Viktig beskjed til Visma-kommuner/-fylkeskommuner

Lønn for desember måned må være kjørt før PAI-rapporten blir tatt ut og lastet opp på våre sider. (Den opprinnelige fristen på 6. desember er utsatt til 13. desember.)

Viktig beskjed til Unit4-kommuner/-fylkeskommuner

KS lønnsstatistikk PAI skal innrapporteres akkurat som i fjor.

På grunn av nye koder knyttet til omlegging av ubekvemstilleggene fra 2019, er det viktig å kontrollere at alle lønnsarter er kommet med i rapporten, før den lastes opp.

Det er viktig å kontrollere henvisning av lønnsarter til riktig post (skjermbilder Lønnarter i rapportkolonne) som mangler eller ikke stemmer overens med det som er oppgitt som rapportkolonne i rapporten.

Frist for innlevering av PAI-rapporten

Fullstendig veiledning for oppgavegivere til PAI-registeret finner du i B-rundskriv 200-2019.

Frist for innsending av lønns- og personaldata for 2019 til PAI er fredag 13. desember. Når data lastes opp til PAI må alle lønnsendringer som eventuelt måtte skje i desember være inkludert. 

Vi satt opprinnelig fristen til den 6. desember, på grunn av kommunesammenslåingene per 1. januar 2020. Fristen er nå utsatt til 13. desember av hensyn til lønnskjøringene. Det er likevel mulig å levere data allerede nå, dersom alle lønnsendringer siden i fjor er kommet med. Om du laster opp data før lønnskjøring i desember er det viktig å kontrollere at data for samtlige ansatte er kommet med. Dersom det er mangler i PAI-rapporten og data må leveres på ny, er det viktig at dette er gjort i god tid før 1. januar 2020.

Tellingstidspunkt

Med tellingstidspunkt mener vi at de som var ansatt per 1. desember skal tas med. Grunnlønn og lønnssats skal da også være det de ansatte har per 1. desember. Dersom resultatet av lokale lønnsforhandlinger for ansatte i kapittel 3.4 og 5 ikke er med i hovedlønnskjøringen for desember, ber vi om at KS kontaktes for avtale om ny leveringsfrist.

Opplasting av filer

Filer lastes opp på www.ks.no/datainnsamling. For å kunne gjøre dette må man ha brukernavn og passord. På grunn av nye nettsider må alle oppgavegivere opprette nye brukere her. Brukernavn skal være egen gyldig epostadresse, mens man fritt kan velge passord (minimum syv tegn).

Det som er sagt ovenfor gjelder også oppgavegivere som kjører PAI-registrering hos eksterne leverandører. Disse må gi leverandørene beskjed om hvordan data til KS skal plukkes og leveres.

Viktig merknad angående fagarbeidere i Bedriftsavtalen

På side 71 og 72 i papirutgaven av B-rundskriv 200-2019 er det feil stillingskode for Fagarbeider med særaldersgrense for ansatte med Bedriftsavtalen. Kodene skal være, som i nettutgaven lenger nede:

  • 4303 – Fagarbeider
  • 4304 – Fagarbeider med særaldersgrense

Nye stillingskoder

Fra 01.05.2018 ble det innført ny stillingskode i HTA:

7730 Stilling med krav om 4-årig spesialutdanning med 1 års nødvendig tilleggsutdanning.

I Energiavtale I er det fra 2018 innført to nye stillingskoder:

  • 4022 – Fagarbeider med fagskoleutdanning
  • 4023 – Fagarbeider med fagskoleutdanning (med særaldersgrense)

I Bedriftsavtalen er det fra 2018 innført to nye stillingskoder:

  • 4314 – Fagarbeider med fagskoleutdanning
  • 4315 – Fagarbeider med fagskoleutdanning (med særaldersgrense)

Minner også om nye stillingskoder som ble innført i 2017 og 2016:

  • 7718 – Fagarbeider med fagskoleutdanning.
  • 7719 - Fagarbeider med fagskoleutdanning (med særaldersgrense)
  • 9430 – Øverste administrative leder. Denne koden skal kun brukes for rådmann/fylkesrådmann (*).
  • 9440 – Kommunalsjef. Leder i kapittel 3.4.1.
  • 9451 – Leder/virksomhetsleder. Leder i kapittel 3.4.2.
  • 9454 – Leder. Leder i kapittel 3.4.3.
  • 9951 – Rektor/virksomhetsleder. Skoleleder i kapittel 3.4.2.
  • 9954 – Assisterende rektor/ avdelingsleder/ undervisningsinspektør/ fagleder. Skoleleder i kapittel 3.4.3.

(*) Merk at stillingskode 9430 i utgangspunktet kun skal brukes for rådmenn/fylkesrådmenn. Ettersom det er mange kommuner som er i ferd med å slå seg sammen, er det flere steder ansatt en prosjektleder som skal bli tilsatt som rådmann i den kommende kommunen. Det vil si at noen kommuner har både en rådmann og en prosjektleder på samme ledernivå. I slike tilfeller skal også prosjektlederen rapporteres inn med stillingskode 9430, men stillingsbetegnelsen må da være «Prosjektleder».

I særavtalen for avlaster og besøkshjem, SGS 1030, skal følgende stillingskoder brukes:

  • 5510 - Avlaster i eget hjem
  • 5520 - Avlaster i brukers hjem
  • 5530 - Besøkshjem

Nye utdanningskoder fra 2018:

  • 117 - Lege, spesialist. 
    Koden brukes for alle leger med fullført spesialisering. Den tidligere utdanningskoden for leger, 118, brukes kun for leger som ikke har fullført spesialisering.
  • 184 - Master i teknologiledelse
  • 208 - Bachelor/ingeniør - IT/elektronikk/data.
  • 140 - Lektor realfag
  • 141 - Lektor språkfag
  • 143 - Lektor samfunnsfag
  • 144 - Lektor religion/historie
  • 170 - Mastergrad i klinisk ernæringsfysiologi
  • 270 - Bachelor i klinisk ernæringsfysiologi

Nye tjenestestedskoder fra 2018:

  • 3140 - Fastlegekontor
  • 4215 - Barnevern/barnevernsinstitusjon

Fullstendige lister med gyldige koder finnes i lenkene under artikkelen. 

Krav til filer til PAI-registeret (gjelder ikke for de som leverer Excel-skjema):

Filene skal være tekstfiler (flat fil, .txt). Det godtas ikke å levere Excel-filer, HTML-filer, PDF-filer, Word-filer etc, eller rapporter med overskrifter. Se Eksempelfil_PAI.txt for riktig filtype og format.

For oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema:

Oppgavegivere som leverer data på excelskjema vil motta en e-post med Excel-skjema vedlagt. Excel-arket fylles inn med lønns – og personalopplysninger og lastes deretter opp på www.ks.no/datainnsamling. Veiledning om hvordan Excel-skjemaene skal fylles ut vil være vedlagt samme epost som selve Excel-skjemaet, samt i B-rundskriv 200/2019.

Se forøvrig eksempel på Excel-skjema her. Det er i arkfanen Brukerark at oppgavegivere skal fylle inn lønns - og personalopplysninger. Arkfanene Forklaring, Info om feltene og Eksempel er kun til hjelp. I disse arkfanene skal det ikke fylles inn noen opplysninger. 

Om brukernummer

For kommuner er brukernummer det samme som kommunenummeret. For fylkeskommuner vil de to siste sifrene være 00. Virksomheter som er organisert som AS eller IKS skal ha et eget brukernummer på 4 siffer som er tildelt av KS. Lenke med brukernummer slik de skal rapporteres inn finnes nederst i artikkelen. (F)KF skal ha kommunenummer + 3000. Dette innebærer at om kommunens brukernummer er 1234, er KF-ets brukernummer 4234. Vi vil be alle som leverer data slik som beskrevet over om å være nøye med å sjekke at brukernummeret er med i filen(e), dvs. at det ikke bare står 0000. Den eneste måten å sjekke dette på er å åpne filen i en editor, for eksempel Notepad. Brukernummeret er de fire første posisjonene i fila i PAI-rapporten. Fullstendig liste over samtlige oppgavegivere kommer til høsten 2019.

Om KOSTRA-funksjonskoder

Alle stillinger må rapporteres inn med kostra funksjkonskode (felt 44). Oversikt over gyldige kostra funksjonskoder for regnskapsåret 2019 finnes her.

Koder og veiledere:

I lenkene nedenfor er det lister over gyldige stillingskoder i henholdsvis Hovedtariffavtalen, Energiavtale I og II og Bedriftsavtalen. I tillegg er det lenke til gyldige utdanningskoder og tjenestestedskoder. Lenker til annen info om rapportering til PAI vil bli lagt ut etter hvert som det foreligger. 

B-rundskriv 200-2019. Veiledning og koder
Liste over oppgavegivere til PAI 2019. Brukernummer, tjenestestedskode og org.nr. 
Stillingskoder i HTA (sortert etter stillingskode)
Stillingskoder i HTA (sortert etter stillingsbetegnelse)
Stillingskoder Energiavtale I
Stillingskoder Energiavtale II
Stillingskoder Bedriftsavtalen
Utdanningskoder
Tjenestestedskoder
Spesielt om ansettelsesforhold
Felter i tillegg til grunnlønn
Brukerveiledning for opplasting av data
Eksempel tekstfil
Eksempel Excel-skjema

Bruk av innsamlede opplysninger
KS bruker de innsamlede lønns – og personalopplysninger til en rekke ulike formål. Blant annet å lage lønnsstatistikk til bruk i sentrale og lokale lønnsforhandlinger, konsekvensberegninger av sentrale lønnsoppgjør, KS’ interessepolitiske arbeid, sysselsettingsstatistikk om kommunal sektor, beregning av OU-kontingent, beregning av resultat av uravstemning, samt en rekke andre områder som belyser lønn og arbeidsforhold i kommunal sektor. Det publiseres ikke tall som gir grunnlag for å identifisere enkeltpersoner. Dette ivaretas gjennom at vi aldri publiserer tall basert på mindre enn 10 (unntaksvis 5) årsverk. Ser her for å lese mer om bruken av data i PAI-registeret.