råd, bidra til utvikling av og prioritere tiltak for kommunal sektor i gjennomføringen av nasjonalt strategiarbeid innen digitalisering
• bidra til utvikling av KS’ posisjoner på området, for eksempel i forbindelse med lovarbeid og høringer

Utviklingsoppgaver:

• gi råd og innspill i tilknytning til utviklingsprosjekter som går på tvers av forvaltningsnivå, og bidra til utvikling av KS’ posisjoner i oppfølgingen av disse
• gi råd, foreslå prioriteringer og følge opp gjennomføringen av felles utviklingsprosjekter i kommunal sektor og bruk av Fiks-plattformen
• gi råd, anbefalinger og foreslå prioritering av hvilke utviklingsprosjekter som bør få støtte fra finansieringsordningen DigiFin og rammene for dette
• gi råd om strategiske forhold knyttet til utbredelsesarbeid og bidra til mobilisering av kommunal sektor i nasjonale og felles utviklingsprosjekter
• gi KS råd relatert til KS Digitale fellestjenester, som i eierstyring og behovsstyring

Forankring av arbeidet og forventninger til KommIT-rådets medlemmer
KommIT-rådet er et strategisk rådgivende organ – der medlemmene utpekes på bakgrunn av kompetanse, men likevel med geografisk bredde. Digitaliseringsutvalget og møtearenaer for digitaliseringsnettverk vil være sammensatt slik at alle fylker er representert og direkte involvert i det nasjonale arbeidet.

KommIT-rådets deltagere forventes å være ambassadører for det fellesnasjonale arbeidet med digitalisering og smart bruk av teknologi i kommunal sektor. Deltakerne har et særlig ansvar for å spre kunnskap om arbeidet i relevante fora og arenaer man deltar i, og slik kunne bidra til administrativ og politisk forankring av arbeidet. Deltakerne forventes videre å kunne bidra til at forventninger til arbeidet fra kommuner i arenaer man deltar i kan bringes inn i arbeidet (og for fylkeskommuner – fra landets fylkeskommuner) – slik at en bredde i synspunkter kan ivaretas. KS ønsker også at deltagerne er oppdatert på utviklingsarbeid i eget omland og at de kan bringe perspektiver fra dette inn i det nasjonale arbeidet.

3. Sammensetning

KommIT-rådets sammensetning og kompetanse skal gjenspeile bredden i kommunal sektor. Et KommIT-rådsmedlem representerer administrativ toppledelse i kommunal sektor, i kraft av erfaring, kompetanse og regional tilknytning. Oppnevningen er personlig, og medlemmene er dermed ikke oppnevnt på vegne av egen kommune/fylkeskommune.

Administrerende direktør i KS oppnevner rådets medlemmer og peker også ut leder av rådet blant medlemmene.

Følgende fordeling legges til grunn ved utnevnelse av medlemmer, der inndelingen på kommunesiden tilsvarer strukturen for regionale digitaliseringsnettverk:

1. ét medlem fra Oslo (kommune med også fylkeskommunale oppgaver)
2. to medlemmer fra fylkeskommuner, i tillegg til Oslo
3. elleve medlemmer fra kommuner utenom Oslo:

• Buskerud, Akershus og Østfold - to medlemmer
• Agder – ét medlem
• Vestfold og Telemark - ét medlem
• Vestland - ét medlem
• Rogaland - ét medlem
• Møre og Romsdal - ét medlem
• Trøndelag - ét medlem
• Innlandet - ét medlem
• Nordland - ét medlem
• Troms og Finnmark - ét medlem

Når nye medlemmer fra fylkeskommunene skal inn i rådet, vil Fylkeskommunekollegiets arbeidsutvalg og/eller Fylkeskommunekollegiet inviteres til å foreslå kandidater. Medlemmer fra de de ulike digitaliseringsnettverksregionene (jf. punkt 3 i listen over) foreslås av de respektive fylkesvise kommunedirektørutvalgene (KDU) – gjerne i samråd med styringsgruppene for digitaliseringsnettverkene der disse går på tvers av fylker, eller der styringsgruppen er en annen enn regionalt KDU. Det bør fortrinnsvis foreslås flere kommunekandidater. KS’ administrerende direktør vurderer foreslåtte kandidater i forhold til rådets samlede kompetanse og kjønnsbalanse.
I den samlede vurderingen vil det også sees hen til at minst en representant sitter i Digitaliseringsutvalget for å sikre sammenheng i diskusjonene i samstyringsstrukturen.

Ved forslag og oppnevning legges følgende til grunn:

• Kandidater som deltar i styringsgruppe eller tilsvarende for regionale digitaliseringsnettverk, skal prioriteres, dette med bakgrunn i at nettverkene spiller en sentral rolle i realisering av KS oppdrag innen digitalisering. De er den sentrale strukturen for koordinering, forankring og prioritering av digitaliseringsarbeidet i kommunene regionalt.
• Kandidatene bør være kommunedirektører eller, i de aller største kommunene eller fylkeskommunene, inngå i toppledelsen med administrativt ansvar for digitalisering på tvers av tjenesteområdene.
• Kandidatene bør være drivkrefter for å bruke teknologi og innovasjon i fornyelse og omstilling av kommunal sektor.

Kandidater oppnevnes i utgangspunktet for fire år. Oppnevningsperioden på fire år kan fravikes dersom administrerende direktør finner det hensiktsmessig, eksempelvis ved mange samtidige nyoppnevninger.

Administrerende direktør kan – når oppnevningsperioden er omme – oppnevne den aktuelle kandidaten for nye fire år eller for en kortere periode. Hvis et KommIT-rådsmedlem har jevnlig forfall til møtene kan administrerende direktør i KS velge å oppnevne en ny representant før utløpt periode med bakgrunn i lav møtedeltakelse. Det opereres ikke med vara til rådet.

Det bør unngås at mer enn en tredel av rådet skiftes ut årlig.

4. Sekretariat og møteplan

KS legger frem saker for KommIT-rådet, ivaretar sekretariatsfunksjonen og legger til rette for rådets arbeid. Digitaliseringsutvalget er i tillegg til å være et selvstendig utvalg innen sitt mandat, arbeidsutvalg for KommIT-rådet. KS benytter også underliggende fagråd i å forberede saker til KommIT-rådet.

KommIT-rådet skal avholde 6 til 8 ordinære møter årlig, med ekstraordinære møter ved behov. Møtene er en kombinasjon av noe kortere digitale møter og lengre, fysiske møter.

Representasjon fra KS i KommIT-rådsmøtene
Det er KS som mottar rådene, forbereder saksunderlagene og som legger frem sakene til behandling i KommIT-rådet. Det er derfor behov for at også KS selv deltar i møtet. Administrerende direktør i KS vurderer selv egen deltagelse, fast møter også den i KS øverste ledelse med særlig ansvar for å ivareta KS oppgaver på digitaliseringsområdet på vegne av administrerende direktør. I tillegg møter utvalgssekretær, relevante avdelingsdirektører for rådets arbeid samt daglig leder i KS Digitale fellestjenester A/S. Ved behov møter også fagansvarlige/saksbehandlere når egen sak legges frem til behandling.