Frist for innlevering av PAI-rapporten

For kommuner/fylkeskommuner og virksomheter som følger Hovedtariffavtalen for KS-området er fristen 16. desember 2021. Innsendte data skal være lønnsopplysninger per 1. desember 2021. Når data lastes opp til PAI må alle lønnsendringer i 2021 være inkludert.

Ved brudd i lokale forhandlinger

Dersom resultatet av lokale lønnsforhandlinger for ansatte i kapittel 3.4 og 5, eller resultatet av 4.2.1-forhandlinger i kapittel 4, ikke er klart innen fristen 16. desember, ber vi om at kommunen laster opp data to ganger. Først med data uten alle lønnsendringer innen fristen 16. desember, og deretter med nye data der alle lønnsendringer er kommet med når dette foreligger. Vi ber også om kommuner der dette er aktuelt kontakter KS for å avtale dato for annengangs levering.

Grunnen til at kommuner, der det per 16. desember 2021 er brudd i de lokale forhandlingene, må laste opp data to ganger, er at KS lager foreløpige tall for årslønnsvekst, som senere revideres når endelige data foreligger. Gamle data slettes etter at nye data er lastet opp.  

Tellingstidspunkt

Tellingstidspunkt for PAI-rapporten er 1. desember 2021. Med tellingstidspunkt menes at alle arbeidstakere ansatt per 1. desember 2021 skal med i rapporten. Grunnlønn og lønnssats skal være per 1. desember 2021.

Opplasting av filer

Filer lastes opp på www.ks.no/datainnsamling. For å kunne gjøre dette må man ha brukernavn og passord. Dersom du ikke allerede har brukernavn og passord, kan du registrere dette her. Brukernavn skal være egen gyldig epostadresse, mens du fritt kan velge passord (minimum syv tegn).

Dersom en ekstern leverandør leverer data for kommunen/fylkeskommunen/virksomheten, må leverandøren også registrere bruker for å kunne laste opp filer.

Nye stillingskoder og andre endringer fra 2021

Under følger oversikt over nye stillingskoder og endringer i bruk av stillingskoder fra 2021. (Se for øvrig B-rundskriv 200 og HTA for fullstendig liste over gyldige stillingskoder.)

Stillingskode 6559 Konsulent skal kun brukes for arbeidstakere i stillingsgruppen «Fagarbeiderstillinger / tilsvarende fagarbeiderstillinger». Arbeidstakere som tidligere hadde stillingskode 6559 og var i stillingsgruppe «Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng)» skal nå rapporteres med stillingskode 6599 Spesialkonsulent.

Stillingskode 6684 Miljøarbeider skal kun brukes på arbeidstakere tilhørende stillingsgruppen «Fagarbeider / tilsvarende fagarbeiderstillinger». Miljøveileder har stillingskode 6685 Miljøveileder og er plassert i stillingsgruppen «Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng)»

Stillingskode 7710 Tverrfaglig spesialutdanning med høgskole, er splittet i følgende koder:
7710 - Annen stilling med krav om spesialutdanning (spesialbarnevernpedagog, spesialergoterapeut eller spesialsosionom)
7733 - Spesialvernepleier (med særaldersgrense)

Stillingskode 7711 Utdanningsstilling m.m. er endret til 7711 Fysioterapeut i turnusåret (med særaldersgrense). Det vil si at det kun er fysioterapeuter i turnusåret som skal rapporteres på stillingskode 7711.

Studenter innenfor sykepleie, helsefag mv. skal rapporteres med en stillingskode tilhørende den stillingsgruppen vedkommende får sentrale lønnstillegg etter. Hvis en student får samme sentrale tillegg som arbeidstakere i stillingsgruppen «Stillinger uten krav til utdanning», skal studenten plasseres i en stillingskode tilhørende denne stillingsgruppen, for eksempel «6572 – Assistent», eller «6014 – Arbeider».

Nye stillingskoder

Kapittel Stillingsgruppe Stillingskode Stillingsbetegnelse
Kapittel 3   9456 Leder/virksomhetsleder, kapittel 3.4.2 (med særaldersgrense)
    9455 Leder, kapittel 3.4.3 (med særaldersgrense)
Kapittel 4 Stillinger uten særskilt krav til utdanning 6414 Arbeider (med særaldersgrense)
  Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng) 6685 Miljøveileder
    6599 Spesialkonsulent
    7732 Annen stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning
  Adjunkt og Stilling med krav om 4-årig U/H-utdanning (min. 240 studiepoeng) 7733 Spesialvernepleier (med særaldersgrense)
  Adjunkt med tilleggsutdanning og Stilling med krav om 5-årig U/H-utdanning (min. 300 studiepoeng) 7731 Stilling med krav om 4-årig spesialutdanning med 1 års nødvendig tilleggsutdanning (med særaldersgrense)
  Lektor og Stilling med krav om mastergrad (min. 300 studiepoeng) 7734 Stilling med krav om mastergrad (med særaldersgrense)
  Stillingskoder for arbeidsleder/formann, leder og fagleder 7004 Arbeidsleder/formann (med særaldersgrense)
    7458 Leder kapittel 4 (med særaldersgrense)
    7459 Fagleder (med særaldersgrense)
Kapittel 5 Stillingskoder for ledere 8452 Leder kapittel 5 (med særaldersgrense)

Om rapportering av lønn og stillingsstørrelse for avlastere (SGS 1030)

For avlastere, det vil si arbeidstakere omfattet av SGS 1030, skal følgende stillingskoder benyttes:
5510 – Avlaster i eget hjem
5520 – Avlaster i brukers hjem
5530 – Besøks- /avlastningshjem

Det maksimale antall timer per år det er mulig å jobbe i disse stillingskodene er 60 timer * 52 uker = 3120 timer per år. Årslønn i full stilling (felt 12 i PAI-rapporten) skal dermed rapporteres som timesats multiplisert med 3120. Hvis for eksempel en avlaster har timesats på 88 kroner, skal beløp for årslønn i full stilling rapporteres som 88 * 3120 = 274.560.

Dellønnsprosent (felt 13 i PAI-rapporten) skal rapporteres som antall timer arbeid som avlaster per år dividert på 3120. Hvis for eksempel en avlaster jobber 120 timer i løpet av året, skal dellønnsprosent være 120 / 3120 = 0,038.

Yrkeskoder (Styrk 98)

Vi minner om at PAI-rapporten nå også skal rapporteres med 7-sifrede yrkeskoder. Dette er de samme 7-sifrede yrkeskodene som allerede rapporteres til A-meldingen. Det vil si yrkeskoder basert på Styrk 98. Dette skal rapporteres på felt 45 i PAI-rapporten. Feltet skal kun inneholde syv siffer, ingen tegnsetting eller bokstaver. Yrkeskoden bestemmes av arbeidstakerens konkrete arbeidsoppgaver, ikke utdanningsnivå eller stillingstype. 

Det er kun oppgavegivere som leverer data på .txt-format denne endringen gjelder for, ikke for oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema.

Lenkeblokk Icon Kodeliste for yrkeskatalogen, basert på STYRK 98 (SSB.no)

Om brukernummer

For kommuner og fylkeskommuner er brukernummer det samme som kommunenummeret. Det er viktig at kommuner som slo seg sammen fra 1. januar 2020 rapporterer det nye kommunenummeret. For fylkeskommuner vil de to siste sifrene være 00.

Fra 2020 er brukernummer for virksomheter organisert som KF, FKF, AS, PK og IKS det samme som kommunenummeret til kommunen der virksomheten har adresse.

Merk at brukernummer IKKE må forveksles med organisasjonsnummer. Brukernummeret er de fire første posisjonene i filen i PAI-rapporten. Selv om virksomheter organisert som KF, FKF, AS, PK eller IKS fra 2020 skal ha samme brukernummer som kommunen, skal virksomhetene rapportere eget organisasjonsnummer (ikke kommunens). Dette er helt tilsvarende tidligere år.

Om KOSTRA funksjonskoder

Alle stillinger må rapporteres inn med kostra funksjonskode (felt 45). Oversikt over gyldige kostra funksjonskoder for regnskapsåret 2021 finnes her.

Krav til filer til PAI-registeret (gjelder ikke for de som leverer Excel-skjema)

Filene skal være tekstfiler (flat fil, .txt). Det godtas ikke å levere Excel-filer, HTML-filer, PDF-filer, Word-filer etc., eller rapporter med overskrifter. Se Eksempelfil_PAI.txt for riktig filtype og format.

For oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema

Oppgavegivere som leverer data på excelskjema vil motta en e-post med Excel-skjema vedlagt. Excel-arket fylles inn med lønns- og personalopplysninger og lastes deretter opp på www.ks.no/datainnsamling. Veiledning om hvordan Excel-skjemaene skal fylles ut ligger som egne arkfaner i skjemaene. B-rundskriv 200/2021 vil også inneholde fullstendig veiledning for oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema.

Se forøvrig eksempel på Excel-skjema her. Det er i arkfanen "brukerark" at oppgavegivere skal fylle inn lønns- og personalopplysninger. Arkfanene "forklaring", "info om feltene" og "eksempel" er som nevnt kun til veiledning. I disse arkfanene skal det ikke fylles inn noen opplysninger.

Koder og veiledere

I lenkene nedenfor er det lister over gyldige stillingskoder i henholdsvis Hovedtariffavtalen, Energiavtale I og II og Bedriftsavtalen. I tillegg er det lenke til gyldige utdanningskoder og tjenestestedskoder. Lenker til annen informasjon om rapportering til PAI i 2021 vil bli lagt ut etter hvert som det foreligger. Liste over oppgavegivere blir oppdatert fortløpende.

B-rundskriv 200/2021. Veiledning og koder
Excel-liste over oppgavegivere til PAI 2021
Stillingskoder i HTA (sortert etter stillingskode, .xlsx)
Stillingskoder i HTA (sortert etter stillingsbetegnelse, .xlsx)
Stillingskoder Energiavtale I
Stillingskoder Energiavtale II
Stillingskoder Bedriftsavtalen
Utdanningskoder
Tjenestestedskoder
Felter i tillegg til grunnlønn
Eksempel tekstfil
Eksempel Excel-skjema

Bruk av innsamlede opplysninger

KS bruker de innsamlede lønns – og personalopplysninger til en rekke ulike formål. Blant annet å lage lønnsstatistikk til bruk i sentrale og lokale lønnsforhandlinger, konsekvensberegninger av sentrale lønnsoppgjør, KS’ interessepolitiske arbeid, sysselsettingsstatistikk om kommunal sektor, beregning av OU-kontingent, beregning av resultat av uravstemning, samt en rekke andre områder som belyser lønn og arbeidsforhold i kommunal sektor. Det publiseres ikke tall som gir grunnlag for å identifisere enkeltpersoner. Dette ivaretas gjennom at vi aldri publiserer tall basert på mindre enn 10 (unntaksvis 5) årsverk. Ser her for å lese mer om bruken av data i PAI-registeret.