- Tørn har gitt oss mulighet til å realisere gevinstene

Vi er på besøk på Skavangertun, det største sykehjemmet i Kongsberg kommune, for å lære mer om dette. Her blir vi bedre kjent med prosjektleder for Tørn fra tjeneste- og utviklingsavdelingen
i Kongsberg kommune og avdelingsleder, fagsykepleier og driftskoordinator på Skavangertun sykehjem. Sammen med de ansatte har de i fellesskap jaktet på gode løsninger for å møte fremtidens utfordringsbilde i kommunens helse- og omsorgstjeneste.

Et fremtidsrettet sykehjem

Kongsberg kommune ble med i Tørn i september 2021 og har nå fullført pilotperioden. Skavangertun er et stort sykehjem fra 50-tallet som er modernisert gjennom årene. Sykehjemmet jobber for å bli så fremtidsrettet som mulig og har som kontinuerlig mål å skape trygghet, trivsel og glede for pasienter og medarbeidere. Det var dette i sykehjemmet kommunalsjefen i Kongsberg, Tone Merete Svenkerud, ønsket at den første Tørn-piloten om oppgavedeling skulle prøves ut.

Vi slår oss ned i et eget møterom som de ansatte kaller for «Tørn-rommet», med en synlig blå plakat på siden der det står «Tjenestereise – en steg for steg beskrivelse av tjenesteforløpet». Denne plakaten er et viktig utgangspunkt når de ansatte skal jobbe med de 40 pasientene fordelt på den ene avdelingen på Skavangertun sykehjem.

For de ansatte på Skavangertun sykehjem har Tørn vært en viktig inspirasjonskilde til å starte arbeidet med ny oppgavedeling og til å jobbe mer systematisk. Da Skavangertun sykehjem kom i gang med oppgavedeling i regi av KS sitt Tørn-prosjekt, var de i en omstillingsprosess der antall sykehjemsplasser ble redusert med 20. De står også overfor rekrutteringsutfordringer, og derfor har det vært avgjørende å sette i gang endringer som de ansatte er fornøyde med.

Sykehjemmet satser også på velferdsteknologi og ser på å organisere oppgavene annerledes i lys av det. Nytt pasientvarslingsanlegg skal snart settes i drift på Skavangertun med ulike teknologiske løsninger. Kommunen er tilknyttet et responssenter i samarbeid med Kongsbergregionen. 

Hvordan har dere involvert medarbeiderne i Tørn-arbeidet fra start, og hvordan har dere jobbet for at ansatte liker endringer?

 - Da vi startet med Tørn var vi i en periode med omstilling. Hele tiden har vi vært opptatt av godt lederskap og informasjon til ansatte underveis i arbeidet. Både kommunalsjefen og lederne har vært tydelig på rammene for det som skjer og hvorfor. Å stå i endringsprosesser er utfordrende, og da er det ekstra viktig å være tydelige og tilstedeværende for de involverte. Man bør også se på handlingsrommet som er der, forteller prosjektlederen for Tørn i Kongsberg kommune, Karin Aaker.

I Kongsberg kommune er Tørn organisert med en styringsgruppe. Den lokale partssammensatte prosjektgruppen i Tørn møttes en gang i måneden, og har kombinert møtene med pilotansvarlige i Tørn for å lage en prosjektstruktur.

- Prosjektgruppen er en flott partssammensatt gruppe bestående av både ansatte, hovedverneombud og        tillitsvalgte, legger prosjektlederen til.

Kommunen har hatt fem ulike arbeidsgrupper som er brukt i prosjektets ulike faser. Her har det vært viktig med inkludering av ansatte i prosessen og et godt samarbeid med driftskoordinator der de laget en møteplan.

Når den kabalen landet, kom de i gang med endringsarbeidet i regi av Tørn. I den første delen av prosjektet utarbeidet de en felles strategi og jobbet med utformingen av områdene. Her utarbeidet alle strategiene de ønsket å jobbe med. De identifiserte de berørte partene og laget en kommunikasjonsstrategi.

-  I denne endringsprosessen har vi vært opptatte av å kommunisere ut til ansatte om hva som skjer 
 hvorfor. Kommunalsjefen og lederne har også vært tydelig tilstedeværende ved å gi konkret                       informasjon om rammene rundt dette, sier prosjektleder for Tørn i Kongsberg kommune.

Da sykehjemmet først kom i gang med ny oppgavedeling i Tørn, startet de med å gjennomføre en kompetanse- og oppgavekartlegging. Denne metodikken lærte kommunene å ta i bruk på Tørn-samlingene og Responssenteret hjalp dem med å kjøre tjenestereiser. Der gikk de gjennom oppgavene som utføres gjennom døgnet på en tidslinje. Responssenteret hjalp også med å analysere resultatene av denne prosessen. Når den kartleggingen ble gjennomført, identifiserte de hva som var det største behovet. Underveis var det veldig viktig med god kommunikasjon om prosessen.

Det ble også gjennomført en kompetansekartlegging av alle ansatte. Kompetansekartleggingen avklarte mulighetsrommet med utfordringer og løsninger. I den prosessen skjedde det raske endringer med ledere som fulgte opp på forslagene.

- For oss var det viktig å gjøre kompetansekartleggingen av ansatte på en omsorgsfull måte, og vi            ønsket å finne ut hvor vi kan få ansatte til å føle seg trygge. Fagsykepleierne gjennomførte intervjuer av ansatte og la svarene inn digitalt. Deretter satte de kompetansekartleggingen i trafikklysmodellen benyttet i Tørn og fikk belyst hvor det var behov for kompetansehevende tiltak, forteller hun. Oppfølgingen av kompetansekartleggingen arbeides det med videre i Røykenmodellen. 

Ny oppgavedeling med sykepleier på topp

Løsningen ble en tydeligere fordeling av arbeidsoppgaver. De utarbeidet en arbeidsbeskrivelse, «sykepleier på topp»; både på dag- og kveldsvakt. Dette gikk ut på trekke ut sykepleierne fra den daglige pleien og håndtere sykepleieroppgaver. De fikk arbeidsoppgaver som handlet om å kunne være på rett sted, med fokus på riktig kompetanse til riktig tid.

- Ny oppgavedeling er en vellykket og nødvendig endring. Vi har gjennomført jevnlige evalueringer og justeringer, for å komme til den instruksen toppsykepleieren har i dag. Nå er det en ettertraktet vakt for sykepleierne våre. De føler de har mer tid til sykepleieoppgavene sine og har tid og rom til å følge opp de sykeste pasientene, forteller prosjektlederen.

Hun får bekreftelse fra både fagsykepleier Heidi Sæterkvist Hansen og avdelingsleder Janne Irene Foss som har vært del av prosessen.  Avdelingslederen melder at selv om det var litt skepsis i starten, har den nye måten å jobbe på blitt godt mottatt etter hvert.

- Tilbakemeldingene har vært gode, vi har fått frigjort tid til sykepleieoppgaver. Nå er det ingen som vil tilbake til gammel praksis. Sykepleierne er veldig fornøyde, men det er også fagarbeiderne. Nå vet de at sykepleieren har tid til å bistå ved behov, så de trenger ikke å være så redd for å be om en sykepleievurdering. Vi har som sagt gjort evalueringer og justeringer underveis, forteller avdelingsleder Foss.

Prosjektlederen legger også til at helsefagarbeiderne sier det er enklere å spørre sykepleierne om hjelp, og at et overordnet er en bedre flyt i arbeidet på det området. Sykepleierne får gjort vurderinger, fulgt opp avvik enda raskere og kan bistå ute i drift på roligere dager. Dette har ført til økt trivsel og bedre levering av tjenestene, både for ansatt og bruker.

Brukerrettede aktiviteter for beboerne

På Skavangertun sykehjem ble det etablert en egen arbeids- og aktivitetsgruppe. Arbeidsgruppen satte opp fire møter for å se på hvordan de skulle skape gode øyeblikk og aktiviteter for beboerne. Her var det en engasjert og målrettet gruppe med ansatte som satte i gang en god plan. Resultatet ble aktivitetstreff på onsdager, vaffelsteking på fredager og musikk og dans på lørdager.

- På første arbeidsgruppemøte besluttet vi å kartlegge primærpasientenes interesser og behov, og ut fra det begynte vi å planlegge aktiviteter. Her handlet det om å ivareta de gode øyeblikkene. Ut fra det trakk vi ut fellesaktiviteter. Den måten å tenke på har vært fantastisk å arbeide med, forteller Aaker.

Arbeidsformen ble så godt mottatt fra alle i sykehjemmet at de nå skal i gang med etiske refleksjonsgrupper og gå bredt ut med dette.

Avdelingsleder Janne Irene Foss forteller at de har brukt Tørn bevisst som en ny start i sykehjemmet. Her var det en endringsvilje som lå i bunn. Arbeidet ble startet opp fordi de ønsket å tenke stort, bruke ressursene på en ny måte og høste gevinster ut fra det.

- Sånn sett kom Tørn-prosjektet veldig beleilig i forhold til den situasjonen vi var i. Tørn har gitt oss tid til å se på hvordan vi kan realisere gevinstene og holde en tydelig tråd over tid. Her har det vært mange "aha"-opplevelser i forhold til hvor mye man kan få til. Nå er vi i det vinduet hvor vi er en god gruppe som har endringsviljen, forteller avdelingslederen.

Hvilke anbefalinger vil du gi til andre kommuner som skal i gang med arbeidet?

- Ikke være redd for å tenke stort, nytt og ta en sjanse. I starten måtte vi avvente med å involvere de ansatte, på grunn av omstillingen vi stod i. Men vi har vært heldige med stor støtte fra ledelsen og kommunalsjefen og det har fungert fint, avslutter Foss.

Følg lenke til Tørn – Sammen om fremtidens helse og omsorg