Kontoradministrasjonens arbeidstid i forbindelse med kommunesammenslåingen

Nedenfor er brevet til kommuner og fylkeskommuner av 3. desember 2020 gjengitt i sin helhet.

Kontoradministrasjonens arbeidstid i forbindelse med kommunesammenslåingen

I april 2019 sendte KS brev til fellesnemndene om vår forståelse av hovedtariffavtalens bestemmelser om
kontoradministrasjonens arbeidstid. Og om anvendelsen av denne ved en kommunesammenslåing der
kontoradministrasjonen i én eller flere av kommunene som skulle sammenslås hadde lavere ukentlig
arbeidstiden enn 37,5 timer. I kommuner som forholdt seg til KS' forståelse oppsto det en rekke tvister,
med ulike organisasjoner, om forståelsen av kontoradministrasjonens arbeidstid. KS og noen kommuner
ble stevnet for Arbeidsretten av Fagforbundet/LO og Delta på bakgrunn av disse tvistene. Arbeidsretten
avsa dom i saken 16. november 2020. Denne dommen har prinsipiell betydning og får konsekvenser for alle
sammenslåtte kommuner/fylkeskommuner, der alle eller noen kontoransatte hadde kortere ukentlig
arbeidstid enn 37,5 timer på overføringstidspunktet.

Hvem er kontoradministrasjonen?

Det er ingen definisjon av «kontoradministrasjonen» i hovedtariffavtalen. Historisk var dette den
arbeidstakergruppen som satt på rådhuset. Som følge av organisasjonsstruktur er det ikke lenger gitt at
dette kun dreier seg om ansatte på rådhuset. Sikringsbestemmelsen gjelder de arbeidstakergruppene som
var omfattet av «kontoradministrasjonen» i den enkelte kommune/fylkeskommune ved gjennomføring av
arbeidstidsforkortelsen per 1. januar 1987. Bestemmelsen er en sikringsbestemmelse for kontoradministrasjonen som sådan, og ikke en individuell sikringsordning.

Sikringsbestemmelsen for kontoradministrasjonen

Kontoradministrasjonens arbeidstid er regulert i hovedtariffavtalen kap. 1, § 4, pkt. 4.2.1 og lyder:

Kontoradministrasjonen

Kontoradministrasjonens ordinære arbeidstid skal være den som nå gjelder i den enkelte kommune, dog
ikke utover hva som følger av punkt 4.2.

Historisk har enkelte kommuner/fylkeskommuner hatt en lavere arbeidstid for kontoradministrasjonen
enn for øvrige arbeidstakere i kommunen/fylkeskommunen. Dette har sin bakgrunn i det tidligere skille
mellom funksjonærer og arbeidere. Videreføring av denne forskjellsbehandlingen er forankret i
sikringsbestemmelsen. Ansatte i kontoradministrasjonen skal som hovedregel ha den arbeidstid som
gjaldt for kontoradministrasjonen i den enkelte kommune/fylkeskommune, ved arbeidstidsforkortelsen
per 01.01.1987. Ved en kommunesammenslåing opphører de ulike kommunene å eksistere og det
oppstår en ny, sammenslått kommune/fylkeskommune hvor det ikke gjelder noen særskilt arbeidstid for
kontoradministrasjonen. Det vil da være hovedregelen i kapittel 1, § 4 punkt 4.2. som gjelder, og
arbeidstiden for nyansatte vil derfor være 37,5 timer per uke. Hovedspørsmålet for Arbeidsretten var hvorvidt det er tariffstridig å ensidig øke kontoradministrasjonens arbeidstid, for kontoransatte som før
sammenslåingen hadde ordinær ukentlig arbeidstid under 37,5 timer. Arbeidsretten kom til at en slik
ensidig økning er tariffstridig.

Hvilke konsekvenser har Arbeidsrettens dom

Konsekvensene av dommen er at det vil være en fragmentert arbeidstid i sammenslåtte
kommuner/fylkeskommuner, der noen av de tidligere kommunene/fylkeskommunene hadde en lavere
ukentlig arbeidstid enn 37,5 timer for sin kontoradministrasjon. Ansatte som var omfattet av
sikringsbestemmelsen på overføringstidspunktet, har som utgangspunkt rett til å beholde den lavere
arbeidstiden fra tidligere kommune/fylkeskommune forankret i tariffoppgjøret 1986. Det er
nettoarbeidstiden de har rett til å beholde. Nettoårstimetallet for arbeidstakere med ukentlig arbeidstid
på 37,5 timer er 1950 timer per år. Kortere nettoarbeidstid for kontoradministrasjonen kan skyldes at de
ved arbeidstidsforkortelsen per 1. januar 1987 hadde spisepausen inkludert i arbeidstiden. Det kan
imidlertid også skyldes ekstra fridager for eksempel i julen, kortere gjennomsnittlig uketimetall i
forbindelse med sommer/vintertid m.m.

Hvilke muligheter har kommunen til å endre kontoradministrasjonens arbeidstid ensidig?

Spisepauser

Dersom kontoradministrasjonen i noen av de tidligere kommunene hadde kortere ukentlig arbeidstid som
følge av at det manglet tilfredsstillende pauserom, skal arbeidstiden endres for disse
arbeidstakerne hvis de i ny kommune får tilgang til tilfredsstillende pauserom. Dette følger av
en arbeidsrettsdom fra 1990. Problemstillingen er nærmere omtalt i KS’ personalhåndbok punkt 5.5.

Sommer/vintertid/ekstra fridager

Sikringsbestemmelsen gir rett til å beholde lavere nettoarbeidstid. Bestemmelsen er imidlertid ikke til
hinder for å endre fordelingen av arbeidstiden gjennom året. Arbeidsgiver kan etter drøftinger endre
inndelingen av arbeidstiden, jf. HTA kap. 1, § 4, pkt. 4.5. Det innebærer at så lenge årstimetallet
beholdes, kan arbeidstiden fordeles likt gjennom året.

Endringer i kontoradministrasjonens arbeidstid etter 01.01.1987

Arbeidsretten legger i premiss 73 og 74 til grunn at partenes forutsetninger fra tariffoppgjøret 1986
fortsatt gjelder, det vil si at ingen skulle få økt arbeidstid i tariffoppgjøret, men ingen skulle heller få
redusert arbeidstiden til under 37,5 timer. Det vil si at utgangspunktet er at det er arbeidstiden per
01.01.1987 som er tariffmessig rett arbeidstid for kontoradministrasjonen. Dersom det har skjedd
endringer i arbeidstiden etter dette tidspunkt kan en eventuelt gjennomgå grunnlaget for endringen, og
vurdere hvorvidt det er anledning til å endre arbeidstiden.

Hvilke muligheter har kommunen til å endre kontoradministrasjonens arbeidstid etter avtale?

Ulik arbeidstid for samme gruppe arbeidstakere vil kunne være uheldig for blant annet arbeidsmiljøet og
kvaliteten på tjenesten. I tariffoppgjøret 2018 ble det tilføyd en merknad til sikringsbestemmelsen i pkt.
4.2.1:

De lokale parter kan avtale at arbeidstiden for kontoradministrasjonen i stedet skal følger punkt 4.2 mot en
økonomisk kompensasjon.

Bestemmelsen innebærer at arbeidsgiver etter avtale med tillitsvalgte har en mulighet til å kjøpe ut lavere
nettoarbeidstid enn 37,5 timer, slik at det blir lik arbeidstid for alle i kontoradministrasjonen i den
sammenslåtte kommunen.

Etterbetaling og reversering av endringer som ble iverksatt 1. januar 2020

Dersom den nye kommunen økte arbeidstiden til ansatte, som i kraft av sikringsbestemmelsen hadde en
kortere nettoarbeidstid per 31.12.2019, må arbeidstiden i utgangspunktet reverseres. Dette med mindre
man lokalt kommer til enighet om at arbeidsgiver kjøper ut den lavere arbeidstiden.

Arbeidstakere som fikk økt arbeidstiden sin per 01.01.2020 vil ha krav på etterbetaling. Det betales
overtidsgodtgjøring for differansen mellom tidligere ukentlig arbeidstid og 37,5 timer per uke, dvs
timelønn pluss 50 % overtidstillegg. I utgangspunktet betales overtid kun for faktisk utført arbeid.
Normalen vil derfor være at differansen i arbeidstid per uke ganges med 47 uker, da det heller ikke
betales overtid i ferien. Har arbeidstaker derimot hatt permisjon utover en varighet på en uke vil det
heller ikke betales overtid for disse ukene. Det beregnes for øvrig ikke renter på etterbetalingen.