Frist for innlevering av PAI-rapporten

Fristen for PAI-rapportering er 16. desember 2022.

Rikslønnsnemndas kjennelse i arbeidstvistene mellom KS og Utdanningsforbundet, Skolenes landsforbund og Norsk Lektorlag vil ikke foreligge før i 2023. Ny lønn for medlemmer av disse forbundene kommer derfor ikke med i rapporteringen pr. 1.12.2022. Utover dette må alle lønnsendringer i 2022 for samtlige ansatte være inkludert når data lastes opp.

For kommuner, fylkeskommuner eller virksomheter der resultatet av lokale lønnsforhandlinger ikke er ferdig, ber vi om at dere kontakter oss for å avtale en utsatt frist.

Tellingstidspunkt

Tellingstidspunkt for PAI-rapporten er 1. desember 2022. Med tellingstidspunkt menes at alle arbeidstakere ansatt per 1. desember 2022 skal med i rapporten. Grunnlønn og lønnssats skal være per 1. desember 2022.

Opplasting av filer

Filer lastes opp på www.ks.no/datainnsamling. For å kunne gjøre dette må man ha brukernavn og passord. Dersom du ikke allerede har brukernavn og passord, kan du registrere under. Brukernavn skal være egen gyldig epostadresse, mens du fritt kan velge passord (minimum syv tegn).

Lenkeblokk Icon Opprett bruker her

Dersom en ekstern leverandør leverer data for kommunen/fylkeskommunen/virksomheten, må leverandøren også registrere bruker for å kunne laste opp filer.

Endringer i stillingskoder fra 2022

Stillingskode 7960 Lærer uten godkjent utdanning endres til 7960 Undervisningsstilling uten godkjent utdanning.

Stillingskode 7076 Hjelpepleier endres til 7076 Helsefagarbeider/Hjelpepleier.

Se for øvrig B-rundskriv 200 og HTA for fullstendig liste over gyldige stillingskoder.

Endringer i stillingskoder fra 2021

Vi minner også om viktige endringer og nye stillingskoder fra 2021.

Stillingskode 6559 Konsulent skal kun brukes for arbeidstakere i stillingsgruppen «Fagarbeiderstillinger / tilsvarende fagarbeiderstillinger». Arbeidstakere som tidligere hadde stillingskode 6559 og var i stillingsgruppe «Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng)» skal nå rapporteres med stillingskode 6599 Spesialkonsulent.

Stillingskode 6684 Miljøarbeider skal kun brukes på arbeidstakere tilhørende stillingsgruppen «Fagarbeider / tilsvarende fagarbeiderstillinger». Miljøveileder har stillingskode 6685 Miljøveileder og er plassert i stillingsgruppen «Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng)»

Stillingskode 7710 Tverrfaglig spesialutdanning med høgskole, er splittet i følgende koder:
7710 - Annen stilling med krav om spesialutdanning (spesialbarnevernpedagog, spesialergoterapeut eller spesialsosionom)
7733 - Spesialvernepleier (med særaldersgrense)

Stillingskode 7711 Utdanningsstilling m.m. er endret til 7711 Fysioterapeut i turnusåret (med særaldersgrense). Det vil si at det kun er fysioterapeuter i turnusåret som skal rapporteres på stillingskode 7711.

Studenter innenfor sykepleie, helsefag mv. skal rapporteres med en stillingskode tilhørende den stillingsgruppen vedkommende får sentrale lønnstillegg etter. Hvis en student får samme sentrale tillegg som arbeidstakere i stillingsgruppen «Stillinger uten krav til utdanning», skal studenten plasseres i en stillingskode tilhørende denne stillingsgruppen, for eksempel «6572 – Assistent», eller «6014 – Arbeider».

Nedenfor følger liste over nye stillingskoder som ble innført fra 1. april 2021.

Nye stillingskoder HTA kapittel 3

9455

Leder, kapittel 3.4.3 (med særaldersgrense)

9456

Leder/virksomhetsleder, kapittel 3.4.2 (med særaldersgrense)

Nye stillingskoder HTA kapittel 4

6414

Arbeider (med særaldersgrense)

6599

Spesialkonsulent

6685

Miljøveileder

7004

Arbeidsleder/formann (med særaldersgrense)

7458

Leder i kapittel 4 (med særaldersgrense)

7459

Fagleder (med særaldersgrense)

7731

Stilling med krav om 4-årig spesialutdanning med 1 års nødvendig tilleggsutdanning (med særaldersgrense)

7732

Annen stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning

7733

Spesialvernepleier (med særaldersgrense)

7734

Stilling med krav om mastergrad (med særaldersgrense)

Nye stillingskoder HTA kapittel 5

8452

Leder i kapittel 5 (med særaldersgrense)

Om rapportering av lønn og stillingsstørrelse for avlastere (SGS 1030)

For avlastere, det vil si arbeidstakere omfattet av SGS 1030, skal følgende stillingskoder benyttes:
5510 – Avlaster i eget hjem
5520 – Avlaster i brukers hjem
5530 – Besøks- /avlastningshjem

Det maksimale antall timer per år det er mulig å jobbe i disse stillingskodene er 60 timer * 52 uker = 3120 timer per år. Årslønn i full stilling (felt 12 i PAI-rapporten) skal dermed rapporteres som timesats multiplisert med 3120. Hvis for eksempel en avlaster har timesats på 88 kroner, skal beløp for årslønn i full stilling rapporteres som 88 * 3120 = 274.560.

Dellønnsprosent (felt 13 i PAI-rapporten) skal rapporteres som antall timer arbeid som avlaster per år dividert på 3120. Hvis for eksempel en avlaster jobber 120 timer i løpet av året, skal dellønnsprosent være 120 / 3120 = 0,038.

Nye utdanningskoder fra 2022

Som følge av innføringen av 5-årige lærerutdanninger, innføres følgende nye utdanningskoder:
185        Master i grunnskolelærerutdanning, trinn 1-7
186        Master i grunnskolelærerutdanning, trinn 5-10
187        Master i lektorutdanning, trinn 8-13

De nye kodene kan brukes for lærere som er tilsatt i 2022 og som har en av de nye utdanningene. De nye kodene skal brukes for lærere som blir tilsatt fra og med 2023 og som har de nye utdanningene. For øvrig kan alle eksisterende utdanningskoder for lærere og lektorer også brukes i 2022.

Yrkeskoder (Styrk 98)

Vi minner om at det også skal rapporteres 7-sifrede yrkeskoder. Dette er de samme 7-sifrede yrkeskodene som allerede rapporteres til A-meldingen. Det vil si yrkeskoder basert på Styrk 98. Dette skal rapporteres på felt 45 i PAI-rapporten. Feltet skal kun inneholde syv siffer, ingen tegnsetting eller bokstaver. Yrkeskoden bestemmes av arbeidstakerens konkrete arbeidsoppgaver, ikke utdanningsnivå eller stillingstype. 

Det er kun oppgavegivere som leverer data på .txt-format som skal rapportere yrkeskoder, ikke oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema.

Lenkeblokk Icon Kodeliste for yrkeskatalogen, basert på STYRK 98 (SSB.no)

Om KOSTRA funksjonskoder

Alle stillinger må rapporteres inn med Kostra funksjonskode (felt 44).

Lenkeblokk Icon Oversikt over gyldige Kostra funksjonskoder for regnskapsåret 2022

Krav til filer til PAI-registeret (gjelder ikke for de som leverer Excel-skjema)

Filene skal være tekstfiler (flat fil, .txt). Det godtas ikke å levere Excel-filer, HTML-filer, PDF-filer, Word-filer etc., eller rapporter med overskrifter. Se Eksempelfil_PAI.txt for riktig filtype og format.

For oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema

Oppgavegivere som leverer data på excel vil motta en e-post med Excel-skjema vedlagt. Excel-skjemaet fylles inn med lønns- og personalopplysninger og lastes deretter opp på www.ks.no/datainnsamling. Veiledning om hvordan Excel-skjemaene skal fylles ut ligger som egne arkfaner i skjemaene. B-rundskriv 200/2022 vil også inneholde fullstendig veiledning for oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema.

Se eksempel på Excel-skjema under Koder og veiledere lengre ned på denne siden. Det er i arkfanen "brukerark" at oppgavegivere skal fylle inn lønns- og personalopplysninger. Arkfanene "forklaring", "info om feltene" og "eksempel" er kun til veiledning, og det skal ikke fylles ut noe i disse.

Koder og veiledere

I lenkene nedenfor er det lister over gyldige stillingskoder i henholdsvis Hovedtariffavtalen, Energiavtale I og II og Bedriftsavtalen. I tillegg er det lenke til gyldige utdanningskoder og tjenestestedskoder. Lenker til annen informasjon om rapportering til PAI i 2022 vil bli lagt ut etter hvert som det foreligger. Liste over oppgavegivere blir oppdatert fortløpende.

B-rundskriv 200-2022. Veiledning og koder
Excel-liste over oppgavegivere til PAI 2021 (kommer)
Stillingskoder i HTA (sortert etter stillingskode, .xlsx)
Stillingskoder i HTA (sortert etter stillingsbetegnelse, .xlsx)
Stillingskoder Energiavtale I
Stillingskoder Energiavtale II
Stillingskoder Bedriftsavtalen
Utdanningskoder
Tjenestestedskoder
Felter i tillegg til grunnlønn
Eksempel tekstfil
Eksempel Excel-skjema

Bruk av innsamlede opplysninger

KS bruker de innsamlede lønns – og personalopplysninger til en rekke ulike formål. Blant annet å lage lønnsstatistikk til bruk i sentrale og lokale lønnsforhandlinger, konsekvensberegninger av sentrale lønnsoppgjør, KS’ interessepolitiske arbeid, sysselsettingsstatistikk om kommunal sektor, beregning av OU-kontingent, beregning av resultat av uravstemning, samt en rekke andre områder som belyser lønn og arbeidsforhold i kommunal sektor. Det publiseres ikke tall som gir grunnlag for å identifisere enkeltpersoner. Dette ivaretas gjennom at vi aldri publiserer tall basert på mindre enn 10 (unntaksvis 5) årsverk.

Lenkeblokk Icon Les mer om bruken av data i PAI-registeret her